BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Archiveren van data uit databases en procesapplicaties

Collega's

Ik ben, vanuit mijn adviesrol, nieuwsgierig hoe om te gaan met data in databases en procesapplicaties. In hoeverre is die data archiefwaardig en te waarderen op basis van onze nieuwe selectielijst die uitgaat van procesinformatie. Het gaat mij niet om de documenten die in het DMS/RMA zitten want dat is wel duidelijk. Is het wachten op het zaaksysteem of kunnen /moeten wij hier iets mee?

Ik ben benieuwd!

Met vriendelijke groet,

Arjan Drupsteen

Gemeente Groningen

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 April 2019 op 9.19

Ken je deze bijdrage ook ?

Vanaf 1 januari 2020 komt er een verplichting voor gemeenten om algoritmes te bewaren, best practises zijn welkom.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/architectuurplaat-voor-data...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 18 April 2019 op 9.54

is het relevante procesinformatie?

Ik stel me altijd de boekhouding voor. Uitdraaien om in dozen in het archief te zetten ontvangen we al jaren niet meer. De boekhouding is er nog steeds. Is dat relevante informatie / archiefmateriaal? Zo ja, dan moet je daar wat mee.
Een zaaksysteem gaat hier niets mee doen, dus daar hoef je niet op te wachten.
Je zou je af kunnen vragen op welke manier de informatie/data in het boekhoudsysteem wordt beheerd. En zo doe je dat met alle databases/procesapplicaties. Dan ben je bezig met informatiebeheer. van de (hele) organisatie en niet slechts met een beperkt deel. Je DMS of zaaksysteem is slechts een van de applicaties waar je je als informatiebeheerder mee zou kunnen bemoeien.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 April 2019 op 9.59

Als overheidsorganisatie ontkom je niet aan de taak om je te verantwoorden over het gebruik van data naar burgers en gemeenteraden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 18 April 2019 op 10.11

ook dat nog... :-)

Yvonne Welings zei:

Als overheidsorganisatie ontkom je niet aan de taak om je te verantwoorden over het gebruik van data naar burgers en gemeenteraden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 April 2019 op 10.43

Zeg dat wel, ook dat nog. ik heb vanochtend een kennissessie bijgewoond van Pels Rijcken over AI. daar werd me nog een duidelijk gemaakt dat ook in jurisprudentie verantwoording en data een belangrijke rol speelt.

Zie ook kamerbrief uit december 2018. ek-artificiele-intelligentie-en-algoritmen-in-de-rechtspleging.pdf

Tegelijkertijd viel me de op bij het bespreken van de VNG ledenbrief over aanpassing van de selectielijst dat sommige (kleinere) gemeenten zeggen geen data te beheren.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 18 April 2019 op 10.57

dat laatste klopt als een bus :-) Het is er wel, maar wordt zeker niet beheerd.
Ik durf het bijna niet te zeggen, maar hier zie je de grote waarde van een instrument waarmee je in beeld brengt welke data/informatie je waar beheert en hoe je dat doet. Vroeger bekend als ordeningsplan, later als dsp.
En in ons vakgebied denken velen dat het allemaal niet nodig is en het vullen van een zaaktypecatalogus voor en in het zaaksysteem voldoende is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 April 2019 op 12.07

Kennen jullie dit rapport ook al?

https://rog.pleio.nl/file/download/57899668/Regie%20op%20gegevens%2...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 April 2019 op 13.45

‘We staan aan de vooravond van een datarevolutie’

VNG Magazine nummer 7, 19 april 2019

Tekst: Cindy Castricum | Beeld: Planet

Begin dit jaar waren Nathan Ducastel en Hugo Aalders namens de VNG op studiereis naar Silicon Valley. Samen met hun reisgenoten van andere publieke organisaties keken ze hun ogen uit in het land van de onbegrensde mogelijkheden. Momenteel werken ze met alle deelnemers aan een manifest om anderen deelgenoot te maken van hetgeen ze in Amerika hebben opgestoken.

https://vng.nl/we-staan-aan-de-vooravond-van-een-datarevolutie

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 23 April 2019 op 11.10

Yvonne, je doelt met onderstaande waarschijnlijk op het voorstel van de VNG voor herziening van de selectielijst dat tot vorige week ter inzage lag?

Laten we hopen dat deze kort-door-de-bocht-maatregel nog wordt geschrapt of aangescherpt. Wat een contraproductief paniekvoetbal... Wij hebben vanuit onze gemeente in elk geval stevig gereageerd naar de VNG.

Yvonne Welings zei:

(...)

Vanaf 1 januari 2020 komt er een verplichting voor gemeenten om algoritmes te bewaren, best practises zijn welkom.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 23 April 2019 op 11.38

Inderdaad dat wordt bedoeld, bij onze gemeenten is juist zeer positief gereageerd op dit voorstel maar wel met de kanttekening dat centraal goed moet worden aangegeven hoe algoritmes gearchiveerd moeten worden. Dat is een grote vraag.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 23 April 2019 op 11.45

Weet jij trouwens waarom de VNG voor één generieke termijn heeft gekozen ongeacht het type algoritme (dus niet alleen zelflerende algoritmes, maar ook de traditionele beslisbomen) of de zwaarte van de impact van het gebruik?

Ik vind het heel gek dat als we het besluit waarvoor we een algoritme gebruiken maar één jaar hoeven te bewaren, dat we dan wel het algoritme plus alle achterliggende documentatie eeuwig moeten bewaren.

Het hoe-vraagstuk is inderdaad interessant en zijn er ontzettend veel verschillende mogelijkheden (daarom ook zo jammer dat de VNG geen ruimte biedt om daarmee te experimenteren/leren). Voor zo ver ik weet, is er op dit moment maar één gemeente concreet bezig met het opzetten van een structureel control-mechanisme voor het gebruik van zelflerende algoritmes. Voor de archiefcomponent is er al een landelijke werkgroep, maar die is pas net begonnen en levert waarschijnlijk pas eind van het jaar concrete richtlijnen op.