Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Erik Müller op 5 Maart 2020 op 12.55

Ik spreek even niet vanuit een gemeente, maar vanuit een Veiligheidsregio. Bij de intake van een melding wordt op de meldkamer voicelogging gestart (overigens alleen op meldingen die via 112 binnenkomen). Deze voicelogging is onderdeel van het proces intake. In principe wordt na het afsluiten van de intake en beëindigen van dit telefoongesprek opgeslagen in de voicelogging applicatie en is deze voor een X periode (ik meen drie maanden) beschikbaar voor de centralist zelf en voor de kwaliteitsauditors. Daarna vervalt de opslag, tenzij het een bijzonder incident betreft (bijvoorbeeld de geluidsopnamen van een melding waaruit een strafonderzoek voortkomt, of wat een landelijke impact heeft gekregen). Deze opnames kunnen dan geëxporteerd worden.

Het verwijderen en of langer bewaren van gegevens is veelal willekeurig en gaat veelal zonder verklaring van vernietiging, etc. 

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bram van de Ven op 5 Maart 2020 op 13.53

Idealiter is de bewaartermijn in mijn optiek afhankelijk van het proces waartoe deze opname behoort. M.a.w. een gesprek dat wordt gevoerd over de aanvraag van een kapvergunning krijgt een andere bewaartermijn dan een gesprek over de vraag wanneer de openingstijden van het gemeentehuis zijn. Ik ben echter nog geen systeem tegengekomen waarbij je deze gesprekken op deze wijze netjes kunt archiveren in het juiste proces. Daarom hebben wij er vooralsnog voor gekozen om (als er geen bezwaar is vanuit de AVG) deze gesprekken een termijn van 5 jaar te geven conform categortie 19.1 (hulpadministratie zonder financiële gegevens) uit de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 6 Maart 2020 op 9.16

je geeft aan dat een gesprek kan worden opgenomen met als doel te achterhalen of bejegening anders/beter kan. Dus met het oog op dat doel ga je ze opslaan en bewaren. Dat is het proces, niet de kapvergunning.
Juist hier zul je, in mijn ogen, rekening moeten houden met de AVG. Hoe lang heb je de opnames nodig? 5 jaar lijkt mij nogal lang.

Zeker gezien de termijn van bewaring van de meldingen bij de Veiligheidsregio.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marcel op 6 Maart 2020 op 9.39

Dank voor de reacties tot nu toe!

Koppelen van het doel aan een proces uit de selectielijst lijkt me moeilijk. Het gaat niet niet om klachtafhandeling, laat staan zoiets als een kapvergunning. Het gaat om het trainen van personeel, maar in de categorieën waarin personeelsprocessen voorkomen zie ik niet echt iets toepasselijks. Vijf jaar bewaren lijkt ook mij in ieder geval niet AVG-bestendig.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bram van de Ven op 6 Maart 2020 op 11.07

Goeiemorgen Marcel,

Ik vraag me af of koppelen aan een proces moeilijk is. Je geeft aan dat het om trainen van personeel gaat, (intern opleiden). Is dat niet categorie 22.1? Als je gegevens minimalisatie bij het opslaan van de opnames nastreeft, dat tevens doet in de opnames zelf en de klant op voorhand inlicht zou je de gesprekken conform de bijbehorende termijn moeten kunnen bewaren in mijn optiek.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marcel op 19 Maart 2020 op 16.59

Hallo Bram,

Met vertraging, dank nog voor je reactie. Ja je hebt gelijk, als er een categorie in aanmerking komt is die het. Alleen vind ik 5 jaar absurd lang voor dit soort gegevens, en al zeker als de gesprekken zijn te herleiden naar personen. Voelt niet elemaal lekker...

Bram van de Ven zei:

Goeiemorgen Marcel,

Ik vraag me af of koppelen aan een proces moeilijk is. Je geeft aan dat het om trainen van personeel gaat, (intern opleiden). Is dat niet categorie 22.1? Als je gegevens minimalisatie bij het opslaan van de opnames nastreeft, dat tevens doet in de opnames zelf en de klant op voorhand inlicht zou je de gesprekken conform de bijbehorende termijn moeten kunnen bewaren in mijn optiek.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie