Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 26 Maart 2010 op 11.21

@Bas de Groot
Ten aanzien van de toetsbaarheid kunnen de NEN-normen wel degelijk worden 'meegenomen' in de inspecties. Het hangt er alleen maar vanaf hoe je de inspecties inricht. In Utrecht toetsen we niet alleen op rechtmatigheid (waarbij we vooralsnog op de 23081 wel kunnen toetsen, want genoemd in art. 19 AR), maar ook op doelmatigheid. De normen zijn een belangrijk breder kader dan de wet- en regelgeving alleen om de informatiehuishouding van een organisatie te kunnen bekijken. We kijken daarbij nadrukkelijk verder dan alleen de DIV-afdeling.

Jouw suggesties en die van Ad hoe dit in de praktijk aan te pakken zijn natuurlijk zeer zinvol. We toetsen als inspectie of er een metadataschema is en wat de kwaliteit ervan is. We schrijven niet voor hoe het er uit moet zien.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 26 Maart 2010 op 11.44

@ Bernard: mbt verbindend zijn van normen: in de bouw wordt ook wel degelijk nog met de normen gecontroleerd, maar is men het erover eens dat dat lukt zolang er geen proces wordt aangespannen omdat op basis van de norm bv een aangevraagde vergunning is afgewezen. De status van de normen op dit moment is eerder een "gentlemen's agreement" dan een keiharde eis. Het is een handig en bruikbaar controlemiddel, maar heeft geen gevolgen indien men niet aan de norm voldoet, ondanks dat deze in de AR vermeld staat.

Vwb de inrichting van een schema: als de kwaliteit van een schema (op basis van een norm waar de gemeente mogelijk niet eens over beschikt) onvoldoende wordt geacht, dan geeft de inspectie toch hopelijk ook zo concreet mogelijk aan op welke punten en op welke manier dat schema aangepast moet worden? Dat is denk ik wat Marc bedoelt. Als dat niet gebeurt, dan is het nut van de inspectie een stuk minder: er wordt immers niet gezamenlijk naar een werkende oplossing gezocht.

Overigens is opleiding op het punt van wat de normen inhouden denk ik een eerste vereiste: als je de eerste keer een norm openslaat, en je werkt niet dagelijks met normen, dan kan ik me voorstellen dat de praktische uitwerking lang niet altijd voor de hand ligt...

Bernard Mantel zei:

@Bas de Groot
Ten aanzien van de toetsbaarheid kunnen de NEN-normen wel degelijk worden 'meegenomen' in de inspecties. Het hangt er alleen maar vanaf hoe je de inspecties inricht. In Utrecht toetsen we niet alleen op rechtmatigheid (waarbij we vooralsnog op de 23081 wel kunnen toetsen, want genoemd in art. 19 AR), maar ook op doelmatigheid. De normen zijn een belangrijk breder kader dan de wet- en regelgeving alleen om de informatiehuishouding van een organisatie te kunnen bekijken. We kijken daarbij nadrukkelijk verder dan alleen de DIV-afdeling.

Jouw suggesties en die van Ad hoe dit in de praktijk aan te pakken zijn natuurlijk zeer zinvol. We toetsen als inspectie of er een metadataschema is en wat de kwaliteit ervan is. We schrijven niet voor hoe het er uit moet zien.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 26 Maart 2010 op 11.48

Natuurlijk proberen we gezamenlijk tot een oplossing te komen, bijvoorbeeld bij de aanschaf en inrichting van de DMS'sen in Utrecht en Amersfoort, waar we nadrukkelijk meekijken en onze inbreng leveren.

Blijft natuurlijk dat dit ook voor ons taaie kost is en zoeken naar manieren om e.e.a. in de praktijk toe te passen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ad van Heijst op 26 Maart 2010 op 12.11

Metadataschema's zijn heel erg handig en die moeten we ook maken. Er zijn goede schema's op de markt, het zou niet slim zijn om deze niet te gebruiken, want ze besparen veel werk.
Waar we vaak de fout in gaan is het volgende.
We hebben documenten. Daaraan koppelen we metadata. Die metadata worden ontleend aan een metadataschema, maar opgeslagen in een metadataverzameling . Het document komt in een documentendatabase, met een link naar de metadataverzameling.
Metadataverzameling en documentenverzameling zijn dus verbonden door een link, maar verder fysiek gescheiden. Een zijden draadje. Dat merk je wanneer je documenten met metadata gaat overzetten van het ene systeem naar het andere.
Raak je de metadataverzameling kwijt, dan zijn je documenten niet meer op te roepen, want de metadata zijn niet opgenomen in het document. Dat doen we tot nu toe niet (of, leveranciers, vergis ik mij?).
De metadata zouden kunnen worden toegevoegd in de documenteigenschappen in Word, Write of PDF. Het mooiste zou zijn wanneer een DMS dit automatisch doet, dus IN de wrapper van het document de metadata opslaan. De metadata zouden dan onlosmakelijk onderdeel uitmaken van het document.
Dit verplicht stellen zou een enorme kracht betekenen voor het documentenbeheer, omdat je hierdoor de documenten onafhankelijk van systemen kunt gebruiken, mét de meegeleverde metadata IN die documenten. Je kunt dan documenten die door de ene organisatie van metadata zijn voorzien, meteen importeren in jouw systeem, eventueeel aangevuld met nog enkele organisatiespecifieke metadata. Een document heeft dan dus steeds in zich: de gegevens uit het werkproces, de zaakgegevens, de documentgegevens: alle gegevens die je aan een document hebt meegegeven. Daarnaast is het dan natuurlijk ook nog op woord of woordelement doorzoekbaar.

Het metadatasysteem zou gebruikt moeten worden om aan het document zelf die kenmerken mee te geven, aan de hand waarvan we het later weer willen terugvinden.



Bernard Mantel zei:

Natuurlijk proberen we gezamenlijk tot een oplossing te komen, bijvoorbeeld bij de aanschaf en inrichting van de DMS'sen in Utrecht en Amersfoort, waar we nadrukkelijk meekijken en onze inbreng leveren.

Blijft natuurlijk dat dit ook voor ons taaie kost is en zoeken naar manieren om e.e.a. in de praktijk toe te passen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 26 Maart 2010 op 12.21

Wel mee eens, maar hoe ga je dat concreet doen? Die manier van werken legt de plicht tot registratie van bijna alle metadata bij de eindgebruiker, met minder mogelijkheid tot centrale controle op de registratie bij de huidige technische stand van zaken. Je zou dan van je kantoortoepassing je archiefsysteem maken.

Ad van Heijst zei:

Metadataschema's zijn heel erg handig en die moeten we ook maken. Er zijn goede schema's op de markt, het zou niet slim zijn om deze niet te gebruiken, want ze besparen veel werk.
Waar we vaak de fout in gaan is het volgende.
We hebben documenten. Daaraan koppelen we metadata. Die metadata worden ontleend aan een metadataschema, maar opgeslagen in een metadataverzameling . Het document komt in een documentendatabase, met een link naar de metadataverzameling.
Metadataverzameling en documentenverzameling zijn dus verbonden door een link, maar verder fysiek gescheiden. Een zijden draadje. Dat merk je wanneer je documenten met metadata gaat overzetten van het ene systeem naar het andere.
Raak je de metadataverzameling kwijt, dan zijn je documenten niet meer op te roepen, want de metadata zijn niet opgenomen in het document. Dat doen we tot nu toe niet (of, leveranciers, vergis ik mij?).
De metadata zouden kunnen worden toegevoegd in de documenteigenschappen in Word, Write of PDF. Het mooiste zou zijn wanneer een DMS dit automatisch doet, dus IN de wrapper van het document de metadata opslaan. De metadata zouden dan onlosmakelijk onderdeel uitmaken van het document.
Dit verplicht stellen zou een enorme kracht betekenen voor het documentenbeheer, omdat je hierdoor de documenten onafhankelijk van systemen kunt gebruiken, mét de meegeleverde metadata IN die documenten. Je kunt dan documenten die door de ene organisatie van metadata zijn voorzien, meteen importeren in jouw systeem, eventueeel aangevuld met nog enkele organisatiespecifieke metadata. Een document heeft dan dus steeds in zich: de gegevens uit het werkproces, de zaakgegevens, de documentgegevens: alle gegevens die je aan een document hebt meegegeven. Daarnaast is het dan natuurlijk ook nog op woord of woordelement doorzoekbaar.

Het metadatasysteem zou gebruikt moeten worden om aan het document zelf die kenmerken mee te geven, aan de hand waarvan we het later weer willen terugvinden.



Bernard Mantel zei:

Natuurlijk proberen we gezamenlijk tot een oplossing te komen, bijvoorbeeld bij de aanschaf en inrichting van de DMS'sen in Utrecht en Amersfoort, waar we nadrukkelijk meekijken en onze inbreng leveren.

Blijft natuurlijk dat dit ook voor ons taaie kost is en zoeken naar manieren om e.e.a. in de praktijk toe te passen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ad van Heijst op 26 Maart 2010 op 12.42

Goed zo Bas! Dus...... denk eens door......

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 26 Maart 2010 op 12.56

Denkt verwoed na over hoe je DSP-metadata importeert in een excel-bestand....komt uit bij de ontwikkeling van een maatwerk-kantoortoepassing obv OSS waarin je metadatavelden aan de documenteigenschappen kunt toevoegen en/of wijzigen, en die kunt vullen vanuit je DSP.....maar blijft steken in de mogelijkheid tot centrale controle op de daadwerkelijke registratie...en het probleem van migratie/conversie/emulatie...
Oh ye of little faith ;-)

Ad van Heijst zei:

Goed zo Bas! Dus...... denk eens door......

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ad van Heijst op 26 Maart 2010 op 13.02

goed dat het weekeinde eraan komt, Bas. Geeft je wat extra bedenktijd.
Ondertussen gaan we natuurlijk eerst Office toetsen aan NEN 2082

Bas de Groot zei:

Denkt verwoed na over hoe je DSP-metadata importeert in een excel-bestand....komt uit bij de ontwikkeling van een maatwerk-kantoortoepassing obv OSS waarin je metadatavelden aan de documenteigenschappen kunt toevoegen en/of wijzigen, en die kunt vullen vanuit je DSP.....maar blijft steken in de mogelijkheid tot centrale controle op de daadwerkelijke registratie...en het probleem van migratie/conversie/emulatie...
Oh ye of little faith ;-)

Ad van Heijst zei:

Goed zo Bas! Dus...... denk eens door......

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 26 Maart 2010 op 13.07

Maar dat is juist het probleem: Office voldoet wschl op een heel aantal punten niet aan de 2082...of zie ik dat verkeerd?

Ad van Heijst zei:

goed dat het weekeinde eraan komt, Bas. Geeft je wat extra bedenktijd.
Ondertussen gaan we natuurlijk eerst Office toetsen aan NEN 2082

Bas de Groot zei:

Denkt verwoed na over hoe je DSP-metadata importeert in een excel-bestand....komt uit bij de ontwikkeling van een maatwerk-kantoortoepassing obv OSS waarin je metadatavelden aan de documenteigenschappen kunt toevoegen en/of wijzigen, en die kunt vullen vanuit je DSP.....maar blijft steken in de mogelijkheid tot centrale controle op de daadwerkelijke registratie...en het probleem van migratie/conversie/emulatie...
Oh ye of little faith ;-)

Ad van Heijst zei:

Goed zo Bas! Dus...... denk eens door......

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marc Bonnes op 29 Maart 2010 op 7.19

Dat is nou net mijn bezwaar. Wij mogen op basis van een norm iets bedenken en de inspecteur mag het naar believen lek schieten. Ik zou liever zien dat de inspecteur aangeeft hoe hij het hebben wil.

Bas de Groot zei:

Ik denk dat een probleem gevormd wordt door de beschikbaarheid van de normen en de beschikbare tijd om die naar de praktijk uit te werken.
In de periode dat de Archiefregeling werd opgesteld, is de NEN-ISO 15489 afgekocht door de Rijksoverheid, en vrij in te zien door Rijksambtenaren. Hetzelfde is niet gebeurd voor de provincies en de gemeentes, met als gevolg dat elk van die organisaties vrij gelaten wordt in het wel of niet aankopen van de norm, en daarmee het volgen en voor eigen kosten uitwerken ervan. Laat staan het kopen en gebruiken van de NEN-ISO 23081, die nog lang niet zo ingeburgerd is in DIV-land als de 15489.
Hetzelfde geldt voor de Baseline, een concreet handvat voor de uitvoering van het in de 15489 gesteld: vastgesteld en ontwikkeld voor de Rijksoverheid, maar niet doorontwikkeld als model voor provincies of gemeentes.
Daar komt nog bij dat er kans bestaat dat de NEN-normen in de regeling niet bindend worden verklaard (zie http://nen.knooble.com/ ), en mogelijk dus niet toetsbaar zijn door de Archiefinspectie. Ik bedoel hier niet mee te zeggen dat overheidsorganisaties en masse de normen gaan negeren, maar wel dat het klakkeloos verwijzen door de archiefinspectie naar de normen ("U dient te voldoen aan die of die norm, punt uit") lastiger kan worden. Laat natuurlijk onverlet dat de reden voor het volgen van het gestelde in de normen de kwaliteitsverbetering van het eigen recordsmanagement is/dient te zijn.

