Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 13 Januari 2010 op 19.16

@Monique

Voor het regiooverleg DIV in Tilburg (12 gemeenten, politie, GR) op 19 april a.s. heb ik dit ook als onderwerp gekozen, het is een vaak onderbelicht onderdeel van het proces., dat inderdaad meer aandacht vraagt

Yvonne Welings

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 14 Januari 2010 op 10.37

Beste Moniek

In de praktijk zien we vaak dat er geen aparte kwaliteitscontroles worden gehouden op datgene wat gescand wordt. De kwaliteitszorg wordt dan overgelaten aan de scanoperator die tijdens het scannen de kwaliteit van de images in de gaten moet houden. Dit is een verre van ideale situatie.

Kwaliteitszorg van gescande informatie dient een aparte taak te zijn en dient te worden uitgevoerd door een andere medewerker dan de scanoperator. Om een betrouwbare en integere werkstroom te kunnen garanderen is het verstandig om een aantal criteria vast te leggen, te controleren en de uitkomsten vast te leggen in logboeken.
Gecontroleerd dient te worden op:
1. Leesbaarheid van de images
2. Natuurgetrouwe weergave ten opzichte van het origineel
3. Volledigheid van de gescande documenten

Als eerste dient te worden bepaald wat aanvaardbare afwijkingen zijn. Je kunt hiervoor twee percentages hanteren. Een voor zogenaamde zware fouten en een voor lichte fouten. Zware fouten zijn eigenlijk alle fouten die de leesbaarheid van een document aantasten, bijvoorbeeld:
• het formaat van de bestanden of van de gegevens werd niet gerespecteerd
• er is een incoherentie tussen de beelden en de namen van de bestanden
• één of meerdere pagina's ontbreken in een dossier
• de afmetingen van het beeld zijn niet conform de specificaties
• de resolutie is niet conform de specificaties
• het beeld staat meer dan 2° scheef ten opzichte van zijn as
• er is een geometrische vervorming van het beeld
• het beeld werd verminkt tijdens het scannen
• sommige tekstzones zijn niet leesbaar

Lichte fouten zijn alle fouten die de integriteit van het document niet benadelen, doch vanuit cosmetisch oogpunt ongewenst zijn, bijvoorbeeld:
• de ligging van het beeld is niet correct
• er zit een halo rond het beeld
• het ruisniveau is overdreven
• er zijn overblijvende sporen van de scanning- en behandelingsprocedure (strepen, banen, ruis...)
• het beeld is horizontaal niet gecentreerd en niet gealigneerd aan het bovenste deel aan de kantlijn
• het contrast en de helderheid zijn onaangepast
• onvoldoende helderheid
• er zijn interferentiezones

Bij het vaststellen wat een aanvaardbaar percentage is, dien je zorgvuldig om te gaan. Het is van groot belang om geen onhaalbare normen neer te leggen. Zo is het niet realistisch om het percentage voor zware fouten op 0 te stellen. Gangbaar is een percentage tussen 0,3 en 0,5%. Ik ken ook situaties waar een afwijkingspercentage van 1% wordt gehanteerd,maar in mijn perceptie is dat een te ruimhartig percentage.

Voor het vaststellen van een percentage toegestane lichte fouten kunnen we wel ruimhartiger omgaan, bijvoorbeeld 3 tot 5%. Let wel lichte fouten mogen nooit compromitterend zijn ten opzichte van de integriteit van het gescande document, want dan dienen ze gerekend te worden tot zware fouten.

Voor het meten van de fouten adviseer ik om een controlesysteem te hanteren gebaseerd op de ISO 2859-norm. Deze komt erop neer om een controle uit te voeren gebaseerd op steekproeven op een vooraf vastgesteld percentage van de bereikte scanproductie. Hierbij dient een willekeurige selectie gemaakt te worden van bijvoorbeeld 3% van alle images waarop gecontroleerd wordt. Indien blijkt na de controle dat de foutmarge wordt overschreden, dient de selectie uitgebreid te worden op bijvoorbeeld 5% van alle images met uitsluiting van de reeds eerder gecontroleerde images. Indien dan nog steeds de norm wordt overschreden dan dient de productie afgekeurd te worden en opnieuw voor verwerking aangeboden aan de scanafdeling. Uiteraard ná beoordeling wat de oorzaak is geweest van de overschrijding van de norm. De oorzaak dient uiteraard bepaald en weggenomen te worden.

