BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Review handreiking vervanging
De handreiking vervanging is nu ruim een jaar beschikbaar. Er is door diverse partijen gebruik van gemaakt in de voorbereiding van vervangingstrajecten. Lezers en gebruikers hebben er via online platforms zoals BREEDnetwerk en Archief 2.0 al de nodige vragen over gesteld en opmerkingen over gemaakt. Daaruit valt af te leiden dat het instrument zeker in een behoefte voorziet, maar ook dat gebruikers wensen hebben voor verbeteringen.
Om die wensen preciezer in kaart te brengen, heeft Archief 2020 in de periode april-juni 2015 een review laten uitvoeren onder gebruikers. Op basis van de uitkomsten van de review kan het programmamanagement van Archief 2020 beargumenteerd beslissen of het nodig is om een herziene versie van de Handreiking te maken en zo ja: op welke punten herziening het meest zinvol is.
De titel van het rapport luidt: Goed is goed genoeg. Eindrapport Handreiking Vervanging archiefbescheiden versie 1.0.
Eindrapport%20review%20Handreiking%20vervanging%20archiefbescheiden...
In het rapport staat het volgende aandachtspunt:
De review bracht ook iets aan het licht dat niet zozeer over de Handreiking gaat, maar dat zeker relevant is met het oog op de doelstellingen van Archief 2020 met betrekking tot digitale duurzaamheid en kwaliteitszorg en bestelversterking. De toetsende rol van de archivaris/intern toezichthouder ten aanzien van vervanging wordt verre van eenduidig ingevuld, waardoor overheidsorganen niet weten waar ze aan toe zijn. De Handreiking geeft de archivaris/intern toezichthouder te veel ruimte; nadere inkadering van zijn rol is gewenst.
De kernvraag is hiermee niet beantwoord en volgens mij zou de nieuwe handreiking vervanging daar nu juist wel een uitspraak over moeten doen. Digitale duurzaamheid zeker van te op termijn te bewaren archiefbescheiden is m.i. onlosmakelijk verbonden met het issue vervanging.
Dit is geen marginaal punt. De problematiek rondom de digitale bestemmingsplannen spreekt boekdelen. Daar speelt het issue vervanging overigens niet, daar deze vanaf 2010 digitaal zijn.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ik heb zojuist de evaluatie gelezen en hij staat m.i. bomvol met goede inzichten en wijsheden! Het document is daardoor bijna net zo waardevol als de handreiking zelf.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, inderdaad, de technische inrichting en de noodzaak tot samenhang zoals met het TMLO.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
helemaal mee eens, het wordt nu interessant om te zien wat Archief 2020 me deze waardevolle informatie uit het veld gaat doen.
-
-
@Jean-Luc, volgens mij dateren de termen positief en negatief nog uit het tijdperk van de provinciale beleidsregel vervanging. En toen waren er ook heel grote verschillen, denk maar de 200 dpi bij de gemeente Oss, het eerste vervangingsbesluit in de provincie Noord-Brabant. Dat terwijl de provinciale archiefinspecteur in Noord-Holland een rechtszaak heeft gevoerd over vervanging tegen de gemeente Amsterdam, de zogenaamde broodjeszaak.
De ene vervanging is de ander niet, zie een wat oudere bijdrage van mijn oud-collega Paul Huismans. http://www.archief20.org/profiles/blogs/de-ene-vervanging-is-de-andere
M.i. gaat het niet meer om vervanging, maar wel om een eenduidig kader hoe te bewaren digitale informatie duurzaam te borgen. Een idee om risico's te verminderen is bijvoorbeeld om de bestanden te testen in een e-depot omgeving. Ik verwacht dat we meer duidelijkheid krijgen als de kaders van DUTO tot wet- en regelgeving worden omgezet.
Het college besluit en de gemeentearchivaris kan adviseren, dat is vaak omschreven in de archiefverordening.
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
Ik mis even waarom Oss en Amsterdam hier vergeleken worden om aan te geven dat de verschillen heel groot waren, Yvonne. Komt over als appels en peren vergelijken, omdat het in Oss om doorlopende vervanging ging en in Amsterdam om retrospectieve vervanging. Komt bij dat de PAI Noord-Holland niet tegen vervanging was, maar tegen de manier waarop. Het is ook niet zo dat ze steeds achteraf met nieuwe eisen kwamen. Ze keurden het plan van tevoren al af omdat het niet voldeed aan bepaalde standaarden / uitgangspunten.
