BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
eisen voor substitutie vernietigbare stukken
Bij de gemeente Zevenaar hebben we vanaf 1 januari 2015 substitutie voor vernietigbare stukken t/m 10 jaar. Dit geldt voor zowel inkomende, interne en uitgaande stukken.
Bij het verzenden van uitgaande brieven wordt er nu weinig gebruik gemaakt van de digitale handtekening, dit betekent dat na verzending van de brieven deze nog in Corsa bij gescand moeten worden. Er wordt dan een kopie van de originele brief gemaakt, dit wordt dan het archief exemplaar en van dit exemplaar wordt dan weer een PDF scan gemaakt.
Mijn vraag is; hoe doen andere organisaties dit, als ze nog geen digitale handtekening gebruiken, wordt er dan van de gekopieerde versie een scan gemaakt of toch een scan van de originele brief voor verzending?
Straks krijgen we Decos Join en dan wordt er zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de digitale handtekening, maar ik ben benieuwd of wij nu wel voldoen aan de eisen van substitutie, vervanging van het origineel en niet vervanging van een kopie?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
In principe wordt er geen onderscheid gemaakt tussen te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Je zou voor jezelf wel eens kritisch moeten kijken welke beheersomgeving het beste is.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Bert, zoals je het opschrijft maken jullie een digitale kopie van een papieren kopie van een papieren origineel. Het lijkt erop dat jullie dus het origineel vervangen door een papieren reproduktie (zie Archiefwet 1995, art. 7), welke jullie vervolgens weer vervangen door een digitale reproductie.
Echter, rechtmatige vervanging van uitgaande post is nagenoeg onmogelijk. De Archiefwet schrijft namelijk ook voor dat vervanging mag "teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen". Ook bij het Nationaal Archief lees ik: "...de originele, vervangen bescheiden worden vernietigd. Zolang originelen niet zijn vernietigd, is van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 geen sprake." Als je de brief dus niet vernietigt, dan kun je ook niet spreken van vervanging.
De oplossing hiervoor is vrij eenvoudig. Stel de originele brief met handtekening op, maak een kopie, stuur die kopie naar de burger, scan het origineel in en vernietig het origineel. Uiteraard moet je deze procedure wel beschrijven in je Handboek substitutie en vast laten leggen in een college-besluit. Als er vanuit de andere afdelingen vragen komen, dan kun je uitleggen: " Dat moet van de Archiefwet!"
Bert, ik hoop dat je in de gaten hebt dat ik de draak steek met dit onderdeel van de Archiefwet. Uiteindelijk gaat het erom dat je kunt bewijzen welke brief met welke inhoud op welke datum op welke wijze is verzonden. Scan die brief in, stop hem in een envelop en doe hem op de post. Spreek dat met elkaar af en leg die afspraak vast; dan heb je netjes werk afgeleverd.
P.S. Als je originele brieven naar anderen gaat verzenden, dan heet dat vervreemding (Archiefwet 1995, art. 8). Je zult dus eerst de minister van OCW om toestemming moeten vragen voordat je post gaat versturen. Of.... misschien.... misschien zijn uitgaande brieven geen archiefbescheiden! Zij zijn immers naar hun aard (uitgaand!) niet bestemd om onder een overheidsorgaan te berusten (zie Archiefwet 1995, art. 1, lid c)! Uitgaande brieven zijn dus niet archiefwaardig.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Al gekeken en wat hierover gevonden in de handreiking Vervanging Archief 2020 ?
Is het een idee om de uitgaande brieven in het geheel niet meer te ondertekenen, een ritueel waar ook anders mee omgegaan kan worden dan we nu doen?
Corsa case en modules handtekeningen zijn in gebruik, beperk je niet te snel tot je eigen leverancier. Andere leveranciers hebben aardige oplossingen (Decos, Verseon?) en ook in de organisatie zijn bij Zevenaar zijn wellicht al 'elektronisch onderteken' oplossingen in gebruik, denk hierbij aan sociaal domein en wabo (waarmerken tekeningen). ICt generieke oplossingen zijn in mijn ogen te verkiezen boven 'elke applicatie voor zich'.
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Andre, straks gaan we over naar Decos Join en dan zal het "probleem" voor een groot deel zijn opgelost en nu zijn er ook al brieven die of digitaal ondertekend worden of niet worden ondertekend.
Ik wil alleen weten of wij nu voldoen aan de criteria om substitutie te krijgen, ook al speelt dit probleem waarschijnlijk over een half jaar niet meer
-
Permalink Antwoord van Martien Naarding op
-
Wij (provincie Overijssel) maken ook nog steeds een scan van een kopie van de uitgaande brief. Ook wij willen hier van af en in het onderzoek bleek dat niet alleen de handtekening maar ook de daadwerkelijke verzenddatum een rol speelt. In elk geval bij correspondentie waar bezwaar of beroep een rol kan spelen moet bij ons die werkelijke verzenddatum op zowel verzend- als archiefexemplaar staan. We moeten dus een methode hebben waarbij die datum door de postkamer wordt toegevoegd aan het digitale document voordat het verzendexemplaar geprint.
Een ander punt is hoe we een sluitende bijlageadministratie krijgen als we helemaal digitaal werken. Ik bedoel: hoe toon je bijv. aan welke versie van rapport x als bijlage is meegezonden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
