Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Rob den Braasem op 1 April 2022 op 9.33

Hallo Gerben,

Domme vragen bestaan niet, zeker niet hier. De bewaartermijn gaat pas lopen na het sluiten van het dossier. Als deze termijn 10 jaar is, mag het dossier na 10 jaar (dus pas in het elfde jaar) worden vernietigd. In die periode is dus het gehele dossier nog in te zien door geautoriseerde medewerkers.

Na het aflopen van de bewaartermijn komt het moment waarop de vernietigingslijsten worden opgemaakt, het gaat op die lijst immers om te vernietigen dossiers. Op dat moment krijgen wij 2 lijsten, waarvan de ene dus een bewaartermijn heeft van 5 jaar en de andere te bewaren is en op termijn moet worden overgedragen. Deze lijsten dienen puur om aan te tonen dat de dossiers zijn vernietigd.

Fijne dag, Rob.

Gerben Weenink zei:

Hoi Rob, bedankt voor deze toevoeging. Ik ga het voorleggen.

Ik heb nog 1 (misschien wel domme) vraag maar op het moment dat een dossier (zaak) beëindigd is, wordt er een vernietigingstermijn aan gehangen. Bv een WMO dossier. Het dossier (en dus alle persoonsgegevens) wordt vanaf dat moment nog 10 jaar bewaard.

Daarna komt het dossier pas op de V-lijst terecht. Dan bestrijkt het dossier toch automatisch de 5 jaar (periode bewijslast), of mis ik iets? 

Rob den Braasem zei:

Beste vakgenoten,

Binnen de gemeente Den Haag hebben we vorig jaar dezelfde discussie gehad en afwegingen gemaakt. We hebben hierbij ook gekeken naar andere gemeenten en kwamen tot de conclusie dat de discussie omtrent opname van de persoonsgegevens circa 50/50 is.

We hebben daarom besloten tot een oplossing, welke beide landingen dekt. Bij het digitale vernietigingsproces stellen we 2 vernietigingslijsten op:

1. Eén lijst met een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens, de naam is daarbij voldoende. Deze lijst wordt 5 jaar bewaard t.b.v. de bedrijfsvoering en bewijslast aan de burger en daarna (automatisch) vernietigd.
   
2. Eén lijst zonder persoonsgegevens. Deze lijst wordt permanent bewaard t.b.v. de bewijslast en na 20 jaar (in de nieuwe Archiefwet: 10 jaar) overgedragen aan het Haags Gemeentearchief voor permanente bewaring.
   

De gedachte hierbij is dat de kans dat een burger 5 jaar na afsluiting bewijs eist, dat zijn dossier is vernietigd kleiner is dan daarna. En dat we op deze manier voorkomen dat er t.z.t. lastige beperkingen moeten worden gesteld aan de openbaarheid van de vernietigingslijsten. Aangezien het hier digitale vernietiging betreft is het sowieso geen probleem om 2 lijsten te vervaardigen.

Misschien hebben jullie hier iets aan.

Groet, Rob den Braasem

Archiefinspecteur Haags Gemeentearchief.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Gerben Weenink op 1 April 2022 op 11.09

Hoi Rob,

bedankt voor je toelichting, dan heb ik 'm nu geheel helder!

Wat ik mij alleen nog afvraag is: hoe vaak komt het voor dat iemand dus na bijvoorbeeld 12 jaar! nadat hij geen gebruik meer maakt van de dienst, ineens een reden ziet om te vragen of zijn dossier wel is vernietigd.

Ik denk dat dit zeer weinig gebeurt en zijn we niet iets te voorzichtig af en toe. Het zou toch een volkomen normaal antwoord zijn dat je mededeelt dat zijn dossier 11 jaar na sluiting vernietigd is.

Ik ben helemaal voor klantvriendelijkheid, maar schieten we niet iets te ver door om een extra lijst aan te houden. 

Groet Gerben

Rob den Braasem zei:

Hallo Gerben,

Domme vragen bestaan niet, zeker niet hier. De bewaartermijn gaat pas lopen na het sluiten van het dossier. Als deze termijn 10 jaar is, mag het dossier na 10 jaar (dus pas in het elfde jaar) worden vernietigd. In die periode is dus het gehele dossier nog in te zien door geautoriseerde medewerkers.