Verder hebben de wensen in het rapport tav de Handreiking vaak weinig te maken met specifieke vervangingszaken, maar gaan over algemene organisatorische zaken of zaken mbt de hele digitale informatiehuishouding. Dat sluit aan bij je constatering dat het niet over vervanging, maar over de borging van digitale informatie in het algemeen gaat. Daar is op zich niets mis mee, maar de handreiking is daar niet voor bedoeld. Er zijn vrij veel andere normen, eisen, handreikingen enz. voor die andere inrichtingszaken en het zou onproductief zijn om die in deze handreiking te herhalen. Het werd nu al een flink boekwerk gevonden. En het is wat vreemd dat je pas over die zaken gaat nadenken als er een vervangingsproject wordt gestart. Born digital materiaal is toch al een jaar of wat aanwezig in de meeste overheidsorganisaties.
En die opmerkingen over archivarissen als inspecteurs die als hinderpaal optreden: ach ja, dat vinden de werkvloer en de ingevlogen projectleiders altijd van toezichthouders. Die uiteindelijk, murw geworden, dan maar instemmen met een mindere oplossing. Totdat er iets fout gaat. En dan wordt er gewezen met de vinger: "het mocht van hem/haar!"
-
-
@Chido, De appels en peren typering gaat m.i. mank, zowel bij de gemeente Oss als de gemeente Amsterdam ging het om het duurzaam te bewaren digitale bestanden. De procedures waren wel heel verschillend en de rechtszaak, hoe onaangenaam dat ook kan zijn, heeft m.i. bijgedragen aan de bewustwording dat het nodig is om te bewaren overheidsinformatie digitaal duurzaam te beheren. Daarom kan m.i. het onderwerp vervanging niet los worden gezien van de beheersomgeving. Het is al een discussie, die al sinds 2007 ? wordt gevoerd. Volgens mij hebben overheidsorganisaties geen tijd om hier discussies over te voeren, maar hebben behoefte aan concrete en betaalbare oplossingen.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Discussie en meningen komen lekker op gang, heerlijk!
Het is nog vakantietijd dus ook even kijken naar de zachte kant met harde gevolgen
Ik wil wel graag even een/het beeld en imago van de toezichthouders(archivaris)functie in het midden gooien.
Het beeld van de toezichthouder = politieagent = regelneu sorry neef.
Als we kunnen bewerkstelligen dat de "toezichthouder" een "Kapper" is. Ontstaat er misschien iets anders.
Je (het managment,werkvloer en de projectleiders) gaat naar de kapper om je beeld (imago) en het concrete resultaat in overeenstemming te brengen met jezelf en omgeving.
Je kijkt in de spiegel (mee) met de (knip)opdracht aan de kapper voor het gewenste en beste resultaat.
En ondertussen worden de dagelijks kwesties belicht en besproken.
Graag stil zitten op het moment dat je geknipt en geschoren wordt voor het beste resultaat, je beeld en imago wordt nl aangepast door een deskundige en je kijkt mee in de spiegel.
Opdracht aan de kapper:
“Stukje eraf”, “dooie punten eruit”, “kleurtje er in” “de baard trimmen” en voor wat extra geld föhnen in het juiste model. (maar zo dat je dat dagelijks ook zelf kunt)
Telkens na een periode van “groei” zelfde model of misschien iets anders laten knippen.
Eén proces is onmogelijk bij de kapper en dat is het langer laten knippen van je haar. Dat is een kwestie van laten groeien.
“Geen tijd voor een kapper??” is ook bewuste keuze.
De Toezichthouder is dus een professionele "modelknipper" en vroeger was dat de barbier
-
-
@Yvonne: zowel doorlopende als retrospectieve vervanging richt zich op te bewaren informatie. Anders had je er geen machtiging van de provincie voor nodig. Niettemin waren de voorbeelden geen bewijs van de grote verschillen tussen de provincies.
@Henk: ik denk dat je toezichthouder hier verwart met ingehuurd adviseur. Dat is inderdaad een 'kapper'.
-
-
@Chido, geen appelen en peren dus, betreft allebei te bewaren overheidsinformatie. Het zou goed zijn om evidence based retrospectief onderzoek te doen naar de vervangingsbesluiten en of de bestanden inderdaad in een e-depot kunnen worden opgenomen.
-
-
@Chido en Jean-Luc de metafoortaal/rol wordt Informatiebarbier met een goed gesprek voor de spiegel zodat de ingehuurde adviseur zich zelf ook "ziet" praten onderwijl wordt hij netjes geknipt en geschoren en graag stil zitten voor een perfect resultaat "scheermes is scherp"
-
-
*Ik heb mijn reactie over de barbier verwijderd. Ik merk (ook elders) dat ik hiermee kwaad bloed heb gesticht. Dat was niet mijn bedoeling, waarvoor mijn excuses. Ik wilde met een (mislukte) kwinkslag de verhouding tussen toezichthouder en onderwerp van toezicht ter discussie stellen. De bedoelde boodschap was: samenwerken levert meer op dan uitsluitend kritiek geven (al hoort kritiek er soms bij).*
-
-
En dan is er dat moment waarop de metafoor niet meer opgaat. Niet altijd even gemakkelijk te herkennen, dat moment. En zo ontstaan religies.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
