BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Werkplein: Van analoog naar digitale keteninformatie ?
In de visie van de minister Plasterk moeten vanaf 2017 alle dienstverlening processen digitaal verlopen. Voor wie bij een overheidsinstelling werkt, kan dit geen verrassend nieuws zijn.
Overheidsinformatie ontstaat digitaal en veel gemeenten zijn ook bezig met of het aansluiten tot een e-depotvoorziening of een onderzoek hoe aan te sluiten. Bij digitale informatie, die lang ook over 100 jaar beschikbaar moet zijn, is het nodig daar ook een voorziening voor te hebben. Dit is ook al geen verrassend nieuws.
Bij de keteninformatie van het sociaal domein gebruiken sommige werkpleinen talloze papieren formulieren. Andere werkpleinen werken digitaal.
De papieren formulieren zorgen sinds de decentralisaties 3D's vanaf 2015 voor veel extra werk voor DIV-ers bij gemeenten. Al dat papier moet tot dossiers worden gevormd. Een college van B. en W. zou een vervangingsbesluit kunnen nemen op grond van Archiefwet artikel 7. De vraag is evenwel of dit wel zo efficiënt is ? Het papier moet dan gescand worden, weer een extra handeling. De vraag is waarom deze werkpleinen in de keten met papieren formulieren blijven werken en niet direct digitaal zijn ingericht ? Mogelijk heeft dat te maken met informatiebeveiliging, de ICT-architectuur, Suwinet en privacywetgeving. Het kan ook zijn dat de doelgroep niet gericht is op de digitale wereld. Heeft het te maken met de ICT problemen van het UWV ? In het wetswijziging VTH taken, een andere keten met de omgevingsdiensten, wordt aandacht besteed aan de ICT applicaties in de keten.
Wie wil ervaringen delen op dit gebied ? Zijn de regionale werkpleinen met papieren informatiestromen een uitzondering ?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Jean-Luc, in mijn optiek is het niet efficiënt om deze processen niet direct digitaal in te richten. Scannen is wederom een extra handeling die tijd kost. Mijn vraag is waarom speciaal bij dit domein dat gebeurt , dat wil ik graag weten.
Waarom worden er geen webformulieren gebruikt ? Bij jullie wellicht al digitaal, bij veel gemeenten nog niet. De voorkant van het proces is hierbij bepalend, vergelijk die met het OLO.
Dit soort archieven komen nooit bij archiefdiensten terecht, archief is trouwens ook vaak onderdeel van de bedrijfsvoering, geen archiefachtergrondvraag. Voegt jouw opmerking iets toe aan dit vraagstuk ?
-
-
Jean-Luc, bewustzijn is inderdaad belangrijk en kostenbesparend. Toch denk ik niet dat dit de oorzaak is.
De reden dat ik de moeite heb genomen om dit aan de orde te stellen waren praktijkverhalen van twee gemeenten, waarvoor ik werk. Mijn vermoeden is dat dit voorkomt aan het niet beleggen van verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeheer in de ketens. Daarom is dat wetsvoorstel VTH taken ook zo vernieuwend.
-
-
Bedankt Bert, laten we hopen dat meer best practises worden gedeeld.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Dag Yvonne, als je praat over werkpleinen neem ik aan dat het gaat om één van de 3D's de participatiewet?
Ik ben nu aangehaakt bij meerdere "ketens" waarbij we bij "jeugdzorg" het verst zijn gevorderd.
Het blijkt dat je bij digitale keteninformatisering gelijktijdig op twee borden moet schaken dit i.v.m. de "BVO-constructies".
Allereerst zijn de archiefparagrafen in de BVO oprichtingsdocumenten meestal benedenmaats.
(op dit moment heb ik er 3 onder de loep)
De informatiehuishouding wordt hoewel gezamenlijk door meerdere gemeenten op afstand gezet.
Het nieuwe BVO bestuur zal daar wat mee moeten, terwijl ze geen beleidsbevoegdheid hebben.
