BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Archiveren in MS Teams

Beste collega's,

In deze snel veranderende wereld van digitaal doen en werken neemt ook de informatievoorziening zijn toevlucht daarin.

Momenteel neemt MS Teams een prominente rol in, in onze organisatie. Dus wij staan ook nu weer voor een uitdaging hoe we dat gaan archiveren. Ik weet dat het mogelijk is om de content van MS Teams te archiveren, maar hoe ga je om met het koppelen naar het zaaksysteem (ik doel dan niet op Sharepoint), selectie, waardering, bewaren, etc.?

Mijn vraag is: Welke gemeenten archiveren MS Teams en mag ik contact met jullie opnemen om daar met jullie over van gedachten te kunnen wisselen?

Ik hoor graag van jullie!

Hartelijke groet,

Erik

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ludwig van Dijk op 5 Maart 2021 op 16.15

Helemaal juist Yvonne, we lopen in ons denken ook vaak achteruit, soms zelfs ondersteund door wet- en regelgeving. Dit test ik regelmatig door mensen het verschil tussen de digitale en de elektronische handtekening te vragen.

Met het antwoord kan ik dan weer vooruit. ;)

En jazeker: MS Teams is makkelijker dan ieder Zaaksysteem, maar dat is Outlook ook en One Drive is geweldig. Maar net als op de gemiddelde fotocamera: zet je de keuzeknop van Automatisch naar Handmatig dan verliezen gebruikers de Focus en leidt de onbeperkte opslag tot weinig bruikbare informatie. Deze metafoor is van mij ;)

Yvonne Welings zei:

Wat volgens mij de toegevoegde waarde van deze bijdrage is, is dat je van elkaar kunt leren. We praten al 25 jaar over emailarchivering, ik heb wat emailprotocollen voorbij zien komen. Vooral bij de ongestructureerde processen zie je dat dossiers niet volledig zijn, ook bij gestructureerde processen helaas. En ben ik niet van de school dat elk WhatsApp je gearchiveerd moet worden. Je moet ook niet vergeten dat ambtenaren veelal thuis werken en steeds verder van de basis raken. Die lossen hun informatiebeheer thuis op opdat ze zelf zoek- en vindbaar kunnen houden.

Wat ook een factor is, Ms Teams is makkelijk, niet al die Zaaksystemen zijn zo gebruikersvriendelijk.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ludwig van Dijk op 5 Maart 2021 op 16.20

Willem, begin bij het benoemen van de gebruikers waarvan je minimaal het vermoeden hebt dat de bestanden niet weggegooid mogen worden. Laat deze uitsluiten van opschoning na vertrek. Reden: niet ieders informatie is belangrijk. Daarnaast is er gewoon een wettelijke verplichting voor bestuurders en andere toppers. Scheelt veel schaamrood bij de beantwoording van WOB-verzoeken.

Willem zei:

Waar wij tegenaan lopen naast de archivering van MS Teams is het archiveren van de one-drive bestanden. Du moment een medewerker vertrekt, flex of vast, wordt het account afgesloten. Daarmee zijn de bestanden onbereikbaar geworden voor het archief. Een goede exit strategie is hoog nodig, waarbij de overdracht van informatie welke niet is ontsloten naar het archief moet.