BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hoe bereik je dat archiefstukken ook echt in het DMS worden opgeslagen en niet op afdelingsschijf of cloud?
Sinds 2012 wordt er in de gemeente Zaltbommel gebruik gemaakt van het Document Management Systeem Verseon van Circle. Vanaf 1 januari 2015 is iedere medewerker verplicht hier zijn/haar zaken zelf in te vormen en geen documenten meer op de afdelingsschijf op te slaan. Ook e-mail moet opgeslagen worden bij de zaak in Verseon.
Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de vorming van complete zaken in het DMS. Er is uitgebreid voorlichting en opleiding gegeven aan iedereen.
Het probleem is echter dat de afdelingsschijven nog benaderdbaar zijn en deze toch nog vaak gebruikt worden voor de opslag van digitale archiefstukken. Men vindt het DMS soms nog lastig in het gebruik en houdt vast aan de oude werkwijze. Het plan was om de afdelingsschijven af te sluiten, zodat men gedwongen wordt om gebruik te maken van het DMS. Dit staat echter haaks op de plannen om iedereen in de toekomst ruime opslagruimte in de Cloud te geven voor thuiswerken etc. Ik vrees dat de controle dan helemaal weg is en dat mensen ervoor kiezen om daar hun documenten op te slaan.
Ik ben heel benieuwd naar ervaringen van andere gemeenten. Ik neem aan dat deze problematiek niet alleen bij ons speelt. Heeft iemand goede tips voor mij?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
In 's-Hertogenbosch hebben wij thuiswerken mogelijk gemaakt door VDI in te zetten. Er wordt dan een beveiligde verbinding gelegd naar een virtuele pc op kantoor. Op die manier hebben medewerkers thuis toegang tot de zelfde systemen (waaronder Verseon) als dat ze op kantoor hebben.
Overigens worden bij ons ook de netwerkschijven nog steeds gebruikt. Ook zitten er documenten in andere (cloud-)applicaties. In plaats van dat we stug gaan volhouden dat al het archief in het zaaksysteem moet zitten, zijn we aan het verzinnen hoe we ook in op netwerkschijven en in andere applicaties voldoende informatie- en archiefbeheer kunnen inrichten.
Als je bang bent dat je in de cloud de controle kwijt gaat raken, dan helpt het waarschijnlijk niet als je stug volhoudt dat alle documenten in het DMS moet. Je ligt dan dwars op de ambities van de organisatie. Je kunt volgens mij meer effect scoren als je kunt verzinnen hoe je ook in de cloud nog controle kunt houden.
-
Permalink Antwoord van Luce Bert op
-
Het gaat in tegen het beleid, maar ik denk dat je de werkvloer meekrijgt, als je de differs toegang geeft tot de e-mail accounts van de medewerkers. Vergelijkbaar met de situatie die een secretaresse nu heeft met de accounts van een afdeling/leidinggevende. Vanuit de accounts boek je de documenten in, zonder ze daarna te verwijderen, en kleurt zo'n Outlook hokje rood. De medewerker mag zijn inbox dan gebruiken als persoonlijk archief en ruzie zoeken met ICT als hij/zij (ALWEER!) de 1 GB grenst overschrijdt. DIV heeft de buit dan al binnen. Ik ga er hierbij vanuit dat de meeste inkomende/interne documenten via Outlook lopen, dat iedere medewerker zijn privé emails buiten het werk account houdt en dat DIV bij afdelingsoverleg aanwezig is om te weten wat er speelt. Je moet de leiding dan wel weten uit te leggen dat dit efficienter, goedkoper en beter is dan hun werkwijze. Wordt de werkwijze nog geevalueerd, of is het management overtuigd van het eigen gelijk?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Voorbeelden uit de praktijk kunnen ook helpen het belang aan te tonen, zie deze ook bijdrage.
