BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hard-copy uitgaande papieren post?
Dag allemaal.
Wie van jullie werkt bij een overheidsorganisatie en maakt van uitgaande post een scan voor in bijvoorbeeld een DMS of postadministratiesyteem en maakt daarnaast ook nog een hard-copy door het uitgaande stuk te kopiëren?
Volgens mij is het maken van een hard-copy niet nodig omdat je het originele stuk verstuurd. Een hard-copy is een kopie net als de scan dat is. Volgens mij heeft een papieren kopie geen juridische meerwaarde boven een digitale. Maar, er is wel sprake van vervanging. Maakt dat een papieren kopie meer rechtsgeldig dan een digitale? Van een origineel is immers toch geen sprake meer. Ik denk dat als je verder een adequate verzend-administratie hebt je zonder harde kopie geen risico’s loopt. Zeker niet als je een vervangingsbesluit hebt.
Hoe denken jullie hier over?
Wie van jullie maken wel/niet kopietjes?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Robin Lassche op
-
Beste Aike en Ingmar,
Kennelijk heb ik iets uit te leggen ;-) Allereerst: ik stel geenszins dat het 'verboden is' om een hybride informatiehuishouding te voeren. Het is alleen niet handig. Waar ik voor pleit is om zo snel mogelijk op een verantwoorde wijze over te kunnen gaan op een volledig digitale informatiehuishouding. Het probleem dat Ingmar stelt m.b.t. het behoud van de specifieke vorm en/of gedrag van digitale documenten ondervang je daarmee. Wat heb je in de basis nodig om een volledig digitale informatiehuishouding te voeren?
- een gecertificeerde digitale omgeving (DMS)
- deugdelijk omschreven werkprocessen
- een vervangingsbesluit
Zodra bovenstaande zaken geregeld zijn kun je - kort door de bocht gezegd - digitaal aan de slag. Een authenticiteitskenmerk als een natte handtekening is dan niet meer nodig omdat de authenticiteit van de documenten dan geborgd is in het proces en omdat de eventuele mutaties in de opgenomen documenten zijn te reconstrueren middels een audit-trail. In die situatie is een papieren afdruk van een document uiteraard overbodig.
Even terug naar de kern: Als er een papieren document wordt gebruikt in een proces met specifieke authenticiteitskenmerken, zoals een natte handtekening, kun je die alleen maar opnemen in je DMS als je kunt waarborgen dat de scan voldoet aan de eisen die gesteld worden aan vervanging. Alleen op die manier weet je zeker dat het gescande document een adequate weergave is van het papieren stuk. Als je niet kunt aantonen dat je voldoet aan die eisen, moet je naar mijn idee een papieren verzendexemplaar opnemen in je analoge deel van het dossier.
-
Permalink Antwoord van Hilona Wierenga op
-
Omgekeerde substitutie (digitaal naar papier) moet je niet willen volgens mij. In een hybride situatie heb je stukken die "born digital" zijn. Deze stukken zijn dus origineel digitaal. Print je dit uit,dan heb je dus niet meer een origineel stuk. Ook al heb je geen vervangingsbesluit, dan nog is het naar mijn mening onzinnig om "born digital" stukken uit te gaan printen voor je analoog archief.
Je hebt gewoon een situatie waarbij een gedeelte van je archief digitaal is en een gedeelte van je archief analoog. Lastig? Ja, dat is lastig omdat je geen eenduidig beeld hebt omdat stukken van een bepaald dossiers digitaal te vinden zijn, maar ook stukken in het analoog archief zitten.
Je kunt er voor kiezen om de "born digital" stukken uit te printen om in ieder geval één archief op "orde" te hebben. Bij ons gebeurt die nu ook nog, hoewel ik hier geen voorstander van ben. Echt op orde heb je het dan niet, want hoe moet je een excel uitdraai met allerlei verwijzingen en functies reproduceren als je een kopie ervan hebt uitgeprint. Je zou dan ook alle onderliggende informatie van dat excel bestand moeten uitprinten. Werkverschaffing vind ik.
Toch wordt bij ons nog steeds alles uitgeprint door onze DIV'ers. Dit om voor hun eigen gevoel alle informatie toch compleet op één plek te kunnen raadplegen. We zijn nu bezig hier verandering in te brengen. Het digitaal archief moet ook daadwerkelijk gearchiveerd worden, dus ook digitaal vernietigingslijsten enz. gebruiken. Dat gebeurt bij ons nog niet.
We gaan nu bezig om alle werkprocessen om te zetten naar zaaktypen (ztc2.0) en nemen dan ook gelijk het opstellen van een kwaliteitshandboek mee.
We hopen dan in de loop van volgend jaar de stekker uit onze hybride situatie te kunnen trekken. Bij ons gaat het papier al niet meer de organisatie in. Inkomende post wordt gescand en uitgaande brieven met natte handtekening worden gescand en voorzien van een verzenddatum, voordat de brief de deur uit gaat. Er wordt tegelijkertijd een kopie van de brief uitgeprint en die wordt nu ook nog numeriek en dus analoog bewaard. Straks dus niet meer.
-
-
Klopt Jean-Luc. Als het aan mij ligt stoppen we nog vandaag met het printen van "born digital" documenten. Echter mijn collega is diegene die archiveert en die durft de stap nog niet te zetten. Angst om het overzicht te verliezen.
Reden dus om zo snel mogelijk alle zaaktypen in te richten (liefst aan de hand van de nieuwe selectielijst) samen met de proceseigenaren en het kwaliteitshandboek verder vorm te geven. Daarna substitutie aanvragen en dan gelijk stoppen het uitprinten van de stukken.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
