BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vertrouwelijke post openen en aan het DMS toevoegen
Regelmatig krijg ik vragen over de vertrouwelijkheid van post en de behandeling ervan. Heeft iemand een suggestie/verwijzing/regeling voor mij hoe met het volgende om te gaan: op papier binnenkomende vertrouwelijke post wordt tot nu toe in de gesloten enveloppe bij de geadresseerde bezorgd, ook al wordt onze inkomende post gescand en in DMS verstuurd. De medewerker is er verantwoordelijk voor dat er een digitaal dossier komt. Dit vinden we echter een risicopunt. Zijn er alternatieven? Vertrouwelijke post door DIV laten openmaken, toevoegen aan DMS en digitaal naar de geadresseerde toesturen? Hoe vertrouwelijk is dat dan nog? Wat is een acceptabele werkwijze?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Arjan Verstegen op
-
In ons DMS (en ik verwacht in zo'n beetje alle DMS'en) kun je een vertrouwenlijkheidskenmerk aan een document (en/of zaak, en/of dossier als je wil) toevoegen. Door met dergelijke vertrouwelijkheden te werken zorg je ervoor dat bepaalde documenten (/zaken/dossiers) door aangewezen personen of rollen kunnen worden ingezien. Als je dat goed regelt moet dat voldoende zijn vanuit de gebruikerskant.
Blijft de zorgvuldige omgang met post door DIV over. Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie is onderdeel van je werk. Daar zou wat mij betreft geen discussie over moeten zijn, anders heb je niet de juiste mensen op je afdeling zitten. Bovendien brengt fysieke routering weer andere risico's met zich mee, zoals je terecht aangeeft. Fysieke post kan rond blijven slingeren, kwijtraken, bewust of onbewust niet worden opgenomen in het archiefsysteem et cetera.
Binnen onze organisatie wordt sinds ongeveer een jaar in beginsel niets meer fysiek doorgestuurd. Post (analoog maar in principe ook digitaal) komt centraal binnen bij DIV. DIV maakt alles open, ook vertrouwelijke post, neemt de stukken op in het DMS met eventueel een vertrouwelijkheidskenmerk en routeert ze digitaal naar de juiste medewerker of afdeling.
Uitzondering hierop is HRM; die verwerken hun eigen post. Hier is voor gekozen omdat het hier om vertrouwelijke informatie gaat die betrekking heeft op collega's. Of deze uitzondering moet blijven bestaan is een punt van discussie.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ook hier in 's-Hertogenbosch wordt door de post-medewerkers de vertrouwelijke post geopend en gescand. In het zaaksysteem wordt aan de hand van een vertrouwelijkheidskenmerk de toegang beperkt.
Post met de aanduiding "Persoonlijk" worden wel in gesloten envelop intern doorgestuurd. Ook voor inschrijvingen op Europese aanbestedingen en kabinetszaken (bijv. lintje van de koning) gelden uitzonderingen.
-
-
@ Marco, @ Arjan, dank voor jullie snelle reacties. Het beeld wordt al duidelijker. Bovengenoemde uizonderingen kennen we hier in Apeldoorn ook, maar het is (ook) een punt of we (alle) postmedewerkers 'vertrouwelijke' post ten behoeve van het scannen willen laten openen. Terzijde, bij ons wordt 'persoonlijk' juist niet als een aparte categorie beschouwd.
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Wij geven aan het gescande document een vertrouwelijkheid mee die 'niemand' (uitzondering beheerder, postregistratie en archief) kan bekijken of wijzigen, alleen als je behandelaar bent van dat document krijg je bekijk en/of wijzig rechten. Stuurt die persoon de case door voor advies dan krijg die behandelaar bekijk en/of wijzig rechten. In ons DMS is een parameter die dat regelt.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
