BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
rol DIV
Net zoals vele andere gemeenten zal ook bij ons de overstap gemaakt worden naar digitale archivering/zaakgericht werken. In deze nieuwe situatie veranderen de rol en taken van de afdeling DIV. Hoe informeer je je klanten over de vernieuwde afdeling DIV, hoe verkrijg je draagvlak en verzeker je het bestaansrecht van DIV? Ben benieuwd naar ervaringen bij andere gemeentes.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Wat ik zie dat er een transformatie naar nieuwe functies, die we tot een paar jaar geleden niet kenden.
Ik noem het voorbeeld een beheerder van een zaaktypecatalogus in een organisatie, een metadataspecialist of de security officer. Daarnaast is er een ontwikkeling om dit soort functies niet meer voor een gemeente alleen in te zetten, maar voor meerdere tegelijkertijd.
-
-
ha Ben, in meer algemene zin over nieuwe competenties heb ik deze blog geschreven.
-
Permalink Antwoord van Piet Bouw op
-
Als DIV'er bezit jij kennis die van grote waarde kan zijn voor de gemeente. Bijvoorbeeld kennis over bewaar/vernietigingstermijnen. Bij toekomstige migraties van digitale documenten kan dit enorme winst zijn. Als de ICT in jou gemeente deze informatie bij migraties niet heeft, kan je je bestaansrecht als DIV'er een mooie invulling geven.
De voordelen zijn gemeentebreed voelbaar. Ik heb er zelf onderzoek naar gedaan en heb ervaren dat dit zeker gewardeerd wordt.
Bewustwording van de kennis en waarde die je al bezit of er in verdiepen is dus zeker de moeite waard. Makkelijk zal het niet altijd zijn maar dankbaar werk is het zeker.
-
-
Afgelopen maandag was er een bijeenkomst over de toekomstige archieffunctie georganiseerd door archief2020. Heb het alleen nog maar gelezen, in de nieuwe visie wordt er niet meer vernietigd ? Zie horizon 3 informatiesamenleving 2025.
https://archief2020.nl/nieuws/managementconferentie-bespreekt-toeko...
-
Permalink Antwoord van ben kusters op
-
Dank voor jullie reacties dusver. Mijn bijzondere interesse gaat uit naar de manier waarop ja de veranderende nieuwe afdeling in het voetlicht zet. Tot dusver waren we wellicht wat afwachtend en niet altijd even zichtbaar. Hoe kunnen we dit veranderen. Hoe komen we op "het netvlies" bij het management en ambtelijk apparaat? Ben benieuwd naar jullie aanpak en ervaringen.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Bij ons werd de " nieuwe" DIV vooral duidelijk voor de organisatie, doordat wij meer zichtbaar waren:
- Op de werkvloer
- Bij projecten
- Bij het management
Zo hebben wij bijvoorbeeld met meerder afdelingen afgesproken dat wij op een vast dagdeel (bijvoorbeeld dinsdagochtend) bij hun op de werkvloer aanwezig zijn, zodat er vragen gesteld kunnen worden over het zaakgericht werken, informatiebeheer, etc. Met "wij" bedoel ik een vaste DIV-medewerker, zodat deze ook een vertrouwd gezicht wordt voor de afdeling. Weet dat er (zeker bij de uitrol) de nodige klachten zijn over het zaaksysteem, maar dat ze (het werk van) onze medewerkers zeer waarderen.
Daarnaast moet je de handen uit de mouwen steken. Inventariseer welke behoeften er zijn, prioriteer deze en tuig hier projecten voor op. Zorg ervoor dat je regelmatig iets nieuws te bieden hebt. Vergeet niet de "klant" in al deze stappen te betrekken! En houd de projectscope klein genoeg, zodat je in een paar maanden tijd kunt leveren.
Op managementniveau proberen we aan de hand van rapportages inzichtelijk te maken in hoeverre zijn/haar afdeling presteert. Rondom zaakgericht werken stellen we rapportages die inzicht geven in de hoeveelheid zaken, doorlooptijd van zaken, de netheid van zaken (volledigheid, metadata, etc.). Met behulp van smiley's ziet een manager gelijk hoe het gaat. Ook hebben we risico-analyses over het geheel van de informatievoorziening (dus ook buiten het zaaksysteem). Overigens zorgen deze rapportages voor heel wat reuring, dus zorg ervoor dat de DIV-medewerkers én het hoofd DIV stevig in hun schoenen staan.
-
-
Bedankt voor de link Yvonne. Een best wel opmerkelijk besluit van archief 2020 met begrijpelijke argumenten maar ook veel haken en ogen. Er kan zo een nieuw topic over gestart worden.
In de rol van DIV'er nieuwe stijl, zal het tot 2025 dus nog nodig zijn om de(gemeentelijke)organisatie van advies te voorzien. Mits het automatisch toekennen en uitvoeren van bewaren/vernietigen gemeengoed is geworden.
-
-
@Pieter, er zijn wel meerdere discussies mogelijk over dit document. Eerlijk gezegd geloof ik niet dat informatie niet meer vernietigd gaat worden, vooral in relatie tot privacy en het recht om vergeten te worden. De rol van de overheid verandert, de burger en ondernemer worden straks zelf de regisseur van hun eigen dossiers i.p.v. de overheid.
De gedachtegang in dit rapport is dat alle informatie onder regie valt van de overheid.
Gisteren een poging gewaagd om wat punten op een rijtje te zetten.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/toekomstscenario-s-archieff...
-
-
Zie deze nieuwe functie: gemeentelijke informatiecommissaris.
D66 Utrecht pleit voor het aanstellen van een gemeentelijke informatiecommissaris. Raadslid Sanne Scholten stelt dat er nog veel te winnen op het gebied van open informatie en de afhandeling van WOB-verzoeken. De functie moet uiteindelijk leiden tot meer transparantie bij gemeente Utrecht.
http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/informatiecommissa...
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Het advies beperkt zich wat mij betreft niet tot de bewaar- en vernietigingstermijnen. Daar brengen wij zeker advies over uit, maar we houden ons ook bezig met advisering op andere terreinen, zoals datakwaliteit en metadata (andere dan vernietigingstermijnen ; ) ), inrichten en organiseren van informatiebeheer in andere systemen dan het zaaksysteem. Daarnaast zijn we ook aan het experimenteren met nieuwe vormen, bijvoorbeeld auditing. Bij informatiebeheer bij externe leveranciers, vaak via een SAAS-oplossing kan auditing een rol spelen om je ervan te verzekeren dat het informatiebeheer goed gebeurt.
Pieter Bouwkamp zei:Bedankt voor de link Yvonne. Een best wel opmerkelijk besluit van archief 2020 met begrijpelijke argumenten maar ook veel haken en ogen. Er kan zo een nieuw topic over gestart worden.
In de rol van DIV'er nieuwe stijl, zal het tot 2025 dus nog nodig zijn om de(gemeentelijke)organisatie van advies te voorzien. Mits het automatisch toekennen en uitvoeren van bewaren/vernietigen gemeengoed is geworden.
-
-
@Marieke Klomp, heb je helemaal gelijk in. B/V is slechts een (belangrijk) onderdeel van de vele mogelijkheden waar over geadviseerd kan en zou moeten worden. Metadata (searchability etc. )gaat ook zeker dieper :)
Mijn antwoord doelde op de implementatie van een testplan bij migratie/conversie van applicaties. Maar is breed van opzet en bied ook plaats voor het afstemmen van metadata-sets organisatiebreed of de rollen en kennis die daarbij passen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