In de praktijk dient gekeken te worden naar het moment van kwaliteitszorg. In veel gevallen wordt er een scanclient gebruikt die gekoppeld is aan het in gebruik zijnde DM systeem. Afgezien van globale controles of een één op één controle van alle images staan die geen kwaliteitszorg toe zoals hierboven is omschreven. In dergelijke gevallen dient dus een pauze ingelast te worden tussen het scanmoment en de import in het DM systeem en dient een derde applicatie gebruikt te worden om de controles uit te voeren op de scanproductie.

Het toeval wil dat ik in gesprek ben met verschillende leveranciers om kwaliteitszorg zoals hier beschreven is te integreren in de scanclient of om een onafhankelijke kwaliteitsapplicatie te kunnen inzetten. Zodra er kant en klare applicaties op de markt zijn zal ik hierover zeker berichten op deze community.

Voor wat betreft je vraag naar de meest gangbare situatie van de afdeling die het scannen uitvoert, zie ik dat in de meeste gevallen het scannen decentraal wordt uitgevoerd op onder andere de postkamer, afdeling DIV, de financiële afdeling, PZ en ga zo maar door. Persoonlijk ben ik van mening dat alleen bij centrale scanning zaken als kwaliteitszorg de aandacht kunnen krijgen die ze behoeven. Het is eenvoudig niet mogelijk om alle toevallige medewerkers van verschillende afdelingen op eenzelfde manier te instrueren en te controleren. Beter zou zijn om een centrale scanafdeling te hebben waar met verstand van zaken wordt omgegaan met scaninstellingen, specificaties en kwaliteitszorg. Allen dan kun je een volkomen gecontroleerde werkstroom bereiken en verantwoording afleggen over de integriteit van het gehele proces.

Permalink Antwoord van Henri Achterkamp op 14 Januari 2010 op 23.39

Bij ons is het scannen van de post nu nog bij een DIV-medewerker belegd, omdat het onderdeel uit maakt van het hele postproces.
Het scannen wordt op termijn gedaan door een scanoperator bij de afdeling (facilitaire) services.
De kwaliteitscriteria, aan de hand waarvan een beoordeling van de kwaliteit van de scans dient plaats te vinden, dien je vooraf al "vastgelegd" te hebben. De machine(s) worden dan op de benodigde kwaliteit ingesteld, zodat een deel van de kwaliteit gegarandeerd is. Kwaliteitscontrole dient echter ook nog door een ander (bijvoorkeur een DIV-er) gedaan te worden, m.n. of de scan helemaal correct bruikbaar is voor het proces/de zaak.
Tot zover mijn bijdrage.

@Leon: volgens mij is hier niets meer aan toe te voegen.
Hartelijk dank voor de waardevolle informatie.

Leon van Oosterom zei:

Beste Moniek
In de praktijk zien we vaak dat er geen aparte kwaliteitscontroles worden gehouden op datgene wat gescand wordt. De kwaliteitszorg wordt dan overgelaten aan de scanoperator die tijdens het scannen de kwaliteit van de images in de gaten moet houden. Dit is een verre van ideale situatie.
Kwaliteitszorg van gescande informatie dient een aparte taak te zijn en dient te worden uitgevoerd door een andere medewerker dan de scanoperator. Om een betrouwbare en integere werkstroom te kunnen garanderen is het verstandig om een aantal criteria vast te leggen, te controleren en de uitkomsten vast te leggen in logboeken.
Gecontroleerd dient te worden op:
1. Leesbaarheid van de images
2. Natuurgetrouwe weergave ten opzichte van het origineel
3. Volledigheid van de gescande documenten

