BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Welke gemeenten hebben nog niet ingestemd met de VNG ontwerp selectielijst gemeenten 2017?
Ik heb de gemeente waar ik werk geadviseerd eerst te onderzoeken of de nieuwe ontwerp selectielijst compatibel is met de inrichting en gebruik van hun DMS/RMA en dat hebben ze de VNG laten weten. In een reactie daarop gaf de VNG aan dat dit erg onverstandig is omdat:
1. De selectielijst 2012 ingetrokken wordt na vaststelling 2017 door NA zodat wij zonder sel.lijst komen te zitten.
2. Inmiddels 90% van de gemeenten al ingestemd heeft met de sel.lijst en dat de overige 10% (minus onze gemeente) snel zal volgen.
Nu weet ik uit mijn vorige baan (vaststellen sel.lijsten NA) dat de 2012 lijst niet ingetrokken kan worden omdat dan alle bewerkingen die met die lijst zijn uitgevoerd ongeldig zijn geworden. De lijst zal worden afgesloten, waarschijnlijk m.i.v. de datum van vaststelling. Een gemeente is niet verplicht met terugwerkende kracht de nieuwe lijst te gaan gebruiken. Dat is soms niet eens mogelijk gezien de ordening van (fysieke) afgesloten dossiers. Daar zullen niet meteen problemen ontstaan.
En ik kan me eigenlijk niet voorstellen dat wij de enige gemeente zijn die aan hebben gegeven nu nog niet akkoord te kunnen gaan met de lijst 2017. Ik weet dat de eerste ontwerp sel.lijst vorig jaar aan de gemeenten is toegestuurd, maar DIV beleidsadvies had al meer dan genoeg te doen en heeft hier oppervlakkig naar gekeken.
Wie weet of er meer gemeenten zijn die nog geen akkoord hebben gegeven aan de VNG?
Werk je bij 1 van deze gemeenten, wil je dan aangeven wat daarvoor de reden is?
Willen jullie wat meer info. over wat wij denken te gaan onderzoeken laat dat dan even weten. Dan voeg ik nog wat aanvullende info. toe.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag. Alle 12 gemeenten waarvoor ik werk hebben ingestemd, met slechts een hekkensluiter. Ik vermoed dat die 10% bestaat uit gemeenten, die het bijbehorende collegebesluit niet tijdig hebben voorbereid. Ook grote gemeenten hebben tijdig ingestemd, die hebben over het algemeen toch wat gecompliceerde processen. Wat tot meer acceptatie heeft bijgedragen, zijn m.i. de leermomenten uit de pilotgemeenten waardoor er zaken in het concept zijn verbeterd.
Overigens is het veel werk, begin tijdig met de implementatie.
-
Permalink Antwoord van Arjan Verstegen op
-
Waarom zou de lijst (mogelijk) niet verenigbaar zijn met de inrichting en het gebruik van DMS/RMA?
-
Permalink Antwoord van Marian Hanzens op
-
Een goede vraag en ik zal de situatie schetsen.
Voor een deel van de processen is vervanging geregeld en deze zijn digitaal en de dossiers zijn zonder problemen te koppelen aan de processen in de nieuwe selectielijst. Voor de overige processen zijn de fysieke dossiers leidend, hoewel veel documenten in het DMS zijn opgeslagen, maar los. De dossier eigenaar levert na sluiten van de zaak een klassiek papieren dossier aan de DIV specialisten VVA aan. Deze specialisten bewerken de dossiers voorzien ze van een waardering en zetten ze in een depot. Papieren dossiers zijn in de meerderheid.
De nieuwe selectielijst is compatibel met de ZTC en digitaal werken. De fysieke dossiers zijn i.i.g. compatibel met de selectielijst 2012. Het lijkt mij verstandig om eerst te onderzoeken of de sel.lijst 2017 ook toepasbaar is op alle fysieke dossiers die nog worden aangemaakt.
Laat weten als dit meer vragen oproept.
-
-
Marian, dat is juist in de pilots uitgeprobeerd en inderdaad de nieuwe lijst is met name geschikt voor digitale documenten. Dat is ook een van de redenen waarom deze lijst niet met terugwerkende kracht geldig is.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
In hoeverre zijn de papieren/fysieke dossiers compatibel met de huidige selectielijst?
Met de huidige en met de nieuwe lijst moet je een vertaalslag maken van de selectielijst naar je archiefmateriaal.