Wat betekent dit in concreto voor het uitwerken van een metadataschema zoals bedoeld in ISO 23081? Ik sluit me hierin aan bij @Ad van Heijst: het grootste gedeelte van de benodigde metadata haal je uit je (gevulde en up-to-date gehouden) DSP, en de overige metadata uit het gebruikte velden-schema van je DMS. Op de combinatie daarvan mag de archiefinspecteur schieten, en aangeven wat hij dan nog mist.

Overigens kan het geen kwaad om de uitwerking van een metadataschema zoals bedoeld in de 23081 te bespreken met de eigen ICT-afdeling, die in het kader van technisch beheer vaker met metadata-beheer in aanraking komen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marc Bonnes op 29 Maart 2010 op 7.23

Hoe zit het dan met de authenticiteit van de documenten? En hoe zou dit moeten werken bij ingekomen gescande stukken?

Ad van Heijst zei:

Metadataschema's zijn heel erg handig en die moeten we ook maken. Er zijn goede schema's op de markt, het zou niet slim zijn om deze niet te gebruiken, want ze besparen veel werk.
Waar we vaak de fout in gaan is het volgende.
We hebben documenten. Daaraan koppelen we metadata. Die metadata worden ontleend aan een metadataschema, maar opgeslagen in een metadataverzameling . Het document komt in een documentendatabase, met een link naar de metadataverzameling.
Metadataverzameling en documentenverzameling zijn dus verbonden door een link, maar verder fysiek gescheiden. Een zijden draadje. Dat merk je wanneer je documenten met metadata gaat overzetten van het ene systeem naar het andere.
Raak je de metadataverzameling kwijt, dan zijn je documenten niet meer op te roepen, want de metadata zijn niet opgenomen in het document. Dat doen we tot nu toe niet (of, leveranciers, vergis ik mij?).
De metadata zouden kunnen worden toegevoegd in de documenteigenschappen in Word, Write of PDF. Het mooiste zou zijn wanneer een DMS dit automatisch doet, dus IN de wrapper van het document de metadata opslaan. De metadata zouden dan onlosmakelijk onderdeel uitmaken van het document.
Dit verplicht stellen zou een enorme kracht betekenen voor het documentenbeheer, omdat je hierdoor de documenten onafhankelijk van systemen kunt gebruiken, mét de meegeleverde metadata IN die documenten. Je kunt dan documenten die door de ene organisatie van metadata zijn voorzien, meteen importeren in jouw systeem, eventueeel aangevuld met nog enkele organisatiespecifieke metadata. Een document heeft dan dus steeds in zich: de gegevens uit het werkproces, de zaakgegevens, de documentgegevens: alle gegevens die je aan een document hebt meegegeven. Daarnaast is het dan natuurlijk ook nog op woord of woordelement doorzoekbaar.

Het metadatasysteem zou gebruikt moeten worden om aan het document zelf die kenmerken mee te geven, aan de hand waarvan we het later weer willen terugvinden.



Bernard Mantel zei:

Natuurlijk proberen we gezamenlijk tot een oplossing te komen, bijvoorbeeld bij de aanschaf en inrichting van de DMS'sen in Utrecht en Amersfoort, waar we nadrukkelijk meekijken en onze inbreng leveren.

Blijft natuurlijk dat dit ook voor ons taaie kost is en zoeken naar manieren om e.e.a. in de praktijk toe te passen.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Maart 2010 op 8.22

@André, ik vind het geen kwestie van wij of zij, dit moet je in gezamenlijkheid bedenken en dan op landelijk niveau.

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• Volgende ›
• Pagina