Als eerste dient te worden bepaald wat aanvaardbare afwijkingen zijn. Je kunt hiervoor twee percentages hanteren. Een voor zogenaamde zware fouten en een voor lichte fouten. Zware fouten zijn eigenlijk alle fouten die de leesbaarheid van een document aantasten, bijvoorbeeld:
• het formaat van de bestanden of van de gegevens werd niet gerespecteerd
• er is een incoherentie tussen de beelden en de namen van de bestanden
• één of meerdere pagina's ontbreken in een dossier
• de afmetingen van het beeld zijn niet conform de specificaties
• de resolutie is niet conform de specificaties
• het beeld staat meer dan 2° scheef ten opzichte van zijn as
• er is een geometrische vervorming van het beeld
• het beeld werd verminkt tijdens het scannen
• sommige tekstzones zijn niet leesbaar

Lichte fouten zijn alle fouten die de integriteit van het document niet benadelen, doch vanuit cosmetisch oogpunt ongewenst zijn, bijvoorbeeld:
• de ligging van het beeld is niet correct
• er zit een halo rond het beeld
• het ruisniveau is overdreven
• er zijn overblijvende sporen van de scanning- en behandelingsprocedure (strepen, banen, ruis...)
• het beeld is horizontaal niet gecentreerd en niet gealigneerd aan het bovenste deel aan de kantlijn
• het contrast en de helderheid zijn onaangepast
• onvoldoende helderheid
• er zijn interferentiezones

Bij het vaststellen wat een aanvaardbaar percentage is, dien je zorgvuldig om te gaan. Het is van groot belang om geen onhaalbare normen neer te leggen. Zo is het niet realistisch om het percentage voor zware fouten op 0 te stellen. Gangbaar is een percentage tussen 0,3 en 0,5%. Ik ken ook situaties waar een afwijkingspercentage van 1% wordt gehanteerd,maar in mijn perceptie is dat een te ruimhartig percentage.

Voor het vaststellen van een percentage toegestane lichte fouten kunnen we wel ruimhartiger omgaan, bijvoorbeeld 3 tot 5%. Let wel lichte fouten mogen nooit compromitterend zijn ten opzichte van de integriteit van het gescande document, want dan dienen ze gerekend te worden tot zware fouten.

Voor het meten van de fouten adviseer ik om een controlesysteem te hanteren gebaseerd op de ISO 2859-norm. Deze komt erop neer om een controle uit te voeren gebaseerd op steekproeven op een vooraf vastgesteld percentage van de bereikte scanproductie. Hierbij dient een willekeurige selectie gemaakt te worden van bijvoorbeeld 3% van alle images waarop gecontroleerd wordt. Indien blijkt na de controle dat de foutmarge wordt overschreden, dient de selectie uitgebreid te worden op bijvoorbeeld 5% van alle images met uitsluiting van de reeds eerder gecontroleerde images. Indien dan nog steeds de norm wordt overschreden dan dient de productie afgekeurd te worden en opnieuw voor verwerking aangeboden aan de scanafdeling. Uiteraard ná beoordeling wat de oorzaak is geweest van de overschrijding van de norm. De oorzaak dient uiteraard bepaald en weggenomen te worden.

In de praktijk dient gekeken te worden naar het moment van kwaliteitszorg. In veel gevallen wordt er een scanclient gebruikt die gekoppeld is aan het in gebruik zijnde DM systeem. Afgezien van globale controles of een één op één controle van alle images staan die geen kwaliteitszorg toe zoals hierboven is omschreven. In dergelijke gevallen dient dus een pauze ingelast te worden tussen het scanmoment en de import in het DM systeem en dient een derde applicatie gebruikt te worden om de controles uit te voeren op de scanproductie.

Het toeval wil dat ik in gesprek ben met verschillende leveranciers om kwaliteitszorg zoals hier beschreven is te integreren in de scanclient of om een onafhankelijke kwaliteitsapplicatie te kunnen inzetten. Zodra er kant en klare applicaties op de markt zijn zal ik hierover zeker berichten op deze community.

