BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Commissiestukken welke stukken zijn te Bewaren?
Onderstaande vragen zijn bij ons gaan leven n.a.v. de te bewaren stukken van de diverse commissies. Graag hoor ik hoe andere gemeenten dit aanpakken.
Openstaande vragen •
Verslag: betekent dit het verslag van de hoorzitting(en), of meer algemeen een verslag op hoofdlijnen (notulen) van de zittingsdag, d.w.z. een korte samenvatting per agendapunt (voorbespreking, 1e zaak, 2e zaak) en niet het complete verslag van de hoorzitting(en) zelf? •
Besluitenlijst: wat wordt hieronder verstaan? Gaat dit om de uitkomst per hoorzitting (bv ongegrond/gegrond) of gaat dit om het adviesverslag van de commissie? • En als het niet gaat om het verslag van de hoorzitting en het advies van de commissie, moeten we dan nog korte notulen met bijbehorende besluiten gaan aanmaken?
Op p. 27 van de VNG Handreiking Selectielijst dit: “Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen. Hierin werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om dergelijke verslagen te maken van openbare vergaderingen, echter: als ze wel zijn gemaakt en gepubliceerd dienen ze op grond van de selectielijst eeuwigdurend te worden bewaard.
De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet uitsluitend dienen als service aan de burger, maar daadwerkelijke rechtsgevolgen en historisch belang hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard.
Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 AW voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen.” Op grond hiervan zou je kunnen redeneren dat als het niet is aangemaakt, het ook niet aangemaakt hoeft te worden.
Hoe zien jullie dit?
Je kunt niet meer reageren op deze discussie.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Videotulen opgemaakt vanaf januari 2020 moeten permanent bewaard worden: http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A150823
-
-
Permalink Antwoord van Leo Dubbelaar op
-
Dag Hennie,
Er zijn diverse commissies. De verslagen van de raadscommissies blijven permanent bewaard. De verslagen van bijzondere commissies zoals erfgoed/monumentencommissies blijven ook bewaard. De verslagen en adviezen van bezwarencommissies worden hier bij de gemeente Alphen aan den Rijn bij de zaak zelf gearchiveerd en niet centraal.
-
-
-
Hallo Leo,bedankt voor je reactie. Onze juridische afdeling vraagt zich af (zie de hoofdvraag) Wát er wordt verstaan onder
verslag en besluitenlijst. Daar is de discussie over. Heb je daar ook een reactie op?
groet
Hennie de Vries
Leo Dubbelaar zei:Dag Hennie,
Er zijn diverse commissies. De verslagen van de raadscommissies blijven permanent bewaard. De verslagen van bijzondere commissies zoals erfgoed/monumentencommissies blijven ook bewaard. De verslagen en adviezen van bezwarencommissies worden hier bij de gemeente Alphen aan den Rijn bij de zaak zelf gearchiveerd en niet centraal.
-
-
-
Dag Hennie,
Een verslag is een uitgebreide weergave wat in de vergadering is besproken en vaak wordt in het verslag een besluit genomen. Een besluitenlijst is een overzicht van besluiten die in een vergadering zijn behandeld.
Groet,
Leo
-
-
-
dank voor je reactie ik neem hem mee
Leo Dubbelaar zei:Dag Hennie,
Een verslag is een uitgebreide weergave wat in de vergadering is besproken en vaak wordt in het verslag een besluit genomen. Een besluitenlijst is een overzicht van besluiten die in een vergadering zijn behandeld.
Groet,
Leo
-
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
In april is deze zeer informatieve presentatie op Breed gepubliceerd over het archiveren van audio/videotulen gepubliceerd: http://www.breednetwerk.nl/video/videotulen-archiveren-hoe-en-waarom
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
