BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
You Force en archivering
Hallo,
We zijn bezig met het inrichten van de HRM applicatie You Force, waaronder de archivering van de personeelsdossiers/werkprocessen.
Zijn er gemeentes die werken met You Force en hoe hebben zij de archivering van de personeelsdossiers/werkprocessen ingericht? Hebben zij gekoppeld met andere systemen om de archivering te laten plaatsvinden? Is You Force een archiefwaardig systeem?
We horen het graag.
Mvg Peter Schrumpf
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Roland van Abel op
-
Gemeente Tilburg werkt met YouForce. Het is tot op zekere hoogte een archiefwaardig systeem, in de betekenis dat je met enig kunst- en vliegwerk vernietigingstermijnen kunt instellen. In 2019 ben ik daar een hele tijd bezig geweest, samen met een archiefinspecteur van Regionaal Archief Tilburg. Het is niet mogelijk om op procesniveau termijnen te koppelen. Wij hebben grofmazig op documentsoorten vernietigingstermijnen bepaald.
Bij ons is YouForce niet gekoppeld aan een DMS. Wanneer zaken voor permanente bewaring moeten worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats, zullen die dus geëxporteerd moeten worden. Die situatie heeft zich tot op heden niet voorgedaan, dus daar hebben we nog geen ervaring mee.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Nog een extra aandachtspuntje, maak met Youforce afspraken over de vernietiging van de bestanden, ook op de Back-ups.
-
Permalink Antwoord van Peter Schrumpf op
-
Hoi Roland, bedankt voor je bericht.
Waar ik nog wel benieuwd naar ben is hoe heeft het grofmazig bepalen van bewaartermijnen op documentsoorten plaatsgevonden en wat de onderbouwing van de archiefinspecteur was om toch af te wijken van de selectielijst en hoe dit te verantwoorden is.
Mvg Peter
Roland van Abel zei:Gemeente Tilburg werkt met YouForce. Het is tot op zekere hoogte een archiefwaardig systeem, in de betekenis dat je met enig kunst- en vliegwerk vernietigingstermijnen kunt instellen. In 2019 ben ik daar een hele tijd bezig geweest, samen met een archiefinspecteur van Regionaal Archief Tilburg. Het is niet mogelijk om op procesniveau termijnen te koppelen. Wij hebben grofmazig op documentsoorten vernietigingstermijnen bepaald.
Bij ons is YouForce niet gekoppeld aan een DMS. Wanneer zaken voor permanente bewaring moeten worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats, zullen die dus geëxporteerd moeten worden. Die situatie heeft zich tot op heden niet voorgedaan, dus daar hebben we nog geen ervaring mee.
-
-
De documentsoorten zijn op basis van onderwerp en handeling vertaald naar een categorie uit de VNG-selectielijst en vervolgens is gekozen voor een bewaartermijn die werkbaar is. We vonden dat te vroeg vernietigen riskanter was dan te laat vernietigen, dus de bewaartermijnen zijn soms langer dan wettelijk voorgeschreven. De archiefinspecteur heeft zich beroepen op het argument van overmacht. De leverancier van het systeem was niet bereid om de systematiek aan te passen. Overstappen naar een ander systeem was onwenselijk en geen optie. We hebben de afwijking van de selectielijst vastgelegd en formeel door het College laten goedkeuren.
Peter Schrumpf zei:Hoi Roland, bedankt voor je bericht.
Waar ik nog wel benieuwd naar ben is hoe heeft het grofmazig bepalen van bewaartermijnen op documentsoorten plaatsgevonden en wat de onderbouwing van de archiefinspecteur was om toch af te wijken van de selectielijst en hoe dit te verantwoorden is.
Mvg Peter
Roland van Abel zei:Gemeente Tilburg werkt met YouForce. Het is tot op zekere hoogte een archiefwaardig systeem, in de betekenis dat je met enig kunst- en vliegwerk vernietigingstermijnen kunt instellen. In 2019 ben ik daar een hele tijd bezig geweest, samen met een archiefinspecteur van Regionaal Archief Tilburg. Het is niet mogelijk om op procesniveau termijnen te koppelen. Wij hebben grofmazig op documentsoorten vernietigingstermijnen bepaald.