Na het aflopen van de bewaartermijn komt het moment waarop de vernietigingslijsten worden opgemaakt, het gaat op die lijst immers om te vernietigen dossiers. Op dat moment krijgen wij 2 lijsten, waarvan de ene dus een bewaartermijn heeft van 5 jaar en de andere te bewaren is en op termijn moet worden overgedragen. Deze lijsten dienen puur om aan te tonen dat de dossiers zijn vernietigd.

Fijne dag, Rob.

Gerben Weenink zei:

Hoi Rob, bedankt voor deze toevoeging. Ik ga het voorleggen.

Ik heb nog 1 (misschien wel domme) vraag maar op het moment dat een dossier (zaak) beëindigd is, wordt er een vernietigingstermijn aan gehangen. Bv een WMO dossier. Het dossier (en dus alle persoonsgegevens) wordt vanaf dat moment nog 10 jaar bewaard.

Daarna komt het dossier pas op de V-lijst terecht. Dan bestrijkt het dossier toch automatisch de 5 jaar (periode bewijslast), of mis ik iets? 

Rob den Braasem zei:

Beste vakgenoten,

Binnen de gemeente Den Haag hebben we vorig jaar dezelfde discussie gehad en afwegingen gemaakt. We hebben hierbij ook gekeken naar andere gemeenten en kwamen tot de conclusie dat de discussie omtrent opname van de persoonsgegevens circa 50/50 is.

We hebben daarom besloten tot een oplossing, welke beide landingen dekt. Bij het digitale vernietigingsproces stellen we 2 vernietigingslijsten op:

1. Eén lijst met een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens, de naam is daarbij voldoende. Deze lijst wordt 5 jaar bewaard t.b.v. de bedrijfsvoering en bewijslast aan de burger en daarna (automatisch) vernietigd.
   
2. Eén lijst zonder persoonsgegevens. Deze lijst wordt permanent bewaard t.b.v. de bewijslast en na 20 jaar (in de nieuwe Archiefwet: 10 jaar) overgedragen aan het Haags Gemeentearchief voor permanente bewaring.
   

De gedachte hierbij is dat de kans dat een burger 5 jaar na afsluiting bewijs eist, dat zijn dossier is vernietigd kleiner is dan daarna. En dat we op deze manier voorkomen dat er t.z.t. lastige beperkingen moeten worden gesteld aan de openbaarheid van de vernietigingslijsten. Aangezien het hier digitale vernietiging betreft is het sowieso geen probleem om 2 lijsten te vervaardigen.

Misschien hebben jullie hier iets aan.

Groet, Rob den Braasem

Archiefinspecteur Haags Gemeentearchief.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rob den Braasem op 1 April 2022 op 11.19

Hallo Gerben,

Ik heb geen statistieken hierover, maar er zijn voldoende denkbare gevallen dat mensen hun dossier alsnog willen inzien. Denk alleen al aan de Jeugdzorg, waarbij kinderen volwassen zijn geworden en willen weten wat er in hun dossier staat. Of heel actueel de Toeslagenaffaire.

Dat mensen willen afdwingen dat er bewijs wordt geleverd dat hun dossier daadwerkelijk is vernietigd zal in de praktijk waarschijnlijk weinig voorkomen, maar met de dementerende overheid en de achterstanden in de vernietiging van digitale dossiers gaan er behoorlijk wat dingen mis. Maar nogmaals, ik heb geen inzicht in de aantallen verzoeken.

Groet, Rob.

Gerben Weenink zei:

Hoi Rob,

bedankt voor je toelichting, dan heb ik 'm nu geheel helder!

Wat ik mij alleen nog afvraag is: hoe vaak komt het voor dat iemand dus na bijvoorbeeld 12 jaar! nadat hij geen gebruik meer maakt van de dienst, ineens een reden ziet om te vragen of zijn dossier wel is vernietigd.

Ik denk dat dit zeer weinig gebeurt en zijn we niet iets te voorzichtig af en toe. Het zou toch een volkomen normaal antwoord zijn dat je mededeelt dat zijn dossier 11 jaar na sluiting vernietigd is.

Ik ben helemaal voor klantvriendelijkheid, maar schieten we niet iets te ver door om een extra lijst aan te houden. 

Groet Gerben

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• Volgende ›
• Pagina