BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
WOO verzoek en bewaartermijn
Er worden obv de Woo stukken opgevraagd met betrekking tot een zaak met een bewaartermijn van 10 jaar. De documenten worden openbaar gemaakt. De Woo-zaak heeft een bewaartermijn van 5 jaar. De vraag is nu: wat gebeurt er met de openbaar gemaakte stukken? Worden die na 5 jaar vernietigd als onderdeel van de Woo-zaak of na 10 jaar als onderdeel van de ´originele´ zaak of blijven ze permanent bewaard omdat ze gepubliceerd zijn?
Ik ben heel erg benieuwd hoe andere gemeentes hiermee (zullen) omgaan?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Johannes Lijnse op
-
Interessante vraag Peter. Nu ben ik geen specialist of ervaringsdeskundige in deze materie, maar mijn eerste reactie zou zijn dat een Woo verzoek+verstrekte info maximaal 5 jr online beschikbaar is. De originele stukken/dossier met een bewaartermijn van 10 jr blijven leidend. Een Woo-verzoek maakt naast het verzoek zelf geen nieuwe informatie, het is enkel een 'service' naar de samenleving toe.
Kwam een ander topic tegen op dit mooie platform waarin staat:
-----------
Langere bewaartermijn Wob-verzoeken vanaf 2020
Met de nieuwe gemeentelijke Selectielijst2020 zijn ook de bewaartermijnen van de WOB-verzoeken aangepast. Aangezien de selectielijst niet met terugwerkende kracht is ingevoerd, zijn er verschillende bewaartermijnen geldig voor Wob-verzoeken, voor alle duidelijkheid alle termijnen even op een rijtje:
Wob verzoeken Voor 1-01-2017 verstrekt 2.6 1 Voor 1-01-2017 niet verstrekt 2.6 1 Na 01-01-2017 verstrekt 6.1.3 1 Na 01-01-2017 niet verstrekt 6.2 1 Na 01-01-2020 verstrekt 6.1 5 Na 01-01-2020 niet verstrekt 6.2 1 Een informatieverzoek 6.1.3 is verwijderd, dat wordt als een Wob-verzoek beschouwd.
-----------
Zou zeggen dat het juist interessanter wordt wanneer de bewaartermijnen van de verstrekte info minder dan 5 jaar is ;-) Hopelijk kan je er wat mee!
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het is een goed punt dat je aankaart. Er is volgens mij nog steeds geen duidelijkheid over en dat heeft te maken met de (ongelukkige) passage dat gepubliceerde documenten eeuwig worden bewaard.
Zie ook: PLOOI verplicht en nu? - BREED - over de grenzen van informatie (br...
- Dan zijn sommige bewaartermijnen van documenten veel korter dan 10 jaar. Je zou dus de situatie kunnen krijgen dat de authentieke exemplaren zoals WOB-verzoeken binnen de termijn zijn vernietigd conform de selectielijst, maar dat de andere exemplaren nog online staan.
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Johannes Lijnse zei:
Interessante vraag Peter. Nu ben ik geen specialist of ervaringsdeskundige in deze materie, maar mijn eerste reactie zou zijn dat een Woo verzoek+verstrekte info maximaal 5 jr online beschikbaar is. De originele stukken/dossier met een bewaartermijn van 10 jr blijven leidend. Een Woo-verzoek maakt naast het verzoek zelf geen nieuwe informatie, het is enkel een 'service' naar de samenleving toe.
Hier ben ik het niet mee eens. De definitie van informatie is "betekenisvolle gegevens". Daarmee wordt de waarde bepaald door de context. En die context verandert, want de informatie wordt voor een ander doel gebruikt dan waarvoor die oorspronkelijk is gecreëerd/verzameld. Met een ander publiek. Bovendien wordt de informatie geanonimiseerd beschikbaar gesteld, zodat er ook technisch sprake is van andere informatieobjecten dan in de bron. Dus je kunt het wel degelijk zien als nieuwe informatie, met om die reden ook een andere waardering.
Een tweede argument is dat als informatie eenmaal online staat, die niet meer zo eenvoudig te vernietigen is. Eens openbaar, altijd openbaar. Derden kunnen de informatie immers eenvoudig veiligstellen. Stel dat de overheid openbare informatie naar verloop van tijd verwijderd, dan biedt je ruimte aan private partijen om die informatie op hun eigen platforms ter beschikking te stellen. Met daarbij het risico dat ze het achter een betaalmuur stoppen of dat ze informatieobjecten inhoudelijk gaan aanpassen om een bepaald narratief (fake news, complottheorieën) te ondersteunen. En dan kun je niet meer verifiëren bij de bron, want daar is het vernietigd. Hoe betrouwbaar ben je dan nog als overheid?
