BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

DSP, ZTC2.0 en integreren van procestypen uit de nieuwe selectielijst voor gemeenten 2016

Wij zijn bezig om onze 900+ DSP werkprocessen te clusteren naar zaaktypen met als basis de Gemma referentiezaaktypen uit de ZTC2.0 We willen i.p.v. de 900+ DSP werkprocessen nu de zaaktypen gaan gebruiken als basis voor onze zaakdossiers in ons DMS.

We willen de procestypen (zowel de generieke als de specifieke) uit de nieuwe selectielijst 2016 tijdens deze clustering ook meenemen. Dat betekent dat we bij elk DSP proces in beeld proberen te brengen welk procestype hierbij hoort en bij welk Gemma ZTC 2.0 referentieproces dit DSP proces hoort. DSP processen die zowel hetzelfde procestype hebben alsmede hetzelfde Gemma referentieproces zullen dan 1 zaaktype vormen.

Er zullen natuurlijk altijd uitzonderingen zijn waarbij er alsnog gekozen wordt om deze processen niet te clusteren en er toch een apart zaaktype van te maken. We streven er echter naar om het aantal zaaktypen zo laag mogelijk te houden.

We willen met deze manier van clusteren bereiken, dat onze zaaktypen voldoen aan de nieuwe selectielijst. Ook zal het voor de ambtenaar veel eenvoudiger zijn om analoge informatie te vertalen naar informatie in een digitaal zaakdossier. De kwaliteit van de informatie in de digitale zaakdossiers zal hierdoor verbeteren.

Het is best lastig om de DSP werkprocessen te linken aan het juiste procestype. Ook weten wij niet van elke DSP proces welk Gemma referentieproces hier bij hoort en moeten wij hier zelf invulling aangeven.

We zijn al best ver met de clustering. Toch zou het fijn zijn om bij twijfel te kunnen overleggen met andere gemeenten en hun visie hierop horen.

Zijn er reeds gemeenten die ervaring hebben met het clusteren van DSP werkprocessen op deze manier? Zijn er al gemeenten die de procestypen uit de nieuwe selectielijst hebben geïntegreerd in de zaaktypen in hun zaaksysteem?

Met vriendelijke groet,

Hilona Wierenga

BEDRIJFSINFORMATICUS

Gemeente Vlagtwedde

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 5 Februari 2016 op 16.42

Dag Hilona,

Waarom willen jullie dit? Waarom consolideren jullie niet de 900 DSP processen naar een acceptabel aantal en maken daar jullie zaaktypen van?

Permalink Antwoord van Hilona Wierenga op 8 Februari 2016 op 8.52

@ Henny Jochems:

Wij willen de zaaktypen juist op de 29 procestypen uit de nieuwe selectie baseren, aangezien een zaaktype op basis van het resultaat een bewaartermijn meekrijgt. Maar we zullen eerst onze 900+ DSP processen die we nu nog gebruiken ook moeten groeperen naar dezelfde stappen in het proces en dus naar de referentieprocessen van Gemma.

Een zaaktype zal dus zoveel mogelijk met een referentieproces, maar ook met een bepaald procestype moeten overeenkomen. Pas dan heb je een zaaktype waarbij alle DSP processen horen die zowel dezelfde stappen doorlopen alsmede die horen bij een bepaald procestype met bijbehorende resultaattypen uit de nieuwe selectielijst. Op die manier kun je de zaken van een bepaald zaaktype digitaal archiveren op basis van de nieuwe selectielijst.

@ Sven Blom: Wij zijn juist bezig om de 900+ DSP processen om te zetten naar een acceptabel aantal zaaktypen, maar die zaaktypen moeten dan per zaaktype ook allemaal hetzelfde procestype hebben. Je kunt anders de zaken niet volgens de nieuwe selectielijst gaan archiveren.

Het archiveren begint namelijk al bij het kiezen van een zaaktype bij het starten van een zaak. Als je dan de zaaktypen niet ook gebaseerd hebt op deze procestypen uit de nieuwe selectielijst, hoe moet je dan weten welk resultaat met welke bewaartermijn je moet kiezen?

Bij het omzetten van de DSP werkprocessen naar zaaktypen moet ook gelijk bepaald worden welke resultaattypen inclusief bewaartermijnen er bij een bepaald zaaktype hoort. Bij het starten van een zaak kies je een zaaktype waarvan de mogelijke resultaten (die horen bij 1 procestype uit de nieuwe selectielijst) bij dit zaaktype dus al vastliggen. Hoe wil je de zaken van een bepaald zaaktype anders op een fatsoenlijke manier digitaal gaan archiveren? De nieuwe selectielijst heeft juist daarom een koppeling met ZTC 2.0

Mochten jullie hier anders over denken dan hoor ik graag hoe jullie de procestypen uit de nieuwe selectielijst integreren als je 900+ DSP werkprocessen wilt clusteren naar een acceptabel aantal zaaktypen.

Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op 21 Maart 2016 op 15.44

Hoi Hilona,

Hoe ver zijn jullie al met het ombouwen van jullie processen?

Wij zijn nu ook bezig met het voorbereiden van de implementatie van zowel de ZTC2 als de nieuwe selectielijst. Voordeel is dat wij nu ongeveer 260 verschillende zaaktypen hebben, waardoor het iets overzichtelijker is. Wij zijn van het begin (vanaf 2010 is digitaal een zaaksgewijs werken uitgerold) af aan bewust afgeweken van de ZTC1, vanwege de uitgebreidheid en hebben al diverse processen samengevoegd.

Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaringen met het gebruik van de ZTC2. Persoonlijk krijg ik er een beetje een onbestemd gevoel bij. Een aantal gegevens hebben we nu ook al beschreven. Ik heb bij een flink aantal nog te beschrijven gegevens in de ZTC2 een waarheen, waarvoor-gevoel en vraag me af of we daar in de praktijk voordeel van hebben.

Permalink Antwoord van Hilona Wierenga op 22 Maart 2016 op 8.38

Hoi Stefan,

We zijn eigenlijk best ver met het clusteren van alle werkprocessen naar zaaktypen inclusief verwerking van de nieuwe selectielijst. Ik verwacht dat we eind april alles gereed hebben. In juni wordt het geïmplementeerd. We lopen er af en toe wel tegen aan dat bepaalde werkprocessen in I-Navigator worden toegewezen aan een bepaald referentieproces terwijl de stappen niet overeenkomen en in de nieuwe selectielijst de resultaten en dus de bewaartermijnen ook afwijken. Dit zijn voor ons de laatste loodjes en daar zijn we nu druk mee bezig.

Wel moeten we alle behandelaren nog groeperen naar logische rollen. Dat doen we pas nadat we alle zaaktypen bekend zijn. Uiteindelijk zullen we waarschijnlijk meer zaaktypen overhouden dan dat we van te voren hadden ingeschat.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 22 Maart 2016 op 9.45

@Hilona, waar loop je precies tegen aan, bij welke processen ? Dat kan voor anderen op BREED ook handig zijn om te weten bij het implementeren van de nieuwe lijst. Verstandig dat je nu al begint met de lijst, het is best een karwei.

Permalink Antwoord van Hilona Wierenga op 29 Maart 2016 op 9.20

@Yvonne Ik zal binnenkort een lijstje hier publiceren met "probleemprocessen".

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Maart 2016 op 9.51

Top, Hilona !

Permalink Antwoord van Mart Mommers op 23 November 2016 op 10.47

@Hilona, ben niet alleen benieuwd naar de probleemprocessen maar ook naar het resultaat van de clustering van alle werkprocessen naar zaaktypen op basis van de nieuwe selectielijst. Misschien dat het lijstje nog ergens anders binnen BREED gepubliceerd is, maar dat heb ik dan gemist :-)

Permalink Antwoord van Hilona Wierenga op 5 December 2016 op 10.55

Dit is het overzicht met al onze werkprocessen (DSP uit I-Navigator) geclusterd naar zaaktypen, waarbij elk zaaktype weer is gekoppeld met een procestype uit de nieuwe archiefselectielijst 2017

Deze lijst is nog in bewerking. De zwarte records zijn zo goed als gereed. De rode records hebben wij nog geen idee hoe we die moeten toewijzen aan een zaaktype en procestype. De gele records zijn al geclusterd maar we hebben daar nog geen zaaktype naam voor bedacht. De overige kleuren zijn ook records waar we nog vragen over hebben.

Ik hoop dat jullie hier iets mee kunnen. Mocht iemand van de records in het rood een idee hebben welke procestype uit de nieuwe selectielijst we kunnen toewijzen aan betreffende werkproces dan hoor ik het graag. Mocht iemand zaken constateren die nieuwe juist zijn dan hoor ik het ook graag.

Met vriendelijke groet,

Hilona Wierenga

Informatiemanager

gemeente Bellingwedde/Westerwolde i.o.

Permalink Antwoord van Mart Mommers op 5 December 2016 op 10.58

Dankjewel Hilona. Zou je de lijst nog willen uploaden?

Permalink Antwoord van Hilona Wierenga op 5 December 2016 op 11.01

Hoi Mark,

Ik heb de lijst toegevoegd, maar ik krijg een zandloper. Het kan dus nog even duren denk ik.

Permalink Antwoord van Mart Mommers op 5 December 2016 op 11.02

Dankjewel Hilona. Ben erg benieuwd. Top dat je dit met ons wil delen.

Hilona Wierenga zei: