BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Alle inkomende post in een zaaksysteem?
In Tilburg zijn we bezig met de implementatie van het zaakgericht werken. Dienstverlenende processen en producten zijn daarbij het uitgangspunt. We doen dat niet met een big bang maar fasegewijs; voor alle kanalen (post, e-mail, web, balie, telefonie, etc.).
Een actueel vraagstuk is welke mogelijkheden er zijn om alle inkomende post te verwerken in het Zaaksysteem, ongeacht of die nu wel of niet gedefinieerd kan worden als zaak (conform de welbekende definitie). Denk daarbij aan circulaires, richtlijnen, etc. van andere overheidsorganen. Het gaat dan met name om die laatste categorie. Wie heeft daar ervaring mee en wil die met ons delen?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
In Waalwijk maken we van alle stukken een zaak of koppelen deze aan een zaak.
Voor circulaires hebben we een aparte zaakkaart gemaakt, zodat deze informatie ook weer snel op te zoeken is.
Deze zaken kunnen dan inderdaad maar één document bevatten.
Het grote voordeel is dat de behandelaar maar op één plek in het systeem hoeft te kijken voor alle te behandelen stukken. Ze hoeven dan niet een werkvoorraad voor zaken en een werkvoorraad voor documenten bij te houden.
Zoeken naar informatie is ook zo duidelijker, vanaf de startdatum van zaaksgewijs werken hoef je alleen op zaken te zoeken.
-
Permalink Antwoord van Terri Quinn op
-
Mijn vraag is, waarom dat niet direct een zaak is?
Met name circulaires en richtlijnen, vormen vaak het begin voor een vertaling naar beleid. Ze kunnen dus ook een trigger tot handelen zijn. Het is dan geen trigger in dienstverlenende zin, maar er kan wel een proces van begin tot eind gedefinieerd worden, vanuit een wettelijke taak.
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Vraag is of je van tevoren weet welk zaaktype je dan gaat gebruiken? Het lijkt me niet dat je voor elke circulaire het zaaktype Beleid Opstellen (of zoiets) gaat starten. Registrators of selecteurs zullen goed moeten bedenken wat de gemeentelijke taak is die (eventueel) gaat voortvloeien uit de circulaire.
-
-
Wij maken inderdaad een zaak Circulaire aan. Mocht dit een verandering van beleid starten, dan vraagt de behandelaar om een nieuwe zaak en maken wij een zaak Beleid aan. We leggen dan ook een relatie tussen de zaak Beleid en de zaak Circulaire
Ik heb zelf het idee dat meer dan de helft van de circulaires niet de start is van een beleidszaak.
-
Permalink Antwoord van Erik Huurman op
-
Mijn ervaring binnen PGGM
Elk ingezonden stuk bij PGGM, bij alle gevallen digitaal, werden geregistreerd in het zaaksysteem. Vaak was duidelijk bij welke zaak/dossier het ingezonden stuk kon worden onder gebracht. Voor de overige niet onbekende werden er per onderwerp en per unit binnen PGGM gestandaardiseerde zaaknamen aangemaakt waaronder de stukken weer eenvoudig waren terug te vinden.
De reden voor PGGM is om er voor te waken dat mochten bepaalde zaken daadwerkelijk moeten worden gestart dan wel een juridische inslag plaats zal vinden, PGGM aan de hand de ingekomen stukken deze zaak kan gaan vormen en een zaakbehandelaar aan kan wijzen in deze.
Binnen PGGM wordt elk ingezonden stuk zorgvuldig geplaatst in een categorie waar deze thuis hoort ook de berichten op social media. Voor de juridische inslag heb ik persoonlijk mijn bijdrage aangeleverd voor wat betreft de registratie van zaken.
PGGM is een niet overheidsorganisatie maar kent ook vele vormen van zaakgericht werken net als de overheid en in dat opzicht verschillen ze niet veel van elkaar. Wellicht in de modus operandi zit enige nuance verschil maar de strekking blijft gelijk.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
