Er komen er elk jaar weer meer van bij: machtigingen tot het afschrijven van de gemeentelijke belastingen. Op dit moment worden deze papieren kaartjes bij ons in kaartenbakken gearchiveerd en bewaard voor zolang als de machtiging loopt.

Nu komt van financiën de vraag of het mogelijk is deze kaartjes te digitaliseren. Weet iemand of er juridische bezwaren tegen zijn om deze machtigingskaarten te vervangen door een digitaal exemplaar en in het DMS te laten hangen tot na vervallen belang?

Weergaven: 1713

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zijn  digitale  documenten  rechtsgeldig?

We  moeten  eerst  een  onderscheid  maken  in  de  toelaatbaarheid  van  een  (digitaal)  bewijsmiddel  en  de  bewijskracht  van  dat  bewijsmiddel.  Als het  gaat  om  de  Toelaatbaarheid stellen  we  vast  dat  gescande  en  digitaal  opgeslagen  gegevens  door  de  rechter  als  bewijsmateriaal  worden  geaccepteerd.  Bewijs  mag  namelijk  in  elke  vorm  worden  geleverd  en  het  maakt  dus  niets  uit  hoe  je  een  document  hebt  opgeslagen. 

Hierop  bestaat  slechts  één  uitzondering:  dat  is  als  de  wet  schriftelijk  bewijs  expliciet  voorschrijft.    Als  het  gaat  om  de  bewijskracht zal  de  rechter een  bewijsmiddel  meer  bewijskracht  toekennen  als  hij  van  de  betrouwbaarheid  van  dat  bewijsmiddel  overtuigd  is.  De  rechter  houdt  dan  rekening  met  de  technische  betrouwbaarheid  van  het  bewijsmiddel  en  de  mogelijkheid  van  vervalsing.


Als  je  maatregelen  hebt  getroffen  ter  voorkoming  van  manipulatie,  vergroot  dat  de  betrouwbaarheid  en  dus  de  bewijskracht van  het  bewijsmiddel.  Als  weinig  veiligheidsmaatregelen  zijn  getroffen,  zal  de  rechter  weinig  of  geen  bewijskracht  toekennen  aan  het  bewijsmateriaal,  zodat  het als  bewijsmiddel  feitelijk  onbruikbaar  word.

@leon, het betreft hier natuurlijk niet alleen de Nederlandse rechtspraak, ik trok eerder reeds de vergelijking met de brondocumenten Burgerlijke Stand. Wat aardig is aan deze casus is dat eerst de risico's in beeld worden gebracht alvorens een besluit te nemen.

@Yvonne, dat ben ik helemaal met je eens. Ik wil alleen voorkomen dat er te snel in het wilde weg wordt geroepen dat iets "juridisch" niet mag.

Een andere benadering van hetzelfde vraagstuk is risicomanagement. Wat zijn de (financiële) gevolgen als de bewijskracht van een stuk in een bepaalde categorie gedigitaliseerde archiefbescheiden door een rechter in twijfel worden getrokken, hoe vaak kan/zal dat voorkomen en weegt dat op tegen de mogelijke besparingen door dan de digitalisering toch te doen.

@Leon, wat kosten betreft wordt op dit moment nog steeds in twijfel getrokken of digitaal duurzame opslag goedkoper is. de verhouding schijnt 1 (analoog) op 10 (digitaal) te zijn. Digitaal biedt gewoon meer mogelijkheden en gebruikersgemak en er is een bestuursopdracht in deze vanuit het Ministerie.

M.i. wordt er juist door overheden veel te weinig in beeld gebracht wat de (financiële) risico's en daadwerkelijke kosten zijn, dat geldt overigens ook voor cloudopslag.

Ik had nooit gedacht dat ik dit nog eens zou gaan zeggen, maar misschien is microfilm wel een aardig alternatief als backup. we hebben dan niets meer dan een vergrootglas en een kaarsje nodig :-)

Ik had nooit gedacht dat ik dit nog eens zou gaan zeggen, maar misschien is microfilm wel een aardig alternatief als backup. we hebben dan niets meer dan een vergrootglas en een kaarsje nodig :-)

@Erik, nog een vraag in dit verband, registeren jullie de machtigingskaarten in jullie DMS ?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden