BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Enveloppen bewaren
Ik ben al een tijdje bezig met een onderzoek binnen mijn organisatie met het onderwerp (heel simpel gesteld): is vervanging in te regelen? Dit vanuit mijn studie bedrijfskunde.
Nu zijn er een aantal punten die in mijn risicoanalyse naar voren komen en waar ik maar geen antwoord op kan vinden. Een van deze vragen is hoe om te gaan met enveloppen op het moment dat er vervanging plaatsvind. Momenteel worden de enveloppen van bijvoorbeeld bezwaren bewaard. Dit omdat de organisatie de plicht heeft de datum binnenkomst te kunnen aantonen mocht het tot die discussie komen. Uit jurisprudentie kan ik inderdaad een uitspraak vinden waarin de ontvanger verplicht is bewijs te leveren van het niet of wel tijdig ontvangen van een stuk en daarin is de postzegel met de datumstempel er op leidend. Vandaar dat deze enveloppen bewaard worden.
Nu heb ik veel handboeken gelezen van diverse organisaties maar het enveloppen aspect vind ik in geen enkele terug. Worden deze dan gewoon weggegooid?
Misschien dat iemand mij hier kan helpen.
Gr. Kim
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het is wat je zegt, de datum van binnenkomst kan heel wezenlijk zijn bij bezwaar en beroep en daarom worden die in dit soort gevallen gescand. Maar dat wil niet zeggen dat de envelop na afloop van de procedure niet vernietigd kan worden c.q. na de ontvangst kan worden vervangen.
-
Permalink Antwoord van Kim op
-
Bedankt voor de reactie. Dan is het dus belangrijk dat de scanapparatuur geschikt is voor het scannen van enveloppen. Kopiëren is door de omvang van het aantal poststukken geen doen.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Zoals Yvonne terecht opmerkt kan ook de scan van de poststempel al voldoende bewijskracht opleveren. Daarnaast is is in mijn ogen ook onderdeel van risicomanagement. Wegen de kosten van het blijvend moeten scannen en vervangen van enveloppen op tegen de kosten van het niet kunnen aantonen van een poststempel.
-
-
Eens Leon. Naar mijn mening wegen de kosten van het niet kunnen aantonen niet op tegen de kosten van het bewaren van de enveloppen, echter zit er een stukje maatschappelijke verantwoording bij. Die keuze is dan ook niet aan mij, ik weergeef dmv mijn onderzoek alleen de risico’s en mogelijkheden. Maar omdat ik nergens iets over enveloppen tegenkwam als het gaat over vervanging wilde ik toch eens even vragen hoe dit bij andere gaat.
-
-
Wat Kim zegt, klopt. Bij gemeenten wordt niet zo zeer uitgegaan hoeveel men kan besparen, maar hoe je je proces verantwoord inricht, ook al is dat soms duurder.
-
-
Wij scannen de enveloppen in gevallen met juridische consequenties zoals bezwaarschriften, beroepschriften, zienswijzen en dergelijke.
Wij werken voor 3 gemeenten. Daarom is er de afspraak als de gemeentelijke brievenbussen worden geleegd of iets bij de balie wordt afgegeven er een datum op wordt gezet. Het duurt soms 1 tot 2 dagen voordat wij deze via de interne post ontvangen. Deze enveloppen scannen wij ook mee. Ook bij onbestelbaar retour ontvangen post scannen we de enveloppen mee als bewijsvoering.
Verder zitten we opgescheept met het grootste inferieure postbedrijf van de wereld PostNL. Deze presteert het geregeld dat wij aangetekende stukken ontvangen die 1 tot 2 weken (soms langer) geleden gedateerd zijn. Ook gewone post stukken komen geregeld zeer laat binnen. Eind november kreeg ik tussen de post een redelijk aantal brieven die tot een maand terug (eind oktober) gedateerd waren. In deze gevallen scan ik deze enveloppen ook mee als bewijsvoering. Er zat een brief tussen waar de gemeente binnen een bepaalde termijn moest reageren en die was bijna om. Als er gezeur komt van behandelaren kan je in ieder geval aantonen waardoor het zo laat geregistreerd is.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
