BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Welke gemeenten hebben nog niet ingestemd met de VNG ontwerp selectielijst gemeenten 2017?

Ik heb de gemeente waar ik werk geadviseerd eerst te onderzoeken of de nieuwe ontwerp selectielijst compatibel is met de inrichting en gebruik van hun DMS/RMA en dat hebben ze de VNG laten weten. In een reactie daarop gaf de VNG aan dat dit erg onverstandig is omdat:

1. De selectielijst 2012 ingetrokken wordt na vaststelling 2017 door NA zodat wij zonder sel.lijst komen te zitten.

2. Inmiddels 90% van de gemeenten al ingestemd heeft met de sel.lijst en dat de overige 10% (minus onze gemeente) snel zal volgen.

Nu weet ik uit mijn vorige baan (vaststellen sel.lijsten NA) dat de 2012 lijst niet ingetrokken kan worden omdat dan alle bewerkingen die met die lijst zijn uitgevoerd ongeldig zijn geworden. De lijst zal worden afgesloten, waarschijnlijk m.i.v. de datum van vaststelling. Een gemeente is niet verplicht met terugwerkende kracht de nieuwe lijst te gaan gebruiken. Dat is soms niet eens mogelijk gezien de ordening van (fysieke) afgesloten dossiers. Daar zullen niet meteen problemen ontstaan.

En ik kan me eigenlijk niet voorstellen dat wij de enige gemeente zijn die aan hebben gegeven nu nog niet akkoord te kunnen gaan met de lijst 2017. Ik weet dat de eerste ontwerp sel.lijst vorig jaar aan de gemeenten is toegestuurd, maar DIV beleidsadvies had al meer dan genoeg te doen en heeft hier oppervlakkig naar gekeken.

Wie weet of er meer gemeenten zijn die nog geen akkoord hebben gegeven aan de VNG?

Werk je bij 1 van deze gemeenten, wil je dan aangeven wat daarvoor de reden is?

Willen jullie wat meer info. over wat wij denken te gaan onderzoeken laat dat dan even weten. Dan voeg ik nog wat aanvullende info. toe.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marian Hanzens op 15 Maart 2016 op 9.55

Dag Jack,

Bedankt voor je reactie. Ik ben voor een praktische aanpak dus dat gaan we zeker doen. Het is soms jammer dat je in de overgangsfase niet deels de oude lijst mag blijven gebruiken voor de fysieke (BAC) dossiers en de nieuwe voor de procesgerichte digitale dossiers. Maar dan zou je theoretisch eenzelfde dossier verschillend kunnen gaan waarderen op basis van de verschijningsvorm.

Groet,

Marian

@Yvonne Klopt dat de VNG nog met een handreiking hotspotmonitor komt en als die eenzelfde werkwijze heeft als de handreiking voor departementen zal het SIO daar wellicht een rol in hebben. De handreiking voor instellen van een SIO is er al wel even en daarom ben ik benieuwd of er al SIO's zijn ingesteld bij gemeentes. Kan ik daarvoor beter opnieuw een vraag stellen?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 Maart 2016 op 10.01

@Marian, ik kan je niet meer vertellen, ken die nl. nog niet.

Er zijn bij verschillende gemeentes al SIO's ingesteld, ik noem als voorbeeld Deventer en Amsterdam.

In Tilburg denken we het SIO onder te brengen bij de CIO board.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van jack karelse op 15 Maart 2016 op 10.10

@Marian,
Ach, het is wellicht hellend vlak, maar als je de beslissing neemt om voor de BAC-dossiers de oude lijst nog toe te passen (wel rekening houdend met gewijzigde bewaartermijnen), dan zou het toch heel gek zijn als iemand daar enorm over valt. Het gaat er om dat je kwalitatief goed werkt en zorgvuldig selectie op vernietiging toepast.
Als je dat kunt laten zien en kunt verantwoorden, dan is het toch in orde?

Op basis van wat je schrijft komt het er op neer dat de BAC-dossiers een 'uitstervende' dossiersoort zijn; digitaal materiaal is op proces/zaakgericht gevormd. En dus heb je het over een praktische tijdelijke oplossing.
Je mag altijd afwijken van een selectielijst, mits gemotiveerd. En goed om te overleggen met betrokkenen, natuurlijk (incl toezichthouder/archivaris).