BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vernietiging zaken uit meerdere applicaties
De gemeente Súdwest-Fryslân werkt zaakgericht met in hoofdlijnen backofficeapplicatie (bijvoorbeeld nu nog GISVG), zaaksysteem (nu nog Key2Zaken) en DMS (nu Corsa). Werkt prima. Maar de vernietiging is een uitdaging. In alle applicaties worden metadata en/of documenten opgeslagen. Bij vernietiging moet in alle drie de applicaties worden vernietigd. Om te weten wat er vernietigd moet worden moet er een vernietigingslijst worden opgesteld. Daarvoor is input nodig uit alle applicaties. We zijn op zoek naar een manier hiervoor. Zowel voor het opstellen van een volledige en begrijpelijke vernietigingslijst als voor een werkwijze om over meerdere applicaties heen te vernietigen. Welke gemeente of organisatie werkt zaakgericht zoals Súdwest-Fryslân dat doet en heeft een manier gevonden om tot een goede vernietiging te komen? Of wie heeft er tips? Ik hoor het graag!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het punt is dat de functionaliteit van vernietiging in veel applicaties technisch niet kan. Het beste is om bij de aanbesteden de GIBIT en de NEN 2082 als eis te stellen. GIBIT alleen is te weinig.
En als je met de realiteit van een applicatie te maken hebt, is koppeling een alternatief. Dat heeft best veel voeten in de aarde, gemakkelijker gezegd dan gedaan.
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Voor zo ver ik weet, is er nog geen goede oplossing voor dit probleem. Wel is er vanuit een gezamenlijk initiatief van KIA en de VNG een werkgroep met leveranciers bezig om hier een oplossing voor te bedenken, we zijn nog op zoek naar gemeenten die daar als pilotpartner in mee willen werken. Misschien iets voor jullie?
Zie voor de meest actuele informatie ook de blog van Kees Groeneveld hierover: http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/verslag-derde-bijeenkomst....
In januari schreef ik er een iets uitgebreidere blog over: https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/kennisplatform-informatie...–-naar-centrale-vernietiging
In reactie op Yvonne: GIBIT is erg hoog over, maar NEN 2082 is dan weer helemaal het andere uiterste. Idealiter zou je een soort tussenvorm willen. Specifiek voor vernietiging zou je bijvoorbeeld deze functionele eisen kunnen gebruiken bij een aanbesteding: https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/kennisplatform-informatie...
-
-
Het is opvatting dat NEN2082 hoog over is, maar niet de mijne. Als je ziet vaak bij aanbesteding functionaliteit prevaleert boven archiveringseisen, kan je beter hoog in zetten.
-
-
Nee, de GIBIT vind ik hoog over. De NEN2082 vind ik juist te veel detail in veel gevallen.
Prima om NEN2082 als harde eis te stellen als je een generiek zaaksysteem aanbesteedt, maar bij een fluttooltje om te kunnen tijdschrijven (bijvoorbeeld) is het een beetje met een kanon op een mug schieten.
Overigens niet alleen mijn mening, het is ook wat we als feedback terug krijgen van leveranciers.
-
-
Uiteraard wel bij kernapplicaties, ruimte, sociaal domein, personeel, burgerzaken, bestuurlijke informatie. Leveranciersafhankelijkheid is wel een ding, wie is nu feitelijk opdrachtgever?
Persoonlijk mis in Nederland de tak van sport uit Vlaanderen: Digitaal archief Vlaanderen. Er is in Nederland heel veel aandacht voor privacy en informatiebeveiliging, hoe kan het zo zijn dat het aspect archivering altijd zo moeilijk aan bod komt?
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Yvonne, omdat de eisen onrealistisch hoog zijn. Bijvoorbeeld 150 metadata-elementen, allemaal tot drie cijfers achter de komma doorgerekend. En als je dat niet doet dreigt digitale dementie, infobesitas, digitale Middeleeuwen en wellicht nog andere ziektes. Onlangs heb ik een leverancier horen zeggen: in de DIV/Archiefwereld is de verhouding tussen kwaliteit, tijd en geld uit balans. Kwaliteit 100% lijkt een mooi streven, maar daardoor zie je projecten verzanden en de budgetten ver overschrijden. En je ziet onverschilligheid optreden bij leveranciers, maar ook bij collega's die bezig zijn met de aanbesteding van een nieuw systeem: daar heb je dat breedsprakige archiefdier weer die vooral z'n kennis van 'alles' ten toon wil spreiden, maar waarmee je niet op korte termijn tot werkbare afspraken kan komen.
Van Vlaanderen kunnen we heel wat leren, als we tenminste bereid zijn om als beroepsgroep eens in de spiegel te kijken.
Maar nog even praktisch een reactie naar Evelien: ik zou me beperken tot de data in Corsa. Ik ga ervan uit dat de meeste (definitieve) documenten opgeslagen zijn in Corsa. Vanuit daar kan je gemakkelijk V-lijsten draaien en vernietiging uitvoeren. Voor de overige applicaties kan je ofwel wachten tot de techniek met oplossingen komt (zoals Rens zegt), ofwel wachten tot de eisen voor vernietiging realistischer worden. En in de tussentijd doen wat mogelijk is binnen een redelijke verhouding tussen kwaliteit, tijd en geld.
