Opmerking

Reactie van Stefan van den Deijssel op 5 Februari 2015 op 20.33

@Nadia; willen jullie deze bestanden meteen al omzetten naar duurzame bestanden? Op de korte termijn is de toegang tot Excel- en Outlookbestanden natuurlijk geen probleem. Het wordt pas lastig zodra je deze software-pakketten gaat vervangen of als je de bestanden wilt gaan overdragen naar een e-depot.

Zo ver ik weet is er nog geen kant en klare oplossing voor het verduurzamen van Excel- en Outlookbestanden. Als dat er wel is, dan hoor ik dat graag.

Reactie van Harry Kranenkamp op 4 Februari 2015 op 14.32

Eens met Jack Karelse: een handboek vervanging is er alleen maar om papieren informatie digitaal te maken met als doel om daarna het papier te vernietigen. Omzetten van het ene digitale document naar een document in een ander formaat is conversie. Daar zijn weer heel andere eisen aan verbonden en hoort dus niet thuis in een handboek vervanging.

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 4 Februari 2015 op 14.03

@Stefan, juistem...Excel is een bekend issue.

Met vervanging willen we juist af van de huidige tijdrovende papieren archivering, oplossingen mbt de 'digital born discussie' maken het realiseren van vervanging in dit stadium onnodig ingewikkeld (en staat niet direct in relatie tot het oplossen van het papieren archiveringsissue).

Dank voor de goede tips!

Reactie van jack karelse op 4 Februari 2015 op 13.46

naar mijn idee leg je in een handboek vervanging vast hoe je digitale kopietjes maakt van papieren documenten. Niet meer, niet minder.
Hoe je omgaat met oorspronkelijk digitale documenten is een ander verhaal. Omzetten naar pdf/a is in de nodige gevallen af te raden omdat pdf/a niet voor alles geschikt is. 

Reactie van Stefan van den Deijssel op 4 Februari 2015 op 13.35

@Nadia; het probleem dat jij schetst is ook bij ons bekend. Het omzetten naar pdf/a is niet voldoende. Bij Word-documenten heb je niet snel een probleem, maar bij Excel raak je een deel van de informatie kwijt als je dit naar pdf/a omzet. De berekeningen die op de achtergrond zitten in Excel bijvoorbeeld. Bij Outlook-bestanden raak je bijvoorbeeld de bijlagen kwijt (tenzij je die apart registreert.

Reactie van Nadia Favié-Slaar op 4 Februari 2015 op 13.24

Dank voor jullie (vooral snelle!) reacties.

Het gaat mij ten eerste erom dat als ik in het Handboek Vervanging spreek over vervanging van analoge stukken voor digitale stukken (van papieren origineel naar digitale origineel), dat ik uitsluit dat ik binnen dit handboek iets doe/ geregel heb mbt digital born documenten.

Zoals Jack het verwoord vind ik een goed idee. Het als aandachtspunt opnemen en dan zou ik het later onder digitale duurzaamheid oppakken.

@Stefan: het betreft trouwens digital born documenten die nog niet gepdf/a't zijn.  Dus excel, word, etc. Ik vind dat je dit als breder aandachtspunt (dus onder digitale duurzaamheid) moet oppakken.

Reactie van Stefan van den Deijssel op 4 Februari 2015 op 12.16

@Jack; als het pdf's zijn van oude scans, dan vraag ik me af of het wenselijk is om deze om te zetten naar pdf/a. Voldoen deze scans wel aan je kwaliteitsnormen zoals die beschreven staan in het handboek? Vroeger werden er andere eisen aan scans gesteld dan nu.

Reactie van Jack Schuemie op 4 Februari 2015 op 11.45

Handboek_vervanging_RGenV_def.pdf

Excuus, de link verwijst naar de bekendmaking.

Het handboek zelf vinden jullie bijgaand!

Reactie van Jack Schuemie op 4 Februari 2015 op 11.39

Uiteraard is ons Handboek gepubliceerd en voor een ieder terug te vinden op: http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/historie...

Ik wens jullie veel leesplezier

Reactie van Jack Schuemie op 4 Februari 2015 op 11.36

Ik ga er vanuit dat Nadia het heeft over stukken die in het verleden als pdf zijn opgeslagen en die zij zal willen omzetten naar pdf/a. Dit zal ik alleen doen als deze documenten onder het handboek vervanging en het daarbij behorende vervangingsbesluit vallen. In dat geval kan je m.b.v. een stukje software (vaak zit dat al in je DMS) de documenten laten omzetten (rebuilden) naar pdf/a.

Bij onze organisatie werken we met Corsa. Binnen Corsa heb je de mogelijkheid om stukken om te zetten van pdf naar pdf/a.

Dus Huub als je met Corsa werkt dan adviseer ik je om even contact met de servicedesk van BCT op te nemen. En anders met de servicedesk van jullie eigen DMS leverancier. Vrijwel alle applicaties kunnen dat.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 15
• 16
• 17
• 18
• 19
• …
• 33
• Volgende ›
• Pagina