-
-
Het betrekken van secretaresses/administratieve ondersteunende krachten helpt enorm bij het tackelen van dit probleem. Zij hebben namelijk het meest affiniteit met DIV werk door hun administratieve achtergrond en als je dingen uitlegt en achtergronden toelicht zijn zij van onschatbare waarde. Vorm daarom een werkgroep met hun en maak een gezamenlijk plan. De afdelingshoofden moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers ook daadwerkelijk via de nieuwe werkwijze gaan werken als er sprake is van (ongefundeerde) weerstand. Als het goed is kun je via de werkgroep alle informatie krijgen over de opslag in en buiten het DMS.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Schouten op
-
Hallo Marco,
Bedankt voor je reactie. Ook wij maken gebruik van VDI. Je hebt volledig gelijk dat we niet te krampachtig vast moeten houden aan het DMS, maar het druist wel in tegen de voorlichting die we eerst hebben gegeven. Daarbij werd juist het belang van opslag in het DMS onderstreept als veilige opslagplaats. Maar voortschrijdend inzicht in deze bewijst wel dat je inderdaad beter mee kunt denken dan het vingertje opsteken. Neemt niet weg dat we als organisatie hebben besloten om zaakgericht te gaan werken met als één van de voordelen dat informatie centraal beschikbaar is voor iedereen (mits geautoriseerd). Dat werkt nu eenmaal het beste als zoveel mogelijk informatie in het zaaksysteem wordt opgeslagen en niet op afdelingsschijven staat.
Marco Klerks zei:In 's-Hertogenbosch hebben wij thuiswerken mogelijk gemaakt door VDI in te zetten. Er wordt dan een beveiligde verbinding gelegd naar een virtuele pc op kantoor. Op die manier hebben medewerkers thuis toegang tot de zelfde systemen (waaronder Verseon) als dat ze op kantoor hebben.
Overigens worden bij ons ook de netwerkschijven nog steeds gebruikt. Ook zitten er documenten in andere (cloud-)applicaties. In plaats van dat we stug gaan volhouden dat al het archief in het zaaksysteem moet zitten, zijn we aan het verzinnen hoe we ook in op netwerkschijven en in andere applicaties voldoende informatie- en archiefbeheer kunnen inrichten.
Als je bang bent dat je in de cloud de controle kwijt gaat raken, dan helpt het waarschijnlijk niet als je stug volhoudt dat alle documenten in het DMS moet. Je ligt dan dwars op de ambities van de organisatie. Je kunt volgens mij meer effect scoren als je kunt verzinnen hoe je ook in de cloud nog controle kunt houden.
-
-
Hallo Luce Bert,
Bedankt voor je reactie. Ik vrees dat dit 'm niet gaat worden. Bij ons zijn de medewerkers zelf verantwoordelijk voor de juiste opslag van hun informatie en het vormen van zaken. Bovendien is de formatie op STIM (DIV) niet zodanig dat we ook alle mail in persoonlijke boxen kunnen registreren. Voor ons zou dit een grote stap terug in de tijd zijn.
Luce Bert zei:Het gaat in tegen het beleid, maar ik denk dat je de werkvloer meekrijgt, als je de differs toegang geeft tot de e-mail accounts van de medewerkers. Vergelijkbaar met de situatie die een secretaresse nu heeft met de accounts van een afdeling/leidinggevende. Vanuit de accounts boek je de documenten in, zonder ze daarna te verwijderen, en kleurt zo'n Outlook hokje rood. De medewerker mag zijn inbox dan gebruiken als persoonlijk archief en ruzie zoeken met ICT als hij/zij (ALWEER!) de 1 GB grenst overschrijdt. DIV heeft de buit dan al binnen. Ik ga er hierbij vanuit dat de meeste inkomende/interne documenten via Outlook lopen, dat iedere medewerker zijn privé emails buiten het werk account houdt en dat DIV bij afdelingsoverleg aanwezig is om te weten wat er speelt. Je moet de leiding dan wel weten uit te leggen dat dit efficienter, goedkoper en beter is dan hun werkwijze. Wordt de werkwijze nog geevalueerd, of is het management overtuigd van het eigen gelijk?
