BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Notitie juridische aspecten aansluiten bij een e-Depot
Op de website van het Nationaal Archief verscheen bijgaande notitie.
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/aansluiten_...
Het Nationaal Archief stelt het e-Depot beschikbaar voor RHC’s en voor digitale archivering van overgebrachte en uitgeplaatste Rijksarchieven en onder voorwaarden voor archieven van provincies, gemeenten en waterschappen.
Provincies, gemeenten en waterschappen hoeven geen gebruik hoeven te maken van het e-Depot. Zij kunnen ook zelf een e-Depot bouwen of een commerciële partij hiervoor inhuren. Willen ze wel gebruik maken van de e-Depot voorziening van het RHC dan kan dat alleen maar als ze zich verbinden aan een RHC, waarbij verschillende varianten mogelijk zijn.
Een en ander zal leiden tot een aanpassing van het huidige Nederlandse archiefstelsel. Nieuwe tijden vragen immers om nieuwe oplossingen. Wat vinden wij daarvan?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Robin Lassche op
-
Dag Wilma,
Ik waag te betwijfelen of er in essentie zo heel erg veel verandert. Het NA heeft een e-depot beschikbaar en stelt als specifieke eis aan de lagere overheden dat wanneer ze hiervan gebruik willen maken ze zich moeten hebben aangesloten bij een RHC. Voor het stellen van deze eis zal het NA gegronde redenen hebben. Dit heeft ongetwijfeld niet alleen te maken met de behoefte tot bundeling, standaardisatie en kwaliteitswaarborging van de aangeboden archieven, maar ook organisatorische- en bedrijfsvoeringsaspecten zullen daar een belangrijke rol in spelen.
Als we de situatie vergelijken met de keuze die een overheidsorgaan moet maken i.h.k.v. een fysieke archiefbewaarplaats is er nauwelijks verschil. Indien gekozen wordt voor het onderbrengen van fysieke archiefbescheiden bij een bestaande archiefbewaarplaats, zal de beheerder evengoed specifieke voorwaarden stellen. Het staat echter ieder (lager)overheidsorgaan vrij een eigen archiefbewaarplaats te kiezen of om er zelf een te bouwen. Zolang je aan de eisen voldoet die zijn ondergebracht in de Archiefregeling en je er bovendien voor zorgt dat je de overgebrachte archiefbescheiden beschikbaar stelt aan het publiek, is er geen enkel bezwaar.
Overigens ben ik persoonlijk wel gecharmeerd van de gemeenten die een eigen e-depot hebben gebouwd of willen gaan bouwen. Baas in eigen huis is toch ook wat waard.;-)
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Robin, ik denk juist dat de trajecten e-depot NA juist het hele bestel gaat veranderen. Waar we op veel taakgebieden decentralisaties waarnemen, zien we bij dit traject juist een centralistische beweging.
Als je aansluit bij het e-depot NA weet je in ieder geval zeker dat het een e-depot is.
-
-
@Yvonne, we zien vanuit het NA een nogal sterke sturing plaatsvinden die tot centralisatie van het e-depot leidt. Of we daar als gemeenten en andere lagere overheden per definitie in mee moeten gaan, is discutabel. Het heeft voor- en nadelen. Er is naar mijn idee niets mis met de keuze om als gemeente - eventueel in samenwerking met andere gemeenten - zelf een e-depot tot stand te brengen.
-
-
@Robin, dat is het dilemma waar we nu voor staan. Aansluiten bij een e-depot oplossing, die wellicht geen e-depot is of kiezen voor een solide oplossing, maar dat zal op termijn wel een einde van de gemeentelijke archiefdienst betekenen. De grote afwezige speler in deze is KING, je zou vanuit die richting ook een handreiking verwachten anders dan het rapport dat onlangs is uitgebracht.
Gemeenten hebben grote behoefte om aan te sluiten bij een e-depot maar willen dan wel weten of het echt een e-depot is en wat de kosten zijn.
-
-
@Yvonne, nu speel ik toch even advocaat van de duivel - overigens met alle lof en waardering voor de vakdeskundigheid van onze collega's bij het NA - maar in hoeverre weten we zeker dat het e-depot van het NA wel een 'echt' e-depot is? Tenslotte heeft ook het NA de ontwikkeling van de desbetreffende software overgelaten aan een particuliere (buitenlandse) marktpartij. Waarom zouden lagere overheden dat niet ook kunnen doen?
-
-
@Robin, de e-depots van het NA, Justid en het Stadsarchief Rotterdam zijn gekocht van de enige erkende internationale leverancier op dit gebied. In Australië en Groot-Britannie is dit type ook in gebruik.
-
-
@Yvonne, daarom zei ik ook: - ik speel advocaat van de duivel -. Natuurlijk heb ik vertrouwen in de degelijkheid van het E-depot dat in gebruik is bij het NA, Justid en GAR. Het punt dat ik echter wil maken, is dat als het voor leverancier 'x' mogelijk is software te ontwikkelen voor een e-depot, het voor leverancier 'y' ook mogelijk moet zijn iets dergelijks te ontwikkelen.
Het feit dat er wereldwijd maar één leverancier is waarvan de e-depot software is gecertificeerd, is iets dat mij zorgen baart. Het wordt hoog tijd dat er concurrentie op dat gebied ontstaat. Dat stimuleert kwaliteit en doorontwikkeling van de producten die de desbetreffende leveranciers afleveren.
-
-
@Wilma, Robin, misschien een onorthodoxe gedachtegang, maar waarom kan het onderbrengen van digitale bestanden bij het Nationaal Archief niet beschouwd worden als een cloudservice ? Je zou dan kunnen volstaan met een SLA overeenkomst.
-
Permalink Antwoord van Jan Willem Rip op
-
@Yvonne, kan je me aangeven wanneer een e-depot een e-depot is?
Yvonne Welings zei:@Robin, ik denk juist dat de trajecten e-depot NA juist het hele bestel gaat veranderen. Waar we op veel taakgebieden decentralisaties waarnemen, zien we bij dit traject juist een centralistische beweging.
Als je aansluit bij het e-depot NA weet je in ieder geval zeker dat het een e-depot is.
-
-
@Jan-Willem, dat kan jij ongetwijfeld beter dan ik, wellicht kan je deze vraag aanvullen ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/ervaringen-din-31644
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
@ Robin, in je betoog raak je inderdaad wat principiele kern aangelegenheden.
Ik pak er één:
Het feit dat er wereldwijd maar één leverancier is waarvan de e-depot software is gecertificeerd, is iets dat mij zorgen baart. Het wordt hoog tijd dat er concurrentie op dat gebied ontstaat. Dat stimuleert kwaliteit en doorontwikkeling van de producten die de desbetreffende leveranciers afleveren.
Ik ben er vrijwel zeker van dat mijn lokale organisatie een "e-depot" heeft. Het is alleen niet formeel getoetst, derhalve "vrijwel zeker". Kort door de bocht:
Er is een hardware-omgeving die voldoet.
Er is een internationaal DoD gecertificeerde softwareapplicatie.
Dit RMA is geconfigureerd conform "de regels" (met op dit moment 1,8 miljoen docs)
We streven naar een beheersituatie van "einde zaak" dan export naar RMA voor kort of eeuwig beheer.
We hebben een formele CISO, CIO en CDO daarnaast functineert er een SIO (conform regelgeving).
Er is een lokale trendanalyse t.b.v. de "waardering" (selectie en vernietiging)
Het ontbreekt nog aan voldoende "records beheerders" om bv uitvoering te geven aan een zuiver digitaal vernietigingsproces.
Ik pak nog een klein puntje:
Ik vraag mij af als ons landelijk bestuur bezig is met decentralisatie's en het autonomer laten functioneren van het lokale bestuur ( Wet Revitalisering Generiek Toezicht) of de centralisatie gedachte zoals jij die ook aangeeft daar ook recht aan doet.
Verder heeft de centrale overheid dus al meerdere e-depot's (o.a. Justid) waarom zouden daar de centralisatie gedachte niet van toepassing zijn.
Daarnaast is de verantwoordelijkheid van "archiefbeheer Provincie" van het Rijk overgegaan naar de betreffende Provincies (behalve het archief van de CdK). Wat gaan deze provincies nu doen??
Al met al enige stof ter discussie.
Voorlopig richt ik mij op (focus) "een E-depot met een lokaal/regionaal rendement"
-
-
In de gemeentewet lees ik het volgende:
Artikel 117
1. Onze Minister bevordert de decentralisatie ten behoeve van de gemeenten.
2. Voorstellen van maatregelen waarbij bepaalde aangelegenheden tot rijks- of provinciaal beleid worden gerekend, worden slechts gedaan indien het onderwerp van zorg niet op doelmatige en doeltreffende wijze door de gemeentebesturen kan worden behartigd.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