Yvonne Welings zei:... hoe kan het zo zijn dat het aspect archivering altijd zo moeilijk aan bod komt?
-
-
Jean-Luc, kom dan als VNG realisatie met een goed alternatief. GIBIT blijkt in de praktijk op het gebied van archivering toch niet het instrument te zijn wat we ervan hadden verwacht. Mijn observatie is dat nu bij aanbesteding functionaliteit vrijwel altijd prevaleert. Als er maar iets uit de NEN 2082 wordt meegenomen is dat al winst, je moet m.i. hoger inzetten.
Dat geldt ook voor andere zaken op het gebied van archivering, we discussiëren al tien jaar lang over een standaard metadata set. Iedere gemeente is voor zich zelf het wiel aan het uitvinden hoe bestemmingsplannen en videotulen moeten worden gearchiveerd. Zeker door in de tijd waarin we nu leven ben ik gesterkt door de opvatting dat de oplossing niet ligt in kennis delen alleen.
Je moet kennis vooral ontwikkelen en dan kijk ik inderdaad wel naar de zuiderburen, die wel de gezamenlijkheid weten te vinden maar ook er aandacht voor hebben. Maar dit zit ook een groot verschil met de organisatie in Nederland, het onderscheid DIV en Archief wordt daar niet gemaakt, dat is één vakgebied.
-
-
Laten we eerlijk zijn: als je tien jaar lang kan discussiëren zonder tot een concreet resultaat te komen, dan valt het met de urgentie wel mee. Beetje vergaderstructuren opzetten, hier en daar een pilotje en de mensen op de werkvloer lossen de problemen allemaal op.
We hebben wet- en regelgeving, waarin staat dat je moet vernietigen, appjes op het privé toestel van de burgemeester moet archiveren, social media etc. Er is horizontaal én verticaal toezicht en er wordt hooguit een keer 'aandacht' gevraagd, maar nooit sancties opgelegd. Daar is het toezicht ook helemaal niet toe in staat.
Op bestuurlijk niveau is er helemaal geen interesse in en misschien ook wel niet nodig, omdat er geen problemen zijn die de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar brengen.
-
-
Wauw, wat een reacties! Blijkbaar is het nogal een ding: vernietiging. Ik kan wel wat met de nuchtere opmerking van Jean-Luc: wees praktisch en kijk naar wat kan. We kunnen selectielijsten opstellen. Deze zijn niet perfect, maar we hebben wel een vertrekpunt. Vernietigen van documenten met metadata kan in Corsa. De vernietiging van de zaakinformatie in Key2Zaken gaat ook lukken. Vernietigen in de backofficeapplicaties is een uitdaging. Daar moeten we met de betreffende functioneel beheerders op zoek gaan naar werkbare mogelijkheden. Perfect gaat het niet zijn, maar als ik het zo lees is het nergens perfect.
Iedereen bedankt voor het meedenken en de tips en trucs! En als iemand toch nog de gouden tip heeft dan hoor ik dat graag!
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Geen gouden tip, maar ik zou een combinatie van oplossingen kiezen. De praktische oplossing van Lean-Luc voor nu. Kijken wat kan, niet alles laten afhangen van functionaliteit, desnoods scripten.
Voor de toekomst zou ik in beleid wel opnemen:
- aansluiten op standaard voor vernietigen (van Rens en Kees Groeneveld), zodra die beschikbaar komt.
- Common Ground-API's vragen voor nieuwe applicaties
Laatste twee is echt voor langere termijn (paar jaar), maar leidt wel tot een structurele oplossing.
Evelien van Mulken-Knop zei:Wauw, wat een reacties! Blijkbaar is het nogal een ding: vernietiging. Ik kan wel wat met de nuchtere opmerking van Jean-Luc: wees praktisch en kijk naar wat kan. We kunnen selectielijsten opstellen. Deze zijn niet perfect, maar we hebben wel een vertrekpunt. Vernietigen van documenten met metadata kan in Corsa. De vernietiging van de zaakinformatie in Key2Zaken gaat ook lukken. Vernietigen in de backofficeapplicaties is een uitdaging. Daar moeten we met de betreffende functioneel beheerders op zoek gaan naar werkbare mogelijkheden. Perfect gaat het niet zijn, maar als ik het zo lees is het nergens perfect.
Iedereen bedankt voor het meedenken en de tips en trucs! En als iemand toch nog de gouden tip heeft dan hoor ik dat graag!
-
-
Jean-Luc, de ervaring alhier is anders. We zien dat DIV- medewerkers meer dan voorheen veel meer tijd dan vroeger bezig zijn met het zoeken en vinden van informatie voor ambtenaren, dit ondanks de inzet van bijvoorbeeld Mylex. Dat was niet de verwachting bij de introductie van het Zaakgericht werken. Je kunt dit uiteraard geen probleem noemen maar houdt m.i. wel verband met het complexe applicatielandschap.
-
-
Er is natuurlijk veel voor verbetering vatbaar. Een methode (ZGW) of contentintegratie kunnen helpen, maar je moet niet de hemel op aarde verwachten. De praktijk blijkt ook anders dan wat de zaakgericht werken goeroe's ons hebben voorgehouden. Je gezond verstand gebruiken dus.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
