BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Zaken aanmaken door DIV- of KCC medewerkers a.d.h.v. ingekomen post (papier, webformulieren en mail)?

Vanaf 1-1-2016 vindt een ambtelijke fusie plaats tussen vier gemeenten. Bij één gemeente is de post (registratie, aanmaken zaken, scannen, postverzending) ondergebracht bij het KCC en bij de drie andere gemeenten binnen DIV.
Bij digitaal en zaakgericht werken gaat het niet meer om het registreren van de documenten, maar om de keuze van het aanmaken van een zaak of toevoegen aan een bestaande zaak. Het beoordelen van de post en het ontsluiten van dossiers. Het is een start van het proces van digitale afhandeling en archivering en het toekennen van metadata die gedurende het proces worden verrijkt.
Het is de bedoeling dat ook de Vervanging wordt geregeld op (korte) termijn waarbij het naar mijn idee nog belangrijker wordt de kwaliteitsprocedures niet verspreid over twee afdelingen te beleggen, maar de taken en verantwoordelijkheden voor het hele vervangingsproces bij één afdeling te beleggen. Ik heb zelf een sterke voorkeur voor het onderbrengen van het hele proces, post en archiveren, binnen de afdeling Informatievoorziening, omdat het naar mijn idee een onlosmakelijk proces is.
Ik ben op zoek naar praktijkervaringen en adviezen.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 21 Augustus 2015 op 10.07

Als de processen niet goed in kaart zijn en de verantwoordelijkheden zijn niet helder belegd, dan kan het helpen om alle betrokken medewerkers in één kamer (afdeling) te zetten. Er ontstaat dan een dynamisch geheel, waarbij medewerkers in overleg met elkaar en creatief aan de slag gaan om de dagelijkse hoeveelheid werk het hoofd te bieden.

Voor alle duidelijkheid, werkinstructies "Post en Archief" van 100 bladzijden dik is meestal een indicatie dat de processen en verantwoordleijkheden nog niet goed in kaart zijn (veel details, weinig structuur).

Een alternatief is natuurlijk om de boel te organiseren. Als duidelijk is welke stappen genomen moeten worden en wat de output moet zijn, dan maakt het niet uit of afdeling A dit uitvoert of afdeling B. Uiteraard moeten de afdelingshoofden het wel eens worden met elkaar, maar daarvoor houden ze strategische en tactische informatie-overleggen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 7 September 2015 op 9.11

Binnen onze gemeente kijk ik sinds kort ook naar dit onderwerp. Mijn gedachte is dat de postontvangst ook een ingangsknnaal is. De ingangskanalen zoals Telefoon, balie, receptie, twitter, Facebook en digitale formulieren worden bij ons door het KCC beheerd.

Neem als voorbeeld een MOR of een klacht (niet zijnde tegen personeel), deze zaken worden door het KCC geregistreerd omdat de ingang van deze MOR of klacht niet vooraf te regisseren valt. In dat licht gezien begin ik het steeds meer logisch te vinden om de post bij het KCC onder te brengen. Zolang (net zoals Marco zegt) goed georganiseerd is wie wat doet, om welke reden en met welk doel dan lijkt het mij niet meer nodig om traditioneel die taak bij DIV onder te brengen.

Naar mijn mening moet dan wel de vrijgekomen Fte ingezet worden voor het beheer vooraf. Denk dan aan het beheer van de (zaak)applicatie, het gegevensbeheer, maar ook een helpdeskfunctie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 7 September 2015 op 10.54

Jean-Luc, precies dat pad lijkt mij ook de toekomst. Het gaat immers om het doen van de taken op een zeer goede manier. Als dat verdeeld over de organisatie gebeurt en het gebeurt daar zeer goed dan heeft dat mijn voorkeur.

In principe hetzelfde bij het kopen van een brood in de supermarkt, hoe het gebakken wordt en daar komt interesseert mij buiten de hygiëne om geen barst, het brood moet smaken, vandaag en morgen weer :)