BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Registreren bewonersbrieven

Ik zie in ons DMS tussen de naw-overzichten wel eens aanduidingen als:

Bewoners van [straat] nrs. [ t/m ]
Bezoekers markten
Ondernemers bedrijventerrein [ x ]

Het gaat hierbij meestal om uitgaande brieven aan 'groepen' waarvan de individuele namen/adressen niet bekend zijn óf waarvan men het te omslachtig vindt om voor elk adres een aparte registratie te doen.

Bij ingekomen post komt het ook voor; brieven van een groep mensen, zoals bv. een gezamenlijke brief van een aantal bewoners van een wijk.

Hoe gaan jullie hiermee om?

Is het akkoord om zo'n 'adres' aan te maken? En mag iedereen dat of is het voorbehouden aan een kleine groep? Wie beslist?

Hebben jullie hier een aparte categorie voor in het leven geroepen?

En hoe verwerken jullie individuele reacties op zo'n schrijven? (hoe bouw je dan de 'zaak' op?)

Punten van aandacht? Waarschuwingen? Tips?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 6 Februari 2016 op 11.52

Bij ons worden dergelijke zaken of brieven gekoppeld aan "Persoon onbekend" of "Bedrijf onbekend". Iedereen kan dat. Het is een lelijke oplossing, maar je wordt als DIV-er (terecht) met pek en veren van het dak afgegooid als je gaat eisen dat alle individuele personen en bedrijven worden opgezocht en gekoppeld.

Wat wel vaak gebeurt is dat het Word-sjabloon plus de Excellijst met adressen worden opgenomen in de zaak. Dat kan helpen bij het reconstrueren van de zaak (wie heeft de brief wel gehad en wie niet), maar het is nadelig voor het kunnen terugvinden van de informatie. Bijvoorbeeld, een telefonie-medewerkers krijgt een burger aan de lijn met een vraag over die brief. De medewerker zoekt op welke brieven de burger heeft gehad, maar ziet de bedoelde brief er niet tussen staan.

Als oplossingen willen wij nog wel eens onze barcodes inzetten. Wij kunnen twee soorten barcodes genereren:

Een barcode die nieuwe zaak aan kan maken. In de barcode staat gecodeerd welk zaaktype en welk BSN of vestigingsnummer.
Een barcode die een een document aan een bestaande zaak kan koppelen. In de barcode staat gecodeerd welk documenttype en bij welk zaaknummer. De NAW wordt overgenomen van de zaak.

Deze barcodes hebben wij eigenlijk ontwikkeld voor papieren (antwoord-)formulieren. Als wij zo'n formulier ontvangen, wordt bij het scannen de barcode uitgelezen en kan het formulier geautomatiseerd geregistreerd worden.

Deze barcodes kunnen wij ook op de uitgaande bulkbrieven zetten. We kunnen ze dan "scannen" voordat ze de deur uitgaan. Ik zet scannen tussen aanhaaltekens, want we printen en scannen de brieven niet letterlijk, maar importeren de PDF's in Kofax. De brieven worden als losse zaken geregistreerd, omdat we dan het BSN in de barcode op kunnen nemen. Eventueel kunnen deze zaken als deelzaken later handmatig in bulk gekoppeld worden aan een hoofdzaak.

Op dit moment ben ik bezig met een voorstel voor een digitaal postboek. Daarin wil ik dit vraagstuk ook opnemen. Ik heb hier wel al ideeën over, maar die zijn nog warrig.