BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Processen met ander datum kenmerk

Hoe gaan andere gemeenten om met processen met een ander datum kenmerk. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld bij een subsidie die verleend is de bewaartermijn pas gaat lopen als de subsidie afgerond is en niet als hij toegekend is. Er zijn veel van deze processen zo ook bijvoorbeeld een Huisvestingsvergunning of een Starterslening etc. Vaak is van deze processen niet bekend wanneer ze zullen eindigen. Iemand kan bijvoorbeeld ze leven lang in 1 huis wonen. Van bijvoorbeeld een Drank en Horeca vergunning weet je ook niet wanneer deze eindigt. Bij het toekennen van het resultaat blijven ze in bijvoorbeeld in RxMission of in InProcess (zaaksysteem) staan op ander datum kenmerk en gaat de termijn niet lopen. Dit zal handmatig aangegeven moeten worden.

Een aantal van dit soort processen zullen binnenkort overgezet worden naar ons pre depot(Divault).

Ik ben heel erg benieuwd hoe andere gemeenten hiermee omgaan? Zowel beleidsmatig als technisch in de systemen.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op 13 September 2023 op 10.59

Ja dat is een heel goed punt!

Wat doe je met een aanvraag incasso?, kan heel lang lopen

Aanvraag hondenbelasting, hoe lang loopt deze, zo lang de hond leeft of je de hond hebt?

Aanvraag milieuvergunning, zo lang een bedrijf op dit adres zit

inhuur van personeel en elke keer een verlenging hiervan, en zo zijn er nog diverse voorbeelden te noemen waar we niet echt het juiste antwoord voor hebben

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op 13 September 2023 op 13.27

Je zult deze extra termijn dus ergens vandaan moeten halen. Als ik in de i-Navigator kijk bij diverse processen waarbij de termijn pas later ingaat dan staat er steevast een register genoemd. Pas als een persoon/organisatie geen vermelding meer hebben in, bijvoorbeeld, automatische incasso register kunnen de bestaande zaken verwerkt worden.

Alleen is nu de hamvraag wat is zo'n register? Wie houd het bij? Wat staat er in?

Wellicht bevinden zich al meerdere registers binnen de organisatie waar jullie werken? Dan gok ik dat het waarschijnlijk in de vorm is van een excel-bestand op een netwerkschijf.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 14 September 2023 op 9.45

Praktische aanpak: (zie overigens ook discussie over bewaartermijn kabels en leidingen elders op dit platform.)

Stem met de vakafdeling een procestermijn af en vul deze in bij de betreffende zaken.

bv. Kabels en leidingen: na 50 jaar moeten ze wel een keer vervangen zijn, dus procestermijn zet je dan op 50 jaar.

Zelfde afweging kan je maken voor tijdelijke inritten want na 50 jaar zijn ze óf weg óf zijn ze geïntegreerd in de huidige situatie en hebben ze geen tijdelijk karakter meer

Ondergrondse afvalcontainers: afschrijvingstermijn is 35 jaar bij mijn gemeente, dus heb ik de procestermijn op 35 jaar gezet.

Bepaalde vergunningen zijn max. 5 jaar geldig, dan kan je daar een procestermijn van 5 jaar aanhangen.

Is dit een ideale situatie? Nee, maar zo beperk je het risico op te lang bewaren wel.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Christina de Bruin op 15 September 2023 op 14.51

Dit jaar hebben wij voor het eerst een lijst uitgedraaid met alle afgesloten zaken met een ander datumkenmerk en die zijn langs de teams gegaan om aan te geven of de start bewaartermijn kon ingaan.