BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Commissiestukken verslagen en besluitenlijsten roept vragen op wat is jullie ervaring?

Wij (DIV) zijn in overleg met de bezwarencommissie over de bewaring van commissiestukken. In de selectielijst wordt namelijk een onderscheid gemaakt tussen de ‘bezwaarzaak’ (te vernietigen) en de archivering van de onafhankelijke commissie (te bewaren).

Te bewaren zijn (cat. 19.1.7):

Agenda
Verslag
Besluiten

Na overleg met de secretaris van de commissie, spelen er de volgende vragen:

Gaat het om het verslag van de hoorzitting (gedetailleerd) of om een verslag op hoofdlijnen van de totale commissievergadering?
Gaat het om het besluit van de commissie (eigenlijk advies) op het bezwaar (gedetailleerd), of om een besluit(enlijst) op hoofdlijnen, wat het advies is, bijv, gegrond, ongegrond enz.

Veel commissies maken niet zo’n verslag en besluit op hoofdlijnen. Zijn ze hiertoe verplicht?

Zo niet, dan blijft ter blijvende bewaring alleen de agenda over.

Tot slot nog de vraag: is het niet interessant om ook op te nemen of het advies van de commissie is overgenomen door het college? Het besluit van het college kan immers afwijken van het advies van de commissie.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Rens op 20 Augustus 2020 op 13.16

Een adviescommissie geeft alleen maar advies en neemt geen besluiten. En als er geen besluiten worden genomen, dan hoef je die ook niet te bewaren. Dus lijkt me op dat punt een gevalletje 'niet van toepassing'. Als bepaalde informatie bestaat, dan is de selectielijst daarop van toepassing. Andersom niet.

Het verslag van de hoorzitting zou ik zeker niet eeuwig bewaren. Ik vind dat zo'n verslag gewoon onderdeel van het bezwaardossier moet zijn en dat vernietig je doorgaans ook na een aantal jaar. Omdat in zo'n verslag allerlei persoonsgegevens kunnen staan, lijkt het me vanuit privacy-perspectief ook niet wenselijk om die zo lang te bewaren terwijl de zaak waarop het betrekking heeft al vernietigd is en de context daarmee ook verloren is gegaan.

Mijn advies is: kijk vooral welke informatie die commissie daadwerkelijk genereert en of je die informatie misschien onder een andere categorie dan 19.1.7 kwijt kunt. Ik zou niet beginnen met een categorie te pakken en van daaruit dan te redeneren welke informatie er wellicht zou moeten zijn, dat lijkt me de omgekeerde wereld. Categorie 19.1.7 is bovendien gekoppeld aan het taakveld 'algemeen bestuur en inrichting organisatie' en je zou best kunnen redeneren dat het behandelen van bezwaarschriften niet onder dat taakveld valt. Bezwaren gaan immers over besluiten uit alle taakgebieden, dus als deze specifieke commissie onder 19.1.7 zou vallen dan was het veldje 'alle taakgebieden' wel aangevinkt...

Overigens zie ik op de selectielijst geen verschil tussen categorie 19.1.6 en 19.1.7 (behalve dat er bij de ene voorbeelden worden genoemd en bij de andere niet). Misschien een foutje?