BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Scannen en digitaal bewaren van machtigingskaarten
Er komen er elk jaar weer meer van bij: machtigingen tot het afschrijven van de gemeentelijke belastingen. Op dit moment worden deze papieren kaartjes bij ons in kaartenbakken gearchiveerd en bewaard voor zolang als de machtiging loopt.
Nu komt van financiën de vraag of het mogelijk is deze kaartjes te digitaliseren. Weet iemand of er juridische bezwaren tegen zijn om deze machtigingskaarten te vervangen door een digitaal exemplaar en in het DMS te laten hangen tot na vervallen belang?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, inderdaad gaat er veel aandacht naar het item vervanging. In feite is de vervanging steeds minder relevant, immers veel ontstaat digitaal. Waar je met machtigingsformulieren het risico kunt lopen, dat deze wellicht over 10 jaar niet meer benaderbaar zijn bijvoorbeeld door gebrekkige metadatering zoals jij aangeeft, is dat voor te bewaren overheidsinformatie een te groot risico. Maar of het nu een machtigingsformulier is of een personeelsdossier, als je vervangt op grond van AW 7 moet je een vervangingsbesluit nemen met hierin een beschrijving van de reikwijdte.
Maar waar nu te weinig aandacht naar uitgaat, is de duurzame beheeromgeving (e-depot) en de standaard metadata.
Digitaal werken is iets anders dan digitaal archiveren, je geeft een goede voorbeeld in deze met die metadatering.
Techniek loopt voor op werkelijkheid, er is niet voor niets een brandbrief gestuurd. Het zou al een begin zijn als je voor een vervangingsbesluit de overbrenging naar een e-depot technisch uittest, dat zou al een goede stap zijn. Als jullie destijds de mogelijkheid hadden gehad, waren de scans naar alle waarschijnlijkheid wel toegankelijk geweest.
De provinciale beleidsregels waren destijds verschillend, zie in deze de broodjeszaak, wat voor de gemeente Amsterdam aanleiding was een e-depot in te richten.
De inrichting van een duurzame beheersomgeving kan je als gemeente niet 20 jaar op zijn beloop laten als je digitaal gaat werken. En dat begint bij de inrichting van het proces, niet bij de overbrenging naar het e-depot. De denkbeelden van een papieren archief kan je niet projecteren op een digitaal archief.
Het verbaast me keer op keer dat dat besef er nog steeds niet is... Tijd van praten is voorbij, we zouden op BREED eens een overzicht moeten hebben van gemeenten en andere overheden, die concreet iets doen op dit gebied.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Kijk, dit is de/een juiste opmerking.
Eigenlijk zou geen enkele overheid archiefbescheiden moeten mogen vervangen, zolang er geen e-Depot is...
Zorg (en check) eerst voor een "perfecte" digitale beheer, bewaar en beschikbaarstelling omgeving.
Dit is sowieso nodig voor je digital born materiaal.
Neemt niet weg dat je naar mijn mening wel een "generiek" vervangingsbesluit moet laten nemen. i.v.m. de bestuurlijk juridische rechtskracht.
Tegenwoordig verlies je meer informatie door de up-grade cq verandering van systemen cq werken met SAAS ( zie o.a. Raet discussie). Dit omdat ICT volstrekt met andere ogen kijkt naar "informatie beheer" dan de daadwerkelijke informatiebeheerders.
Schijvenbeheer is van ICT, informatiebeheer is van de digitale Archivaris/DIV.
Informatievorming is van de business.
(Ter voorkoming van veel kosten achteraf wel graag met wat advies van ....:-) )
In het algemeen gaat het dus om "informatieveiligheid" en dat is wat anders dan "informatiebeveiliging"
Concreet:
Je wordt aangesproken door de CISO op de mogelijke aanwezigheid van virus bij de overname van data van een andere (overheids)-organisatie (was gelukkig virusvrij). Perfect geregeld dus, qua informatiebeveiliging.
Dat de betreffende overgedragen (vervreemding) informatie op onderdelen niet "te lezen was" lees reproduceerbaar, daar was niet naar gekeken.
-
-
@Henk, de essentie in een notendop !!!
