"Hoi Yvonne,
Bedankt voor het antwoord. Hier was ik naar opzoek.
Als ik het goed begrijp volgt de gepubliceerde versie als het ware de bewaartermijn van de brondocumenten.
Enige wat ik me nog afvraag is dat sommige documenten actief moeten worden…"
BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Discussies van Gerben Weenink
Afsluiten analoge dossiers tijdens digitale overgang
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Guus Benkers 15 Jun 2022. 2 Antwoorden 0 Vindt leuk
Beste collega's,Een groot aantal organisaties werkt digitaal. Toch zijn er nog vaak analoge dossiers aanwezig.Wat ik me afvraag is hoe worden deze analoge dossiers afgesloten op het moment dat…Doorgaan
Metadata vernietigen verplicht?
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Yvonne Welings 20 Apr 2022. 1 Beantwoorden 1 Vinden leuk
Goedemorgen,Er worden in onze organisatie overeenkomsten en contracten opgeslagen als objecttype. Dit objecttype wordt gerelateerd aan een zaaktype en bestaat uit een document plus bijbehorende…Doorgaan
Anonimiseren Vernietigingslijst.
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van Rob den Braasem 1 Apr 2022. 15 Antwoorden 0 Vindt leuk
Goedemorgen,Ik ben voornemens on een analoog deel van burgerzaken met V termijn 2020 te laten vernietigen.Nu moeten alleen nog de persoonsgegevens worden geanonimiseerd.Ik ben me bewust van de…Doorgaan
Personeelsdossiers bewaartermijnen
is deze discussie begonnen. Laatste reactie van H. Pieksma 27 Sept 2023. 7 Antwoorden 0 Vindt leuk
Hallo allen,Heeft iemand wellicht een recente lijst van de stukken in een personeelsdossier waarin de huidige B en V termijnen staan? Ik ben hier momenteel mee bezig, maar misschien is deze ergens…Doorgaan
De pagina van Gerben Weenink
Recente activiteiten
"Ik zal het morgen doorsturen."
"Dag Henriëtte,
Ik weet niet of je nog actief lid ben en dit leest, maar ik zou graag het door jou genoemde document met bewaartermijnen in relatie tot personeelsdossiers willen zien.
Alvast bedankt."
"Ik sluit me aan bij de oplossing van Gert. In de praktijk is het prima werkbaar dat een deel van een dossier analoog is gearchiveerd en een deel digitaal. Zeker aangezien veel organisaties al vóór het nemen van een vervangingsbesluit…"
"ik zou voor oplossing 2 kiezen: Een verwijzing maken vanuit het analoge dossier naar de zaak in het DMS en vice versa
dat lijkt me het minste werk. Je kunt het analoge dossier verder gewoon na afloop van de hiervoor geldende bewaartermijn…"
Afsluiten analoge dossiers tijdens digitale overgang
Beste collega's,Een groot aantal organisaties werkt digitaal. Toch zijn er nog vaak analoge dossiers aanwezig.Wat ik me afvraag is hoe worden deze analoge dossiers afgesloten op het moment dat vervanging is afgegeven.Ik verduidelijk dit dmv een casus. Stel gemeente X heeft vervanging gekregen per 1 juli 2022. Wat doen ze dan met de analoge dossiers, aangezien er nog vele lopende analoge dossiers zijn.Als voorbeeld neem ik een overeenkomst. Stel deze is in mei 2021 aangegaan voor een looptijd…See More
"Zie ook: Wat vernietigen aan metadata? - BREED - over de grenzen van informatie (breednetwerk.nl)"
Metadata vernietigen verplicht?
Goedemorgen,Er worden in onze organisatie overeenkomsten en contracten opgeslagen als objecttype. Dit objecttype wordt gerelateerd aan een zaaktype en bestaat uit een document plus bijbehorende metadata. Nu zijn wij erachter gekomen dat het objecttype niet te verwijderen is, alleen de overeenkomst. Maw, na verwijdering vd overeenkomst blijven de metadata achter mochten we voor deze mogelijkheid kiezen. Maar los van of dit een fraaie oplossing is, vraag ik mij af of je ook verplicht bent om…See More
"Hallo Gerben,
Ik heb geen statistieken hierover, maar er zijn voldoende denkbare gevallen dat mensen hun dossier alsnog willen inzien. Denk alleen al aan de Jeugdzorg, waarbij kinderen volwassen zijn geworden en willen weten wat er in hun dossier…"
"Hoi Rob,
bedankt voor je toelichting, dan heb ik 'm nu geheel helder!
Wat ik mij alleen nog afvraag is: hoe vaak komt het voor dat iemand dus na bijvoorbeeld 12 jaar! nadat hij geen gebruik meer maakt van de dienst, ineens een reden ziet om te…"
"Hallo Gerben,
Domme vragen bestaan niet, zeker niet hier. De bewaartermijn gaat pas lopen na het sluiten van het dossier. Als deze termijn 10 jaar is, mag het dossier na 10 jaar (dus pas in het elfde jaar) worden vernietigd. In die periode is dus…"
"Hoi Rob, bedankt voor deze toevoeging. Ik ga het voorleggen.
Ik heb nog 1 (misschien wel domme) vraag maar op het moment dat een dossier (zaak) beëindigd is, wordt er een vernietigingstermijn aan gehangen. Bv een WMO dossier. Het dossier (en…"
"@Mooie oplossing, die recht doet aan alle belangen. Voor ons was de kwestie om de autorisaties binnen het Zaaksysteem wat stringenter in te richten. "
"Beste vakgenoten,
Binnen de gemeente Den Haag hebben we vorig jaar dezelfde discussie gehad en afwegingen gemaakt. We hebben hierbij ook gekeken naar andere gemeenten en kwamen tot de conclusie dat de discussie omtrent opname van de…"
"Bedankt voor je antwoord Rens,
Ik las ook nog een stuk van NB onze eigen archivaris, ik citeer:
"Het gebruik van bijzondere persoonsgegevens op een overzicht van te vernietigen archiefbescheiden is volgens de bepalingen uit de AW en AVG niet…"
"Gerben, je geeft aan: "Ik ben zelf van mening dat een antwoord met 'Uw dossier is vernietigd op grond van de wettelijke selectielijst (Archiefwet art etc)' voldoende is (...)".
Ik ben het daar net als Caroline helemaal mee eens.…"
Profielgegevens
- About me
- Ik ben werkzaam voor Maandag BV. Via deze organisatie wordt ik gedetacheerd bij diverse publieke organisaties met diverse inhoudelijke opdrachten op het gebied van informatiemanagement.
Prikbord (1 commentaar)
- Op 25 Januari 2021 om 15.39 zei
Yvonne Welings...
Beste Gerben,
Van harte welkom op het Breed netwerk.
Wij zouden het leuk vinden wanneer je actief deelneemt aan discussies. Op dit platform delen we informatie op ons vakgebied met elkaar, dat doen we al sinds 2007! Je kunt ook lid worden van verschillende groepen zoals Open the black box, e-depot, privacy en security, toezicht, data en archivering, kwaliteitsgroep informatie management, opleidingen, vacatures, Zaakgericht werken, de nieuwe Omgevingswet 2022, waardering en selectie en open data.
Een keer per maand ontvang je onze nieuwsbrief.
Met vriendelijke groet,
redactie BREED
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
