BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Afsluiten analoge dossiers tijdens digitale overgang

Beste collega's,

Een groot aantal organisaties werkt digitaal. Toch zijn er nog vaak analoge dossiers aanwezig.

Wat ik me afvraag is hoe worden deze analoge dossiers afgesloten op het moment dat vervanging is afgegeven.

Ik verduidelijk dit dmv een casus. Stel gemeente X heeft vervanging gekregen per 1 juli 2022. Wat doen ze dan met de analoge dossiers, aangezien er nog vele lopende analoge dossiers zijn.

Als voorbeeld neem ik een overeenkomst. Stel deze is in mei 2021 aangegaan voor een looptijd van 5 jaar. Deze overeenkomst eindigt dan in mei 2026. Op dat moment kan het dossier worden afgesloten en komt er een V termijn aan te hangen.

Zoals boven beschreven wordt er tijdens deze looptijd overgegaan naar digitaal werken.

Dit is een makkelijk voorbeeld, maar er zijn ook complexere te vinden uiteraard.

De vraag is dus, hoe wordt hier vanuit de archiefwet mee omgegaan.

Ik kan me de volgende oplossingen bedenken (vb de overeenkomst):

1) Stukken die na 1 juli 2022 digitaal worden ingeboekt uitdraaien en toevoegen aan het analoge dossier totdat deze kan worden afgesloten

2) Een verwijzing maken vanuit het analoge dossier naar de zaak in het DMS en vice versa,

3) Het analoge dossier scannen toevoegen aan de zaak in het DMS en het dossier vervolgens vernietigen.

4) anders

Je zit namelijk ook nog met de overbrenging van analoge dossiers die te bewaren zijn...

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Gert Valk op 9 Juni 2022 op 15.56

ik zou voor oplossing 2 kiezen: Een verwijzing maken vanuit het analoge dossier naar de zaak in het DMS en vice versa

dat lijkt me het minste werk. Je kunt het analoge dossier verder gewoon na afloop van de hiervoor geldende bewaartermijn vernietigen, of op dat moment alsnog scannen om het digitale dossier ook compleet te maken

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Guus Benkers op 15 Juni 2022 op 15.04

Ik sluit me aan bij de oplossing van Gert. In de praktijk is het prima werkbaar dat een deel van een dossier analoog is gearchiveerd en een deel digitaal. Zeker aangezien veel organisaties al vóór het nemen van een vervangingsbesluit documenten scannen. Daardoor is in de praktijk alle informatie voor behandelaren al digitaal vindbaar. Wanneer een dossier vernietigd moet worden, kan het tegelijkertijd zowel digitaal als analoog vernietigd worden.

Zoals Gerben echter opmerkt, levert dit wel problemen op bij te bewaren dossiers. Deze moeten dan deels analoog en deels digitaal aangeleverd worden bij de archiefbewaarplaats. In de kern is dit correct, maar het is niet praktisch. Ik kan me daarom voorstellen dat er een vervangingsbesluit met terugwerkende kracht wordt genomen voor de digitalisering van te bewaren dossiers (als men hier toestemming voor krijgt). Dan is de vraag of de organisatie dit moet doen of de archiefbewaarplaats. Aangezien de archiefbewaarplaats hiervan het meest profiteert, zou ik zeggen dat dit pas ná overbrenging gebeurt.