BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Emailboxen opschonen en AVG

Hoe kan je emailboxen gaan opschonen, waar ook persoonlijke gegevens in zijn opgeslagen, zonder dat je problemen krijgt met de AVG? graag tips

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 December 2018 op 13.57

De AVG kent een zekere vrijstelling als het om archivering gaat (art. 89 AVG). Het probleem is dat e-mails vaak niet worden geregistreerd in zaaksystemen en in e-mailboxen blijven staan. Daarnaast zijn de selectiecriteria niet vertaald in de huidige selectielijst. De VNG is gestart om dit alsnog te gaan doen en zal de selectielijst aanpassen. Maar dat behoeft weer goedkeuring van het Ministerie en deze procedure kan lang duren is de ervaring. Deze actie vloeit mede voort uit het onderzoek dat is gehouden over archivering van e-mails.

https://www.gemeente.nu/dienstverlening/ict/wat-te-doen-met-al-die-...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 3 December 2018 op 15.40

hallo Hennie, ik begrijp je vraag niet. Vanuit welk perspectief stel je de vraag?
Je krijgt AVG-problemen als je mailboxen met persoonsgegevens niet opschoont, zou ik denken.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bert Kwant op 22 Januari 2019 op 15.07

DocYard is een software pakket welke emailboxen kan uitlezen, de email classificeert en aanlevert aan een dms of zaaksysteem. Nadat de emails zijn opgeslagen in het dms/zaaksysteem kunnen deze verwijderd worden uit de emailbox. Voor meer informatie kun je eens kijken op www.docyard.eu of mij contacten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Januari 2019 op 10.14

Voor archivering geldt in de UAVG in een uitzonderingsgrond. Het lijkt me van belang dat je e-mails archiveert bij zaken die daar bij horen. E-mail en archivering is al jarenlang een groot probleem, vanaf 2020 zullen daar waarschijnlijk andere regels voor gaan gelden met betrekking tot selectie en vernietiging.

Zie ook eerdere bijdrage over dit onderwerp:

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/taskforce-e-mail