BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vernietiging zaken uit meerdere applicaties
De gemeente Súdwest-Fryslân werkt zaakgericht met in hoofdlijnen backofficeapplicatie (bijvoorbeeld nu nog GISVG), zaaksysteem (nu nog Key2Zaken) en DMS (nu Corsa). Werkt prima. Maar de vernietiging is een uitdaging. In alle applicaties worden metadata en/of documenten opgeslagen. Bij vernietiging moet in alle drie de applicaties worden vernietigd. Om te weten wat er vernietigd moet worden moet er een vernietigingslijst worden opgesteld. Daarvoor is input nodig uit alle applicaties. We zijn op zoek naar een manier hiervoor. Zowel voor het opstellen van een volledige en begrijpelijke vernietigingslijst als voor een werkwijze om over meerdere applicaties heen te vernietigen. Welke gemeente of organisatie werkt zaakgericht zoals Súdwest-Fryslân dat doet en heeft een manier gevonden om tot een goede vernietiging te komen? Of wie heeft er tips? Ik hoor het graag!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
En de leveranciersafhankelijkheid doorbreken. Ook ik hoop dat Rens en Kees resultaten bereiken net zoals ik dat hoopte toen Bob Coret dergelijke bijeenkomsten organiseerde over het TMLO.
Misschien ik ben wat somberder gestemd door ontwikkelingen bij gemeenten waarvoor ik werk. Roxit heeft nog niet zo lang geleden de doorontwikkeling van Green valley stop gezet dat terwijl gemeenten midden in hun zgw implementatie zitten. Bij een andere gemeente hebben ze dat met IZIS gedaan, iedereen aan Inproces als het aan Roxit ligt. De leverancier bepaalt. Je bent zo afhankelijk als gemeente, wil je je bestemmingsplannen in lagen beschikbaar houden dan schaf je toch maar Rn-Zone van dezelfde firma aan. Het is een grote speler, nog niet zo lang geleden hebben ze Circle overgenomen.
Centric is een ander voorbeeld in deze. oude baas houdt van een jong blaadje, aan wie hij de bedrijfsvoering overlaat. Nog niet zo lang geleden zijn daar Tweede Kamer vragen over gesteld.
De firma Raet van Youforce, probeer met hen maar eens tot overeenstemming te komen.
En dan zou je van een club als VNG Realisatie meer verwachten. en feitelijk is dat al jaren zo, in 2012 werd al zo moeilijk door de voorganger KING gedaan om tot een standaard metadataset te komen. Sinds het vertrek van Adrie Spruijt lijkt er nog minder belangstelling voor archivering te bestaan. Ik heb hier navraag over gedaan, VNG realisatie heeft dit onderwerp anders verdeeld.
Mijn verwachting is dat je meer kunt verwachten van organisaties als Dimpact, die samen kennis ontwikkelt, zeker nu Rotterdam enkele jaren geleden is toegetreden.
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Ik ben wat minder somber.
Mijn ervaring is dat je met de meeste leveranciers best afspraken kunt maken. Er wordt nog al eens makkelijk gezegd: 'systemen bevatten geen vernietigingsfunctionaliteit', maar ik ben zelden nog een systeem tegen gekomen waarin vernietigen echt helemaal niet kon. Het punt is dat het vaak niet kan op de superelegante manier zoals archiefspecialisten die voor ogen hebben, maar dat hetzelfde doel op een andere manier toch bereikt kan worden. Bijvoorbeeld met een script op de database in plaats van met mooie knopjes in een flitsende interface met allerlei toeters en bellen.
Het is wat Jean-Luc zegt: stel realistische eisen, streef niet naar de ultieme perfectie en durf ook iets los te laten als je merkt dat het niet werkt. Een zes is ook voldoende.
Wat betreft het innovatietraject waar we nu mee bezig zijn: de theorie is mooi, maar de concretisering is nog een flinke uitdaging. Het gaat alleen werken als we er met elkaar de schouders onder zetten. We merken dat het lastig is om gemeenten te vinden die echt een bijdrage willen leveren in de vorm van een proefopstelling of pilot. Er zijn gelukkig aardig wat gemeenten die willen bijdragen in de vorm van meedenken en reviewen, waar we heel blij mee zijn, maar we hopen eigenlijk dat we het idee in de loop van het jaar ook in het echt ergens kunnen uitproberen. Dus mocht iemand dit lezen en denken: hé, dat is iets voor mijn gemeente, dan ben je zeer welkom!
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
goed bezig!
Dat jullie oog hebben voor vernietiging van informatie uit relevante applicaties is al heel mooi. Daarna gewoon doen wat kan. Ideale v-lijsten of overzichten van wat er vernietigd moet/mag/kan worden is misschien niet mogelijk, maar roeien met de riemen die er zijn. Niet te moeilijk willen maken of te perfect willen doen.In de ideale wereld kun je een instrument als de iNavigator gebruiken binnen alle relevante applicaties, net als binnen DMS of zaaksysteem, om de vernietiging te regelen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