-
-
Hallo Machteld,
Dat is zeker een goede tip die we al in de praktijk brengen. Ook wij zien de voordelen van de afdelingssecretaresses. We hebben ze zelfs key-user gemaakt. Het probleem is wel dat deze collega's vaak overbelast zijn, omdat ze op allerlei gebied worden ingezet. Het scheelt wel dat ze er zijn, en ze verzetten al heel veel goed werk, maar ze kunnen niet alles en iedereen op de afdeling in de gaten houden. DIV krijgt ook wel eens het verwijt dat zij het werk van DIV hebben overgenomen.
Machteld de Groot zei:Het betrekken van secretaresses/administratieve ondersteunende krachten helpt enorm bij het tackelen van dit probleem. Zij hebben namelijk het meest affiniteit met DIV werk door hun administratieve achtergrond en als je dingen uitlegt en achtergronden toelicht zijn zij van onschatbare waarde. Vorm daarom een werkgroep met hun en maak een gezamenlijk plan. De afdelingshoofden moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers ook daadwerkelijk via de nieuwe werkwijze gaan werken als er sprake is van (ongefundeerde) weerstand. Als het goed is kun je via de werkgroep alle informatie krijgen over de opslag in en buiten het DMS.
-
-
Hallo Yvonne,
Dank je voor het voorbeeld. Dat is in ieder geval een goed argument om e-mail te registreren.
Yvonne Welings zei:Voorbeelden uit de praktijk kunnen ook helpen het belang aan te tonen, zie deze ook bijdrage.
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Ik geloof dat de oplossing ligt bij het faciliteren van de belangen van de medewerkers. Blijkbaar is het DMS een hogere drempel dan andere oplossingen. Wellicht is de inrichting dan onvoldoende of het systeem niet gebruikersvriendelijke genoeg?
Mensen willen echt wel graag gefaciliteerd worden, maar dan moet je ze wel ondersteunen met de juiste middelen. Dropbox, Verkenner, Outlook, Drive, etc. krijgen dat prima voor elkaar en jullie DMS blijkbaar niet. Misschien moet de focus daar dus op liggen. Volgens mij heeft Circle dat ook reeds ingezien met de nieuwe oplossing?!
-
-
@Sven, inderdaad , bij sommige systemen valt aan gebruikersvriendelijkheid nog een hoop te verbeteren.
Volgens mij is er ook een trend waar te nemen dat op dit moment de traditionele DMS en worden ingeruild voor alfresco en/of sharepoint oplossingen.
Zie ook:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wat-zijn-verbeteringen-voor...
-
Permalink Antwoord van Ron van der Weerd op
-
Beste Yvonne
Ik denk dat er geen pas klaar antwoord is op je vraag, immers medewerkers moeten de verantwoordelijkheid zien en begrijpen mbt archivering in het DMS. Bij de Provincie Zuid-Holland hebben we bedacht om bij de start van een project/dossier via een gesprek alle ter zake doende actoren in kaart te brengen. 1.dossier 2 gebruik applicaties (intern/extern 2 wensen ohgv specifieke gegevensstromen 4 eventulele tijdelijke medewerkers 5 gebruik van web sites,etc.. Op deze wijze is er bij de start overzicht en kun je medewerkers wellicht verleiden of op de juiste wijze faccilteren. In een pilot project bij ons worden meerdere sharepoints applicaties gebruikt die dmv een AGA koppeling aan ons IDMS zijn verbonden. Tevens wordt er door PBenP een fatsoenlijke opleiding gegeven aan de verbonden medewerkers ohgv metadatering en het bewustzijn tot archivering. Doel van deze pilot enkelvoudige opslag meervoudig gebruik en via de AGA koppeling de verzekering van volledig/toegankelijk/authentieke en duurzame informatie in het IDMS.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
