BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Terugsturen van originele ingekomen stukken in relatie tot vervaning
Beste Breednetwerkers,
Ik heb met het volgende te maken.
CASES
A.
Cliënten in het Sociaal Domein overhandigen/zenden originele bewijsstukken aan de gemeente. Zij willen deze stukken na scanning retour hebben aangezien zij deze ook zelf nodig hebben voor…….
B.
Fysiek ingekomen documenten moeten worden ingevuld en daarna retour worden gestuurd. (informatieverzoeken beslaglegging / derdenbeslag).
Hoe ga je hiermee om in het kader van de vervanging?
Het kopiëren/printen ziet de behandelende afdeling niet zitten. De ontvangen originelen zijn na scanning door DIV digitaal beschikbaar en zijn door het vervangingsbesluit al juridisch vervangen. De fysieke stukken hebben na verwerking geen officiële status meer.
A.
Nu wordt voor de praktisch werkwijze gekozen om deze stukken de scannen, de scan te controleren op volledigheid en leesbaarheid en daarna de stukken retour te sturen.
B.
Nu wordt voor de praktisch werkwijze gekozen om deze stukken de scannen, de scan te controleren op volledigheid en leesbaarheid.
Het document fysiek door te sturen naar de afdeling
Het ingevulde document te scannen en daarna retour te zenden.
In het DMS wordt bij fysiek ontvangen documenten die onder het vervangingsbesluit vallen extra metadata toegevoegd.
Geselecteerd voor vervanging (document behoort tot werkproces dat is vervangen en mag na waardering ook worden vervangen).
Datum feitelijke vervanging (= datum vernietiging fysiek document).
Vragen:
Hoe wordt in de praktijk door jullie omgegaan met:
Stukken die de gemeente nodig heeft voor het kunnen uitvoeren van het werkproces MAAR die de cliënt terug wil hebben (originelen)?
Stukken die fysiek worden ontvangen maar die aangevuld origineel retour gestuurd worden.
Door de werkwijze van het na scannen (ingevuld) terugsturen, is er strikt genomen geen sprake van feitelijke vervanging.
Hoe de extra metadatavelden nu in te vullen in deze situaties? Worden ze niet ingevuld, zou je kunnen verwachten dat de stukken fysiek in de organisatie aanwezig zijn.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
In feite is hier geen sprake van vervanging, je scant alleen de documenten zonder die te vernietigen.
Je vraagt aan de burger originele documenten aan te leveren en die scan je dan alleen om vervolgens terug te sturen.
Bij vervanging is sprake van vernietiging van de originele documenten.
Zie ook dilemma brondocumenten BRP
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/2537796:BlogPost:69616
-
-
Permalink Antwoord van Marijke Willemsen op
-
J vervangt geen documenten, je maakt ze volledig, past de metadata aan in laatste versie (ligt aan het aantal voorgaande versies) scant het geheel weer in en zend retour. De digitale versie opslaan in het bestaande DMS systeem met ook de metadata instellen als laatste versie en eventueel opslaan als dossier of zaak(volgens gemeentes)
-
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Eigenlijk zou je kunnen stellen dat het uitgaande stukken zijn.
Daarvan hebben we nooit de originelen gehad en altijd kopieën bewaard ter verantwoording.
-
-
Permalink Antwoord van Denny Schouten op
-
@MGroels, daar sluit ik mij bij aan. Bovendien zou er in de papieren tijd ook waarschijnlijk een kopie zijn gemaakt, waarna de originelen werden teruggestuurd of teruggegeven. De kopie werd vervolgens in het dossier gevoegd. Digitaal is dat nu ook het geval: er is hier dus geen sprake van vervanging.
-
-
-
Door de vraagsteller wordt het als een ingekomen stuk beschouwd, zie titel bijdrage.
Het is wat Marijke Willemsen stelt geen vervanging, je vult alleen een dossier aan met een ingekomen stuk.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
