BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
You Force en archivering
Hallo,
We zijn bezig met het inrichten van de HRM applicatie You Force, waaronder de archivering van de personeelsdossiers/werkprocessen.
Zijn er gemeentes die werken met You Force en hoe hebben zij de archivering van de personeelsdossiers/werkprocessen ingericht? Hebben zij gekoppeld met andere systemen om de archivering te laten plaatsvinden? Is You Force een archiefwaardig systeem?
We horen het graag.
Mvg Peter Schrumpf
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Roland van Abel
-
Gemeente Tilburg werkt met YouForce. Het is tot op zekere hoogte een archiefwaardig systeem, in de betekenis dat je met enig kunst- en vliegwerk vernietigingstermijnen kunt instellen. In 2019 ben ik daar een hele tijd bezig geweest, samen met een archiefinspecteur van Regionaal Archief Tilburg. Het is niet mogelijk om op procesniveau termijnen te koppelen. Wij hebben grofmazig op documentsoorten vernietigingstermijnen bepaald.
Bij ons is YouForce niet gekoppeld aan een DMS. Wanneer zaken voor permanente bewaring moeten worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats, zullen die dus geëxporteerd moeten worden. Die situatie heeft zich tot op heden niet voorgedaan, dus daar hebben we nog geen ervaring mee.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings
-
Nog een extra aandachtspuntje, maak met Youforce afspraken over de vernietiging van de bestanden, ook op de Back-ups.
-
Permalink Antwoord van Peter Schrumpf
-
Hoi Roland, bedankt voor je bericht.
Waar ik nog wel benieuwd naar ben is hoe heeft het grofmazig bepalen van bewaartermijnen op documentsoorten plaatsgevonden en wat de onderbouwing van de archiefinspecteur was om toch af te wijken van de selectielijst en hoe dit te verantwoorden is.
Mvg Peter
Roland van Abel zei:Gemeente Tilburg werkt met YouForce. Het is tot op zekere hoogte een archiefwaardig systeem, in de betekenis dat je met enig kunst- en vliegwerk vernietigingstermijnen kunt instellen. In 2019 ben ik daar een hele tijd bezig geweest, samen met een archiefinspecteur van Regionaal Archief Tilburg. Het is niet mogelijk om op procesniveau termijnen te koppelen. Wij hebben grofmazig op documentsoorten vernietigingstermijnen bepaald.
Bij ons is YouForce niet gekoppeld aan een DMS. Wanneer zaken voor permanente bewaring moeten worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats, zullen die dus geëxporteerd moeten worden. Die situatie heeft zich tot op heden niet voorgedaan, dus daar hebben we nog geen ervaring mee.
-
-
De documentsoorten zijn op basis van onderwerp en handeling vertaald naar een categorie uit de VNG-selectielijst en vervolgens is gekozen voor een bewaartermijn die werkbaar is. We vonden dat te vroeg vernietigen riskanter was dan te laat vernietigen, dus de bewaartermijnen zijn soms langer dan wettelijk voorgeschreven. De archiefinspecteur heeft zich beroepen op het argument van overmacht. De leverancier van het systeem was niet bereid om de systematiek aan te passen. Overstappen naar een ander systeem was onwenselijk en geen optie. We hebben de afwijking van de selectielijst vastgelegd en formeel door het College laten goedkeuren.
Peter Schrumpf zei:Hoi Roland, bedankt voor je bericht.
Waar ik nog wel benieuwd naar ben is hoe heeft het grofmazig bepalen van bewaartermijnen op documentsoorten plaatsgevonden en wat de onderbouwing van de archiefinspecteur was om toch af te wijken van de selectielijst en hoe dit te verantwoorden is.
Mvg Peter
Roland van Abel zei:Gemeente Tilburg werkt met YouForce. Het is tot op zekere hoogte een archiefwaardig systeem, in de betekenis dat je met enig kunst- en vliegwerk vernietigingstermijnen kunt instellen. In 2019 ben ik daar een hele tijd bezig geweest, samen met een archiefinspecteur van Regionaal Archief Tilburg. Het is niet mogelijk om op procesniveau termijnen te koppelen. Wij hebben grofmazig op documentsoorten vernietigingstermijnen bepaald.
Bij ons is YouForce niet gekoppeld aan een DMS. Wanneer zaken voor permanente bewaring moeten worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats, zullen die dus geëxporteerd moeten worden. Die situatie heeft zich tot op heden niet voorgedaan, dus daar hebben we nog geen ervaring mee.
-
-
Zie ook ervaringen van andere gemeenten: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossier-in-youfor...
-
-
Geef het feit dat de personeel systemen, ook AFAS, niet aansluiten op de gemeentelijke selectielijst vooral door in verband met de evaluatie van de VNG.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