Bij ons is YouForce niet gekoppeld aan een DMS. Wanneer zaken voor permanente bewaring moeten worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats, zullen die dus geëxporteerd moeten worden. Die situatie heeft zich tot op heden niet voorgedaan, dus daar hebben we nog geen ervaring mee.
-
-
Zie ook ervaringen van andere gemeenten: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossier-in-youfor...
-
-
Geef het feit dat de personeel systemen, ook AFAS, niet aansluiten op de gemeentelijke selectielijst vooral door in verband met de evaluatie van de VNG.
-
-
In EHV hebben we om en nabij 30 documentsoorten ingericht in Youforce. Aan deze documentsoorten zijn een grondslag, bewaartermijn en procestermijn toegekend. Youforce berekent o.b.v. die gegevens het vernietigingsjaar. Daar kun je op filteren en zo ontstaat de vernietigingslijst. Vervolgens kun je de gefilterde selectie in quarantaine zetten in prullenbak, afwachtend op beoordeling van de vernietigingslijst. Als de vernietigingslijst door alle partijen is goedgekeurd, kun je de selectie vanuit de prullenbak vernietigen.
Aandachtspunt hierbij is dat er verschil is tussen selectielijst 1996 (actualisatie 2012) en 2020. Voor documenten ouder dan 2017 geldt er dus een ander beheerregime (andere grondslagen, bewaartermijnen, procestermijnen). Je kunt in Youforce geen meerdere beheerregimes tegelijkertijd inrichten. In EHV hebben we dit in Youforce kunnen oplossen door te vernietigen in twee slagen. Eerst het beheerregime van 1996 inrichten, filteren op data <2017, je selectie (vernietigingslijst) maken, naar prullenbak verplaatsen. Daarna beheerregime van 2020 inrichten, filteren op data >2017, opnieuw een selectie maken, en deze ook naar prullenbak verplaatsen.
-
-
Goede aanvulling, Milan
-
-
Hoi Milan,
Is het mogelijk een voorbeeld te geven van hoe je een documentsoort ingericht hebt met een grondslag, een bewaartermijn en een procestermijn?
-
-
Ik weet dat de gemeenten die aangesloten zijn bij SSC ONS in Overijssel ook ervaring hebben met Youforce, net als de provincie zelf overigens. Het lastige is dat Youforce inderdaad niet volledig kan voldoen aan de selectielijsten, daar lopen wij ook tegenaan. Misschien dat gemeenten zich hierin kunnen verenigen? Zoals ik het hoor gebruiken landelijk genoeg overheidsorganisaties Youforce dat druk zetten om de dienstverlening te verbeteren gezamenlijk mogelijk is. Is dit misschien iets voor de VNG of het IPO?
-
-
Hoi Peter,
Dat kan ik wel eens laten zien.
milan.bor@eindhoven.nl
Peter Schrumpf zei:Hoi Milan,
Is het mogelijk een voorbeeld te geven van hoe je een documentsoort ingericht hebt met een grondslag, een bewaartermijn en een procestermijn?
-
Permalink Antwoord van Wilma Paalvast-van den Berg
-
Binnen het waterschap waar ik werk wordt momenteel ook de migratie naar Youforce voorbereid. Daarbij is door het migratieteam besloten dat salarisstroken niet meegaan in de migratie (zonder overleg met DIV). Er is al aangegeven dat als een medewerker de salarisstroken wil bewaren, ze die moeten downloaden.
Hoe gaan jullie om met salarisstroken? Voor zover ik weet vallen die onder categorie 19.1.1. gegevens met financiële consequenties -> 7 jaar bewaren / 3.7.9. Loon, bezoldiging, toelagen en vergoedingen -> 7 jaar bewaren.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