Voor wat betreft je vraag naar de meest gangbare situatie van de afdeling die het scannen uitvoert, zie ik dat in de meeste gevallen het scannen decentraal wordt uitgevoerd op onder andere de postkamer, afdeling DIV, de financiële afdeling, PZ en ga zo maar door. Persoonlijk ben ik van mening dat alleen bij centrale scanning zaken als kwaliteitszorg de aandacht kunnen krijgen die ze behoeven. Het is eenvoudig niet mogelijk om alle toevallige medewerkers van verschillende afdelingen op eenzelfde manier te instrueren en te controleren. Beter zou zijn om een centrale scanafdeling te hebben waar met verstand van zaken wordt omgegaan met scaninstellingen, specificaties en kwaliteitszorg. Allen dan kun je een volkomen gecontroleerde werkstroom bereiken en verantwoording afleggen over de integriteit van het gehele proces.

Permalink Antwoord van Moniek Ophey op 19 Januari 2010 op 21.02

Beste Leon,

Bedankt voor je reactie!
Het geeft zeker stof tot nadenken en we zullen het scan proces goed onder de loep moeten nemen.
Vooral het feit dat de controleslag een aparte slag moet zijn en weg moet bij de scanoperator is iets wat goed ingericht zal moeten worden.
De percentages voor het uitvoeren van steekproeven komen zeer van pas, ik ben alleen nog op zoek naar de frequentie van het uitvoeren van die proeven.
Ik hoop op korte termijn een goed beeld te hebben van hoe wij van plan zijn de scanfunctie bij ons in te richten, dan zal ik hier in iedergeval onze visie verder uiteenzetten.
Voor nu moet ik het hier even bij laten en ga ik in ieder geval aan de slag met alle gegevens die ik nu in kaart heb gebracht, wordt vervolgt...

Gr Moniek

Leon van Oosterom zei:

Beste Moniek

In de praktijk zien we vaak dat er geen aparte kwaliteitscontroles worden gehouden op datgene wat gescand wordt. De kwaliteitszorg wordt dan overgelaten aan de scanoperator die tijdens het scannen de kwaliteit van de images in de gaten moet houden. Dit is een verre van ideale situatie.

Kwaliteitszorg van gescande informatie dient een aparte taak te zijn en dient te worden uitgevoerd door een andere medewerker dan de scanoperator. Om een betrouwbare en integere werkstroom te kunnen garanderen is het verstandig om een aantal criteria vast te leggen, te controleren en de uitkomsten vast te leggen in logboeken.
Gecontroleerd dient te worden op:
1. Leesbaarheid van de images
2. Natuurgetrouwe weergave ten opzichte van het origineel
3. Volledigheid van de gescande documenten

Als eerste dient te worden bepaald wat aanvaardbare afwijkingen zijn. Je kunt hiervoor twee percentages hanteren. Een voor zogenaamde zware fouten en een voor lichte fouten. Zware fouten zijn eigenlijk alle fouten die de leesbaarheid van een document aantasten, bijvoorbeeld:
• het formaat van de bestanden of van de gegevens werd niet gerespecteerd
• er is een incoherentie tussen de beelden en de namen van de bestanden
• één of meerdere pagina's ontbreken in een dossier
• de afmetingen van het beeld zijn niet conform de specificaties
• de resolutie is niet conform de specificaties
• het beeld staat meer dan 2° scheef ten opzichte van zijn as
• er is een geometrische vervorming van het beeld
• het beeld werd verminkt tijdens het scannen
• sommige tekstzones zijn niet leesbaar

Lichte fouten zijn alle fouten die de integriteit van het document niet benadelen, doch vanuit cosmetisch oogpunt ongewenst zijn, bijvoorbeeld:
• de ligging van het beeld is niet correct
• er zit een halo rond het beeld
• het ruisniveau is overdreven
• er zijn overblijvende sporen van de scanning- en behandelingsprocedure (strepen, banen, ruis...)
• het beeld is horizontaal niet gecentreerd en niet gealigneerd aan het bovenste deel aan de kantlijn
• het contrast en de helderheid zijn onaangepast
• onvoldoende helderheid
• er zijn interferentiezones