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Dus Erik, die machtigingskaarten mogen best gescand en digitaal opgeslagen worden. Dat is de uitdaging niet. Waar je je veel meer zorgen over moet maken is hoe je regelt dat de scans over x jaar nog teruggevonden kunnen worden. ;-)
-
-
En als de machtiging ingetrokken wordt deze ook uit het systeem "verdwijnt" (vernietiging persoongegevens)
-
Permalink Antwoord van Henk Mepschen op
-
Hallo Erik,
Na overleg met de financiele afdeling bewaren we de machtigingskaartjes voorlopig nog fysiek in ons archief.
Digitaliseren kan altijd wel maar in dit geval zou ik om juridische redenen de originelen wel fysiek blijven bewaren.
We vinden dat we deze machtigingskaartjes over honderd jaar na afgifte kunnen gaan vernietigen en we er als organisatie geen buil aan zullen gaan vallen.
De machtiginggever is dan in theorie 118 jaar of ouder en zal dan normaliter al lang overleden zijn.
Men kan dus gedurende 100 jaar na afgifte gewoon over de machtigingskaartjes blijven beschikken en bij DIV opvragen omdat we nu na het vervangen nog niet kunnen garanderen dat deze kaartjes over 50, 80 of 100 jaren nog authentiek, betrouwbaar en volledig in het DMS terug te vinden zullen zijn. Alle ontvangen machtigingen gaan dan ieder jaar in één keer als serie naar het archief.
We blijven nieuwe ontwikkelingen hierover uiteraard wel volgen.
-
-
Vermoedelijk heeft een en ander te maken met de authenticiteit van de documenten zoals bij de brondocumenten van de Burgeijke Stand. Toevallig zag ik deze blog voorbij komen.
https://webwinkelrecht.nl/betalen/digitale-incassomachtiging-begint...
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Toch kom ik dat zo vaak tegen, medewerkers van de financiële afdeling die denken dat het scannen en vervangen van aan financiën gerelateerde stukken iets afdoet aan de bewijskracht van die stukken en dat daarom dan met de grootste stelligheid onder de vlag "juridisch" met man en macht proberen te voorkomen.
De belastingdienst, toch een speler van formaat als het gaat om financiële bescheiden, bewaart al jaren geen snipper papier meer. Toch winnen die meer zaken dan de betrokken burgers en bedrijven lief is.
Ik vraag me dus net als Jean-Luc af: Welke juridische redenen?
-
-
Toch kom ik dat zo vaak tegen, medewerkers van de financiële afdeling die denken dat het scannen en vervangen van aan financiën gerelateerde stukken iets afdoet aan de bewijskracht van die stukken en dat daarom dan met de grootste stelligheid onder de vlag "juridisch" met man en macht proberen te voorkomen.
De belastingdienst, toch een speler van formaat als het gaat om financiële bescheiden, bewaart al jaren geen snipper papier meer. Toch winnen die meer zaken dan de betrokken burgers en bedrijven lief is.
Ik vraag me dus net als Jean-Luc af: Welke juridische redenen?
-
-
@Leon, lees deze blog over banken
https://webwinkelrecht.nl/betalen/digitale-incassomachtiging-begint...
-
-
Dat had ik gelezen Yvonne. Maar een gescand machtigingskaartje is de digitale weergave van een papieren kaartje met een natte handtekening. De discussie van en met de banken gaat over het digitale proces van het machtigen via digitale middelen met een digitale handtekening. Ik denk dat er in de hele discussie twee zaken door elkaar heen raken.
Als er discussie is met een bank over de validiteit van een machtiging, dan zal de bank vragen om een kopietje op te sturen van de afgegeven machtigingskaart zodat de handtekening vergeleken kan worden met die van de rekeninghouder. een afdruk van de gescande kaart is exact hetzelfde en heeft dan net zo veel of net zo weinig bewijskracht als de papieren fotokopie
Yvonne Welings zei:@Leon, lees deze blog over banken
https://webwinkelrecht.nl/betalen/digitale-incassomachtiging-begint...
-
-
Een scan van een natte handtekening heeft niet dezelfde juridische waarde als de natte handtekening zelf.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