In mijn gemeente kiezen we er voor om de gepubliceerde Woo-besluiten eeuwig te bewaren.
-
-
Een vervolgvraag van mij Rens, welke versie bewaren jullie dan, de gepubliceerde zonder persoonsnamen, alleen het authentieke exemplaar of toch beide exemplaren. Wat me laatst opviel bij een bezoekje aan Archiefweb dat je daar ook al de gepubliceerde versies kunt raadplegen. in de oude situatie zou je het exemplaar ook nog in PLOOI hebben gevonden.
Is er geen sprake van overkill, ik beschouw dit ook als een onnodige milieubelasting. Wanneer je kiest voor bewaring, lijkt me een exemplaar toch echt wel voldoende en op welk niveau is dat dan?
-
-
Alleen de gepubliceerde informatie blijft eeuwig bewaard. Voor de niet-gepubliceerde informatie houden we de bewaartermijnen in de bron aan.
Wat betreft milieubelasting: zeker een belangrijk thema, maar moet niet een doorslaggevende reden zijn om waardevolle informatie te vernietigen. Het idee dat elke keer dat er een komma op de website wordt aangepast, de hele website met alle content integraal gearchiveerd moet worden, daar ben ik inderdaad ook niet zo'n voorstander van. Maar dat is wel een beetje off-topic ;)
-
-
Dat laatste ben ik het geheel mee eens en heb ik ook al aangekaart bij de voorzitter van de VNG Archiefcommissie. Die bepaling stamt uit de tijd dat gemeente misschien een website hadden.
-
-
Ik vraag me wel af hoe je dat gaat doen als er ook steeds meer actief openbaar gemaakt moet worden vanuit de WOO. Zijn jullie van plan om dit ook allemaal blijvend te bewaren? Volgens je argumentatie lijkt het van wel, maar dat lijkt me over een aantal jaar niet houdbaar meer. Is daar al over nagedacht?
Rens zei:Hier ben ik het niet mee eens. De definitie van informatie is "betekenisvolle gegevens". Daarmee wordt de waarde bepaald door de context. En die context verandert, want de informatie wordt voor een ander doel gebruikt dan waarvoor die oorspronkelijk is gecreëerd/verzameld. Met een ander publiek. Bovendien wordt de informatie geanonimiseerd beschikbaar gesteld, zodat er ook technisch sprake is van andere informatieobjecten dan in de bron. Dus je kunt het wel degelijk zien als nieuwe informatie, met om die reden ook een andere waardering.
Een tweede argument is dat als informatie eenmaal online staat, die niet meer zo eenvoudig te vernietigen is. Eens openbaar, altijd openbaar. Derden kunnen de informatie immers eenvoudig veiligstellen. Stel dat de overheid openbare informatie naar verloop van tijd verwijderd, dan biedt je ruimte aan private partijen om die informatie op hun eigen platforms ter beschikking te stellen. Met daarbij het risico dat ze het achter een betaalmuur stoppen of dat ze informatieobjecten inhoudelijk gaan aanpassen om een bepaald narratief (fake news, complottheorieën) te ondersteunen. En dan kun je niet meer verifiëren bij de bron, want daar is het vernietigd. Hoe betrouwbaar ben je dan nog als overheid?
In mijn gemeente kiezen we er voor om de gepubliceerde Woo-besluiten eeuwig te bewaren.
-
-
Goede vraag, Robin!
Om eerlijk te zijn, weet ik het eigenlijk niet. Daarvoor zit ik niet dicht genoeg op de Woo-implementatie in mijn gemeente (ik ben net terug na 1,5 jaar afwezigheid vanwege tijdelijke opdracht bij een andere organisatie).
Veel Woo-categorieën gaan over informatie die toch al bewaard moet blijven. Dus ik weet niet of dat echt een groot issue gaat zijn. Maar los van de Woo, hebben we ook te maken met de inwerkingtreding van de Data Act in september. De Data Act vraagt ons om veel meer open data beschikbaar te stellen. Volgen we dan ook de logica van de Woo? Zo ja, dan roept dat weer hele nieuwe vraagstukken op. Ik heb daar zelf nog niet de antwoorden op.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