Bij het vaststellen wat een aanvaardbaar percentage is, dien je zorgvuldig om te gaan. Het is van groot belang om geen onhaalbare normen neer te leggen. Zo is het niet realistisch om het percentage voor zware fouten op 0 te stellen. Gangbaar is een percentage tussen 0,3 en 0,5%. Ik ken ook situaties waar een afwijkingspercentage van 1% wordt gehanteerd,maar in mijn perceptie is dat een te ruimhartig percentage.

Voor het vaststellen van een percentage toegestane lichte fouten kunnen we wel ruimhartiger omgaan, bijvoorbeeld 3 tot 5%. Let wel lichte fouten mogen nooit compromitterend zijn ten opzichte van de integriteit van het gescande document, want dan dienen ze gerekend te worden tot zware fouten.

Voor het meten van de fouten adviseer ik om een controlesysteem te hanteren gebaseerd op de ISO 2859-norm. Deze komt erop neer om een controle uit te voeren gebaseerd op steekproeven op een vooraf vastgesteld percentage van de bereikte scanproductie. Hierbij dient een willekeurige selectie gemaakt te worden van bijvoorbeeld 3% van alle images waarop gecontroleerd wordt. Indien blijkt na de controle dat de foutmarge wordt overschreden, dient de selectie uitgebreid te worden op bijvoorbeeld 5% van alle images met uitsluiting van de reeds eerder gecontroleerde images. Indien dan nog steeds de norm wordt overschreden dan dient de productie afgekeurd te worden en opnieuw voor verwerking aangeboden aan de scanafdeling. Uiteraard ná beoordeling wat de oorzaak is geweest van de overschrijding van de norm. De oorzaak dient uiteraard bepaald en weggenomen te worden.

In de praktijk dient gekeken te worden naar het moment van kwaliteitszorg. In veel gevallen wordt er een scanclient gebruikt die gekoppeld is aan het in gebruik zijnde DM systeem. Afgezien van globale controles of een één op één controle van alle images staan die geen kwaliteitszorg toe zoals hierboven is omschreven. In dergelijke gevallen dient dus een pauze ingelast te worden tussen het scanmoment en de import in het DM systeem en dient een derde applicatie gebruikt te worden om de controles uit te voeren op de scanproductie.

Het toeval wil dat ik in gesprek ben met verschillende leveranciers om kwaliteitszorg zoals hier beschreven is te integreren in de scanclient of om een onafhankelijke kwaliteitsapplicatie te kunnen inzetten. Zodra er kant en klare applicaties op de markt zijn zal ik hierover zeker berichten op deze community.

Voor wat betreft je vraag naar de meest gangbare situatie van de afdeling die het scannen uitvoert, zie ik dat in de meeste gevallen het scannen decentraal wordt uitgevoerd op onder andere de postkamer, afdeling DIV, de financiële afdeling, PZ en ga zo maar door. Persoonlijk ben ik van mening dat alleen bij centrale scanning zaken als kwaliteitszorg de aandacht kunnen krijgen die ze behoeven. Het is eenvoudig niet mogelijk om alle toevallige medewerkers van verschillende afdelingen op eenzelfde manier te instrueren en te controleren. Beter zou zijn om een centrale scanafdeling te hebben waar met verstand van zaken wordt omgegaan met scaninstellingen, specificaties en kwaliteitszorg. Allen dan kun je een volkomen gecontroleerde werkstroom bereiken en verantwoording afleggen over de integriteit van het gehele proces.

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 19 Januari 2010 op 21.16

Beste Moniek,

Fijn dat je iets aan die gegevens hebt.