Op dit moment maak ik daarvoor "reglementen beheer informatiehuishouding" per BVO.
Daarna kun je op de inhoud ingaan als Toezichthouder/adviseur en het integrale digitale proces beoordelen.
Blijkt dat het proces digitaal is ingericht ( wat meestal het geval) dan is het zaak om "het papier" digitaal toe te voegen aan het proces. (gebruik daarbij de handreiking Vervanging).
Dan denk je dat alles geregeld is!
De praktijk blijkt dan iets anders te zijn want er komen gewoon handgeschreven gezinsplannen binnen.
Het meest "innovatieve" was per handgeschreven bladzijde een "foto" .PDF gemaakt met een tablet. :-)
Kortom het klopt "verantwoordelijkheden" van hoog tot laag is een ontwikkelpunt voor informatiebeheerders
-
-
Dank Henk, inderdaad organisatie participatiewet wordt hier werkplein genoemd.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ik sluit mij aan bij Jean-Luc dat er verandermanagers nodig zijn in het sociale domein. Mijn ervaring is dat de mensen werkzaam in dat domein, de managers incluis, gepassioneerd zijn in het helpen van de kwetsbaren in onze samenleving (senioren, werklozen, gehandicapten, jongeren, etc.). ICT, archief, administratie, etc. vormen een noodzakelijk kwaad dat weliswaar bij hun werk hoort, maar waar ze zo min mogelijk tijd aan willen "verkwisten". Deze dienstverlenende, externe focus is ook juist waar om gevraagd wordt door de maatschappij en politiek. Echter, net zoals een mantelzorger ook tijd vrij moet maken om het eigen huis op orde te houden, zo moet ook de ambtenaar tijd vrij maken om het eigen huis op orde te houden.
Daarnaast slaan we met onze argumenten uit het informatie- en archiefbeheer ook vaak de plank mis. Wij hebben het over compliancy, verantwoording, open standaarden, duurzaamheid en erfgoed, terwijl zij op zoek zijn naar oplossingen die de zelfredzaamheid en participatie verhogen. Als zij in het openbaar opscheppen, dan is het niet omdat zij geld hebben bespaard of omdat zij hoog scoren op de KPI-rapportage, maar omdat drie werklozen met financiële ondersteuning van de gemeente een buurtbarbecue hebben georganiseerd.
Deze verschillen in drijfveren, in waarden en normen, tussen "hun" en "ons" moet je snappen en voelen, voordat je gezamenlijk tot oplossingen kunt komen.
-
-
Deze week ontvingen alle colleges van B. en W. een brief van Van Rijn om jeugddossiers te digitaliseren, centrale aanpak met budget kan m.i. zeker zo effectief zijn.
-
Permalink Antwoord van Hans van Rijn op
-
Een organisatie 'Werk en Inkomen', waar ik aan de slag ben is toch echt wel goed bezig om te verdienen (kwaliteit en kwantiteit) door het verder inzetten van digitalisering:
- Koppeling primair systeem (GWS) met het DMS/RMA (PV/QNH) en daarmee zaakgericht werken (zijnde een bijzondere vorm van digitaal werken;));
- Inzetten van een snelbalie (met een eigen naam) voor de bijzondere bijstand;
- Volledig digitaal dossier Schuldhulp (met scanwerk, omdat de cliënt niet alles digitaal indient en omdat er geen koppeling (Key2) is om zaakgewijs te kunnen werken);
- Duidelijke en meermalen gestuurde informatie naar 'de cliënt' om vooral digitaal te communiceren.
- Dit alles gebaseerd op een 'innovatie-agenda', waarbij businesscases als basis hebben gediend.
Er is geen verandermanager, wel is er financiële druk en de wens om de kwaliteit continu te verhogen. Wij zijn kostenbewust, duidelijk, gedreven en we doen het samen (ondersteuning en uitvoering).
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