De nieuwe lijst gaat uit van procesmatig werken en werkt met procestypen. De vertaalslag is anders. Praktisch levert het weinig problemen op. Althans, dat is mijn ervaring bij de cursus.Mijn voorstel is om met degenen die het selectiewerk doen eens om de tafel te zitten en te kijken of ze met de lijst uit de voeten kunnen. Gewoon, praktisch. Maak het niet moeilijker dan het is, dat is nergens voor nodig.
-
-
Praktijk is anders. Jack.
-
-
wat denk je nou, Yvonne? Dat ik niet in de praktijk werk? Kom op nou.
Je verwijst zelf naar de pilots. Daarin bleek ook dat de lijst bruikbaar is, ook als nog niet volledig procesgericht wordt gewerkt (al dan niet digitaal). Maar los daarvan: ik baseer mijn antwoord op oefening met de lijst in diverse cursussen en mijn praktijkomgeving (ja, ik werk ook gewoon bij een gemeente waar de lijst straks toegepast moet worden. En nee, wij werken niet procesgericht).
Als je kennis hebt van selectie en vernietiging en van de processen in de organisatie, dan is het echt geen 'rocket science' om de lijst toe te passen op dossiers die gevormd zijn aan de hand van de BAC.
Yvonne Welings zei:Praktijk is anders. Jack.
-
-
Een dergelijke opmerking is algemeen bedoeld. De echte reacties van gemeenten zullen we pas krijgen als medewerkers er mee aan de slag gaan en dat is bij de pilots gebeurd.
Behalve een wat kleinere gemeente, die al digitaal werkte, was bij de andere grotere pilotgemeenten het gevoelen: het is te doen, maar eenvoudig is het niet.
-
-
@Marian, als je de VNG niet machtigt, moet je zelf als gemeente een lijst gaan samenstellen, dat is geen sinecure.
Feitelijk had jouw advies vorig jaar moeten plaatsvinden, dan had je je ook kunnen aanmelden als pilot en was de feedback betrokken in het voorliggende concept. De lijst is al met een jaar uitgesteld.
-
-
Bedankt voor alle reacties. Ik was gisterenmiddag en -avond bij een bijeenkomst en kan nu weer reageren.
Ik werk sinds begin dit jaar bij deze gemeente en door grote werkdruk was er hier nog niet inhoudelijk goed naar gekeken. Ik vind dat een gemeente ook voor zichzelf moet bepalen of de lijst toepasbaar is. En inderdaad, als je de VNG niet machtigt moet je zelf een lijst laten vaststellen, maar je kan altijd grote delen van de lijsten 2012 en 2017 gebruiken. Je maakt de lijst dan op maat voor je eigen gemeente. Ik wil niet zeggen dat dit hier gaat gebeuren, dat is wat we z.s.m. willen uitzoeken. Samen met de mensen die de selectie en vernietiging uitvoeren.
Er is hier vorig jaar het initiatief genomen om een SIO in te stellen, o.a. voor het vaststellen van de jaarlijkse hotspots. Doen meer gemeentes dat, of zijn wij een uitzondering?
@jack karelse Jouw reactie stelt gerust omdat jullie niet procesgericht werken en wel met de nieuwe lijst uit de voeten kunnen. Hebben jullie een concordantie gemaakt?
-
-
@Marian, voor de hot spots komt nog een handreiking vanuit de VNG.
Namens 12 gemeenten hebben we vorig jaar een reactie gestuurd en inderdaad om een concordantie gevraagd. Omdat Jack voor VHIC werkt, kan hij het beste hierop reageren.
Alternatief voor de concordantie is het overzicht Selectielijst 2017 procestype geordend op taak (Iv3).
-
-
Hallo Marian,
nee, we hebben geen concordans gemaakt. Vorige ronde ook niet. En dan is het toch hetzelfde: vanuit de BAC of onderwerp/zaak van het dossier een selectiecategorie toekennen. Je moest je de categorieën eigen maken.
Daar verandert niet zo veel aan. Behalve dat je je nu niet de categorieën eigen moet maken, maar de procestypen. Op het eerste gezicht kan dat best lastig lijken. In de praktijk valt het echt mee.
Theoretisch: misschien zouden wij de nieuwe lijst niet moeten toepassen omdat deze niet aansluit op onze informatiehuishouding/de manier waarop het archief geordend is. Dat is nog steeds de BAC/op onderwerp. Aan de andere kant zijn (vrijwel) alle dossiers terug te herleiden naar een procestype.
Je kunt het allemaal zo moeilijk maken als je zelf wil; nodig is dat niet. Ga eens met de selecteurs om de tafel en kijk er eens naar. Aan de hand van enkele dossiers. Als er geen andere toestanden spelen, durf ik te voorspellen dat het best in orde komt.
Groeten,Jack
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
