BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Kwaliteit, bewaking en verbetering
Wij werken al enige tijd digitaal en zaaksgewijs. Dit betekent dat de eindgebruikers vanuit een zaak zelf stukken registreren, zoals bijvoorbeeld uitgaande brieven en adviezen.
Nu willen wij deze registraties gaan controleren en zonodig de kwaliteit hiervan verbeteren. Daarvoor willen wij een kwaliteitsprotocol/handboek voor opstellen. Heeft iemand al een kwaliteitsprotocol gemaakt of hier ervaring mee?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Stefan, heb je wel eens aan de kwaliteitscirkel van Deming gedacht om die te gebruiken ? (link)
-
-
Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op
-
Hoi Stefan,
Je kunt de eindgebruikers een kenniskaart (uit DSP/metadata-manager) laten kiezen. Als je dat doet op basis van het zaaktype (= kenmerk / veld / tabel in Corsa dat aan elk documentsjabloon hangt) gaat dat goed. Daarnaast is het natuurlijk zaak dat ze (leren) de juiste NAW (te zoeken en) toe te kennen.
Gr Klaas van der Heijden Split~Vision
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
Hoi Klaas,
Wij hebben een aantal jaren geleden al eens eindgebruikers kenniskaarten laten kiezen. Onze ervaringen hiermee zijn niet geweldig. De eindgebruiker heeft helemaal niets met kenniskaarten, zij zien niet de toegevoegde waarde met als gevolg een digitale chaos.
We werken nu zaaksgewijs. Alle documenten die de eindgebruiker vanuit de zaak aanmaakt, zijn direct gekoppeld aan de door DIV aangemaakte zaak. Aan de zaak hangt alle relevante informatie. Het enige wat zij nog moeten invullen is een korte omschrijving van het document; bijvoorbeeld toekenning subsidie, verlenen vergunning o.i.d.. Dit moet gecontroleerd worden en deze controle willen we vastleggen. In het kwaliteitsprotocol/handboek willen we dit o.a. vastleggen. Om het wiel niet opnieuw uit te vinden, heb ik mijn vraag hier gesteld.
Groet,
Stefan
-
-
Beste Stefan,
De eindgebruiker werkt niet met kenniskaarten (DSP/ZTC) maar wel met zaaktypes (wellicht dat je die onderwerp noemt) en documentnamen (lees = sjabloonnaam). Je laat ze dus feitelijk kiezen uit hun eigen woorden!!
Zaaktype en document zijn de belangrijkste kenmerken op de kenniskaart voor / van de eindgebruiker, zeker in Corsa, waarvoor documentnaam altijd de trigger is (ook van een Corsa case / zaak).
En afhankelijk van de inrichting van Corsa (stuksoorten en velden) werkt dat flitsend of niet, maar dat is geheel afhankelijk van de velden/kenmerken die je in Corsa gebruikt (al dan niet icm of per stuksoort)
Standaard zijn altijd!!!!!:
1. Zaaktype
2. Actie/stap/status oid
3. Documentonderwerp (Sjabloon)
4. Documentsoort (of type)
en natuurlijk alle kenmerken die op elk ervan zitten en automatisch mee geregistreerd worden.Ik durf te stellen dat het gevoel van de eindgebruiker tav het werken met (en vinden in) Corsa geheel afhankelijk is van de inrichting icm de inhoud die je aanbiedt.
Mvrgr Klaas van der Heijden Split~Vision.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Hallo Stefan,
Wij kunnen in ons zaaksysteem per zaaktype twee controle-momenten inplannen:
Het eerste controle-moment kan plaats vinden op het moment dat een zaak van dat zaaktype wordt aangemaakt. Bij ons mogen (backoffice-)medewerkers ook zelf zaken registreren. Functioneel gaat er automatisch een taak naar DIV met het verzoek om de zaak te controleren. DIV controleert dan of de juiste metadata zijn toegevoegd aan de zaak.
Het tweede controle-moment kan plaats vinden op het moment dat een zaak wordt afgehandeld. Functioneel wordt de zaak-status omgezet naar "ter archivering aangeboden" en wordt in de workflow de behandelstap beëindigd en de archiveer-stap gestart. DIV controleert de metadata en de inhoud van de zaak. In overleg met de behandelaar worden correcties uitgevoerd. Als de zaak in orde is, dan handelen ze de archiveer-stap af en verandert de zaak-status in "gearchiveerd".
Of een controle plaats vindt, hangt dus volledig af van het zaaktype. Wij hebben het (nog) niet afhankelijk gemaakt van bijvoorbeeld wie de zaak aanmaakt of het kanaal waarlangs de aanvraag binnen is gekomen.
Of wij een dergelijk controle inrichten bij een zaaktype is vaak een keuze op ingeschatte risico's en simpelweg praktische toepasbaarheid. Bijvoorbeeld, bij de verhuizingen houden wij op dit moment geen controles, omdat dergelijke zaken in grote hoeveelheden binnenkomen en afgehandeld worden. De controles zouden te veel tijd kosten. In plaats daarevan houden wij zo nu en dan steekproeven. Als dan blijkt dat er toch te veel fouten gemaakt worden, dan kunnen wij er alsnog (i.o.m. de proceseigenaar) voor kiezen om toch per zaak te controleren.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
