BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Rapportage Informatiehuishouding
wie o wie heeft er ervaring met rapportage over de informatiehuishouding?
wat rapporteer je zoal? Kwantitatief en kwalitatief aspecten?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Op BREED kennen we een aparte groep archieftoezicht.
Ter voorbereiding van de wet RGT is er in 2013 handreiking van de VNG gepubliceerd, zie deze https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2013/20130418-verantwoo...
-
-
Met de nieuwe Wet open overheid zal de vrijblijvendheid om niet te rapporteren afnemen schat ik in: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/digitale-informatiehuishoud...
-
Permalink Antwoord van Michel Weber op
-
Dank voor de info. Het helpt me al een goede weg op.
worden er ook nog rapportages gebruikt die meer ingaan op aantallen? Zodat bijvoorbeeld een dashboard visueel inzicht kan geven in de informatie stromen? Bijv. Aantal open dossiers/zaken, aantal te archiveren dossiers, omvang, etc.?
-
-
Dat was er wel, maar helaas is de toezichtinformatie Archiefwet op waarstaatjegemeente verdwenen, ik hoop nog steeds op een soort doorstart via open raadsinformatie. Bij andere bestuurslagen heb ik geen zicht hoe systematisch dit is ingericht. Het Rijk kent de erfgoedinspectie.
Wat benchmarks betreft is er meen ik een tweejaarlijkse DIV benchmark bij gemeenten, je zou eens dit na kunnen vragen bij Martin Jochems van de gemeente Apeldoorn, ook
lid van BREED.
-
-
Ok, dank voor de info!
-
Permalink Antwoord van Martijn Kerkhof op
-
Het hangt er een beetje op voor welke organisatie je dit doet, waar deze staat in zn ontwikkeling en hoe de processen binnen die organisatie zijn ingericht.
- Je kunt op strategisch en tactisch niveau verschillende handreikingen gebruiken, dit is voor de gemeenten de KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden), en voor het Rijk het toetsingskader van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed). Er is ook Rodin, die zich meer focust op het digitale informatiebeheer en van toepassing kan zijn op gemeenten en rijk. Al is dit meer een bundeling. Zo heeft de laatste bijvoorbeeld ook gekeken naar de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Je kunt hier een dashboard gebruiken op basis van een van de handreikingen.
- Als het gaat om het operationeel niveau, hangt het een beetje op wat je controleert. Een hoop organisaties hebben een archiefstap ingebouwd in DMS of zaakysteem, waarbij gekeken wordt of een dossier volledig en betrouwbaar is. Je zal dan kunnen rapporteren over de correctheid van de aangeleverde dossiers. Op basis van de velden die je inricht kun je uiteraard mooie rapportages maken en weergeven wat voor welke afdeling de percentages zijn waarop DIV/Informatiebeheer moet ingrijpen.
Kortom; het is een vrij brede vraag die je stelt ;) ik gok dat je de laatste bedoelt, maar dan zijn je rapportages dus puur een product van het proces wat je hebt ingericht rondom (digitaal) informatiebeheer.
-
-
Het gaat in eerste instantie over het operationele niveau. Organisatie onderdelen hebben hun archief dienstverlening uitbesteed, maar dat gaat vooral over het formele archief dat via post en RMA verloopt richting vernietiging of eDepot. Het DMS deel zijn ze (naast ordeningstructuren etc) zelf verantwoordelijk voor, qua vulling en voor overdracht richting RMA. Het gaat hierbij dan met name om beleidsdossiers en niet zaakgerichte dossiers.
Als je zo’n organisatie onderdeel wil informeren over hun informatiehuishouding en wil adviseren daarover, kunnen rapportages of dashboards handig zijn. Gebaseerd op feiten uit de dashboard/rapportages een onderbouwd advies kunnen geven hoe ze hun voornamelijk dynamische archief of samenwerk functionaliteit beter op orde kunnen brengen. Ik was benieuwd of er organisaties zijn die daar mee bezig zijn, wat ze rapporteren, etc.
-
-
Onderdelen zijn metadata, bestandsformaten, vernietiging, kwantiteit en kwaliteit. De laatste twee zou je moeten toetsen bijvoorbeeld middels steekproeven, hoe volledig zijn de dossiers, sluiten gebruikers hun dossiers/zaken af? Archivering staat niet alleen en heeft een sterke verbinding met AVG en informatiebeveiliging. De beheersomgeving zelf is voorzien van kaders en richtlijnen, neem
ik aan? Zo niet, audit die omgeving.
-
Permalink Antwoord van Wilfried Hoffman op
-
Operationeel, redeneer je dan vanuit
- DIV
- teams / afdelingen
Mijn persoonlijke advies:
sluit de rapportage op operationeel niveau zo dicht mogelijk aan bij de werkzaamheden van de uitvoerende medewerkers, zodat het voor hen herkenbaar is en ze ook feedback krijgen op de kwaliteit van hun werk
- volledigheid van dossiers
- kwaliteit van beschrijven, zijn items zodanig beschreven dat ze ook vindbaar zijn (GEHOPT)
- kennis en ervaring: heeft iedereen een training DMS / ZS doorlopen. Het komt regelmatig voor dat medewerkers al geruime tijd werken zonder een dergelijke training te hebben gevolgd. Geen wonder dat er ruis ontstaat binnen de informatiehuishouding
- gebruik van opslagsystemen: het aantal systemen / omgevingen waarin opslag van informatie plaatsvindt. basisprincipe zou moeten zijn, eenmalige opslag, meervoudig gebruik. Hoe meer omgevingen waarin wordt opgeslagen hoe lastiger het beheer met alle gevolgen voor de informatiehuishouding. Netwerkschijven, onedrive etc. zijn omgevingen waarin veel wordt opgeslagen maar die slecht toegankelijk en beheerbaar zijn
- voorkomen van duplicaten, duidelijkheid van authenticiteit van documenten (laatste versies)
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
