BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Paraaf op vernietigingslijsten als bijlage bij de machtiging
Al jaren zijn de gemeenten van onze archiefdienst gewend om de vernietigingslijsten naar de archivaris te sturen die dan, na controle en wat aanpassingen, akkoord gaat met de vernietiging (machtiging tot). Dit wordt door hem bevestigd door alle pagina's van de lijst te voorzien van zijn paraaf. Maar dat vereist wel analoog werken.
Als we digitaal willen gaan werken kunnen we natuurlijk proberen om digitaal te paraferen, maar ook kwam de vraag boven of die paraaf op elke pagina wel noodzakelijk is. Daarover heb ik niets kunnen vinden.
Mijn vraag is: hoe dan andere archiefdiensten dit?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Wij (Tilburg e.o. Geen archiefdienst) hebben al een paar jaar geleden daarom een andere werkwijze gekozen. In plaats van een analoge handtekening stemmen wij met een extra briefje in. Daar zit nog een fase aan vooraf, de beoordeling van de V-Lijst. Wat we belangrijk vinden, is dat de grondslag in de V-lijst wordt vermeld. We zien steeds neer Wob verzoeken binnen komen met de vraag waarom er is vernietigd.
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
In 's-Hertogenbosch worden de lijsten opgenomen in het zaaksysteem en tekent de archivaris digitaal in het zaaksysteem.
-
Permalink Antwoord van Gerrit Hoefakker op
-
Digitale ondertekening zou mooi zijn, maar helaas werken wij als archiefdienst nog niet digitaal. Dat betekent dus nog met de hand tekenen.
Maar is het dan echt nodig dat alle pagina's van de lijst geparafeerd moeten worden? Ik kan daar nergens een grondslag voor vinden, maar aan de andere kant moet het wel duidelijk zijn waar de archivaris akkoord op geeft.
-
-
Betrokken rollen
functie
Intern/extern
rol
autorisatie
Gemeentearchivaris
intern
Toezichthouder
volledig
Archiefinspecteur
intern
Mede uitvoerder toezicht
n.v.t.
Zorgdrager
Extern/intern
Zorgdrager die vernietigingsplichtig is
N.v.t./volledig
Betrokken rollen per processtap
processtap
Rol/functie
1
Zorgdrager, gemeentearchivaris, archiefinspecteur
2
Gemeentearchivaris, archiefinspecteur
3
Archiefinspecteur, zorgdrager
4
Archiefinspecteur, zorgdrager
5
Archiefinspecteur, zorgdrager
6
Archiefinspecteur, zorgdrager
7
Gemeentearchivaris, zorgdrager
8
Zorgdrager, gemeentearchivaris
Dossierinhoud
Processtap
document
richting
*documenttype
(voorstel, nog nader in overleg te bepalen)
1
Verzoekbrief van archiefvormer
inkomend
Verzoek
1
Concept Vernietigingslijst (V-lijst)
inkomend
Overzicht/staat/lijst?
3
Overzicht met (indien van toepassing) opmerkingen of bevestiging akkoord
uitgaand
Bevestiging/mededeling/advies/voorstel?
3
Reactie zorgdrager (indien van toepassing)
Inkomend
Brief/bevestiging?
4
Verzoek proces-verbaal van vernietiging van V-lijst
uitgaand
Verzoek
4
Proces-verbaal van vernietiging
Inkomend
Checklist/ melding (bijlagen)?
5
Getekend proces-verbaal van vernietiging.
uitgaand
Brief/ verzoek?
5
V-lijst met afgestemd overzicht van processtap 3
uitgaand
Overzicht/staat/lijst?
6
Verklaring van uitgevoerde vernietiging
inkomend
Verklaring
*Bron: ZTC2 waardelijst documenttype-omschrijving generiek
-
-
De gemeente 's-Hertogenbosch heeft een afdeling Erfgoed waar het archief en daarmee de archivaris een onderdeel van is. We werken met hetzelfde zaaksysteem, vandaar dat dit bij ons vrij snel te regelen is. Mij lijkt een paraaf op iedere pagina niet per sé nodig. Ik ga er vanuit dat de archivaris zijn werk serieus uitvoert en de lijst dus goed doorneemt. Dat ondervang je niet per sé met een paraaf. Je kunt ook een verklaring onderaan opnemen dat alle pagina's bekeken zijn. De stukken die Yvonne post, kun je per stuk nat ondertekenen en inscannen. Verder tekent bij ons de archivaris aan het einde de zaak als geheel.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