De frequentie van controles is denk iets dat het best dagelijks kan gebeuren om de voortgang van het proces niet onnodig te belemmeren. Het doel van digitaliseren is immers om zaken efficiënter en daarmee ook sneller te kunnen uitvoeren. Het achteraf controleren roept in veel gevallen problemen op, want hoe laat je series die onverhoopt niet door de kwaliteistcontroles doorkomen dan herscannen en hoe vervang je de wel al in het proces ingevoerde kwalitatief slechte scans. In het ergste geval, kan een besluit zelfs anders verlopen doordat in eerste instantie gegevens niet of slecht leesbaar waren.

Darom ben ik een warm voorstander voor minstens dagelijkse controle op ingescande materialen, voordat de gegevens in het DM Systeem ingevoerd worden.

Permalink Antwoord van Moniek Ophey op 19 Januari 2010 op 21.31

Hoi Leon,

Dagelijkse controle door een andere medewerker dan de scanoperator, is wel een hele klus waar denk ik niet iedereen zich bewust van is. Dit betekend dat alle scans geheel doorlopen moeten worden, blaadje voor blaadje. Je moet dan het papieren stuk ernaast houden om goed te kunnen zien of er nergens iets gemist is.
Of doe je die dagelijkse controle niet voor alle scans maar alleen steekproefsgewijs? Het is toch bijna ondoenelijk om alles blaadje voor blaadje te gaan controleren.

Als we investeren in kwalitatief goede scan apparatuur en een goede scanoperator zou toch volstaan kunnen worden met het bekijken van de scans door de operator zelf en een steekproefsgewijze controle? Of zouden we dan wer met de eisen voor substitutie in de knoei komen?

Gr Moniek

Leon van Oosterom zei:

Beste Moniek,

Fijn dat je iets aan die gegevens hebt.

De frequentie van controles is denk iets dat het best dagelijks kan gebeuren om de voortgang van het proces niet onnodig te belemmeren. Het doel van digitaliseren is immers om zaken efficiënter en daarmee ook sneller te kunnen uitvoeren. Het achteraf controleren roept in veel gevallen problemen op, want hoe laat je series die onverhoopt niet door de kwaliteistcontroles doorkomen dan herscannen en hoe vervang je de wel al in het proces ingevoerde kwalitatief slechte scans. In het ergste geval, kan een besluit zelfs anders verlopen doordat in eerste instantie gegevens niet of slecht leesbaar waren.

Darom ben ik een warm voorstander voor minstens dagelijkse controle op ingescande materialen, voordat de gegevens in het DM Systeem ingevoerd worden.

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 19 Januari 2010 op 21.57

Hoi Moniek,

Het is niet mijn bedoeling om 1:1 controles als noodzakelijk voor te stellen. Controles dienen op een relevante steekproef gebaseerd te zijn. De vraag wat dan relevant is, is iets lastiger te beoordelen, waarbij ook criteria om de hoek komen kijken ten aanzien van het risicogehalte van bepaalde materiaalsoorten en het belang van de stukken die gedigitaliseerd worden. Doorgaans zou je moeten uitkomen op eeen percentage van 5 tot 10% als een relevant percentage.

Voor het controleren zelf hoef je ook niet de originelen te vergelijken met de digitale versie. Een visuele controle op de digitale bestanden zal in de regel voldoende zijn waarbij alleen in geval van twijfel wellicht de originelen erbij gehaald moeten kunnen worden.

Ik hoop dat je met deze nuancering verder kunt.

Vriendelijke groet
Leon

Permalink Antwoord van Moniek Ophey op 24 Maart 2010 op 12.25

Inmiddels al weer een tijdje geleden, maar toch wil ik iedereen de vorderingen die we bij ons maken niet onthouden.
Het scanproces zal bij ons onderdeel worden van het DIV proces een door aparte scanoperators uit worden gevoerd. Waar de controle functie voor steekproeven komt te liggen is op dit moment nog niet duidelijk, maar dit zal door een van onze DIV-ers gedaan worden, en niet door de scanoperators zelf.

Wij zijn van mening dat het proces het efficientst verloopt als we werken met scanoperators die verder geen andere inhoudelijke gegevens toe kennen aan de documentenm, dit zal later door de DIV afdeling gedaan worden.
De scanwerkplekken komen wel op de DIV afdeling te staan zodat we de kwaliteit ook goed kunnen waarborgen. Mochten er door de DIV-ers fouten ontdekt worden, kunnen deze gelijk opnieuw gescand worden.

De uitvoering hiervan staat gepland voor september 2010, dus zodra we ervaringen ophebben gedaan zal ik dit weer melden.

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 24 Maart 2010 op 12.48

Dag Moniek,

Daar heb je hem weer. Ik wilde toch ook nog even reageren op het toekennen van inhoudelijke gegevens. Ik ben het helemaal met je eens dat dat geen taak van scanoperators is. Wel zou ik adviseren om te kijken of er niet met "slimme" voorbladen gewerkt kan worden, waar de benodigde metadata al ingegeven wordt voorafgaand aan scanning. De gedachte erachter is dat na scanning de metadata van die voorbladen uitgelezen wordt en automatisch tijdens import geplaatst in het DM systeem. in veel gevallen is dat goed mogelijk en draagt daarmee behoorlijk bij aan een efficiënte bedrijfsvoering.

Met vriendelijke groet,
Leon van oosterom

Permalink Antwoord van Moniek Ophey op 24 Maart 2010 op 14.39

Hoi Leon,

Bedankt voor je reactie! Dit is precies wat ik hier ook erg graag doorgevoerd zou zien, we zijn hierover nog in overleg.
Komende week krijgen we wat meer hoogte van scanners en de capaciteiten van het DMS systeem en hoe dit met elkaar werkt.
Ik hou je op de hoogte

Permalink Antwoord van Mariska Tebbenhof op 12 Februari 2015 op 12.36

Hallo Moniek en anderen,

 

Heeft iemand ook een contract met een repro of uitgewerkte handleiding hoe getoest wordt aan de kwaliteitseisen?
Ik heb nu te maken met het vraagstuk rond vervanging van papieren sloopmeldingen en moet nu ook dit soort documenten gaan opstellen...

 

Gr. Mariska

 

 

 

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 12 Februari 2015 op 13.03

Misschien heb je hier iets aan, deze informatie (behalve de laatste alinea over zware- en lichte fouten) is overgenomen uit de handreiking digitale vervaging van archief 2020:

1         Kwaliteit van de gescande documenten

Juistheid

• Is het document geheel gescand?
• Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?
• Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina (juiste bladspiegel)? Is het document in overeenstemming met het origineel portrait of landscape ge­scand?
• Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?
• Komen de afmetingen overeen met het origineel?

 

Volledigheid 

• Zijn alle documenten gescand?
• Is van iedere pagina de voor­ en achterkant gescand?
• Zijn alle bijlagen gescand?
• Worden alle kleuren overgenomen?
• Treedt geen kleurverlies op?
• Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?
• Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

Leesbaarheid

• Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten be­tekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op scan en print vergelijkbaar zichtbaar is.
• Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?
• Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?
• Als Optical Character Recognition gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend?
• Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in greyscale moeten overeenkomen met het origi­neel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan (barcodes!).
• Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?
• Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).

 

de aanwezigheid van artefacten

Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:

• horizontale of verticale strepen;
• pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;
• weerspiegelingen;
• andere vervormingen en effecten.

Gestreefd wordt naar 100% scankwaliteit; een foutmarge van maximaal 0,3% wordt geaccepteerd voor de categorie zware fouten en 3% wordt geaccepteerd voor de categorie lichte fouten.

Zware fouten zijn fouten waarbij informatie of delen daarvan om wat voor reden dan ook niet meer leesbaar is of aanwezig is na scanning.

Lichte fouten zijn fouten die de integriteit van de documenten niet aantasten, maar toch ongewenst zijn, zoals bijvoorbeeld iets te donker of te licht gescand.

Een gescand beeld wordt als niet conform beschouwd als minstens één van de gebreken die in bovenstaande bepalingen als fout zijn gedefinieerd worden opgespoord in de bestanden.