BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Volledige RMA functionaliteit in een Zaaksysteem

In mijn gemeente loop ik steeds tegen een (niet flexibele) muur aan wanneer het gaat om de mogelijke toekomstige aanschaf van een zaaksysteem. 1 van de werkgroepleden roept veelvuldig dat er al zaaksystemen zijn die de volledige archivering verzorgen. Op mijn vraag welke dan, krijg ik geen antwoord. Dus ga ik daar elke keer tegenin dat het opslaan van een PDF of dataset iets anders is dan het totale pakket van Archivering en dan met name op de onderdelen van selectie/vernietiging en overdracht aan een e-depot.

Mijn vraag is dus, zijn er al systemen die de volledige RMA-functionaliteiten zoals geboden worden door de bekende systemen als Decos, Circle en CORSa overnemen ?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van MGroels op 5 Juni 2015 op 13.20

Wat bedoel je precies met volledige RMA-functionaliteiten?

Ik weet dat het zaaksysteem van ATOS/Dimpact (e-Suite) een archiveringsfunctie in zich heeft inclusief selectie en vernietiging. Zaken hebben volgens de ingebouwde ZTC automatisch een vernietigingstermijn waardoor ze op een soort DIV werklijst komen die de zaken dan kan bekijken en beoordelen. Bij gebrek aan e-depots is het overdrachtsgedeelte echter nooit in real life getest (uiteraard). Als je werkgroeplid dit systeem bedoelt, heeft hij of zij min of meer gelijk, hoewel, wat betekent "volledige archivering"?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 5 Juni 2015 op 15.30

zie ook deze discussie op Breed : http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/op-zoek-naar-een-goed-werke...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 9 Juni 2015 op 12.45

Dag Erik,

Ook ik ben het eens met je collega. Bijna alle zaaksystemen hebben momenteel 'voldoende' RMA functionaliteit in zich. Maar op je precies vraag "die de volledige RMA-functionaliteiten zoals geboden worden door de bekende systemen als Decos, Circle en CORSa overnemen" is bijna geen antwoord te geven.

Andere (vaak jongere) systemen hebben vaak wat minder RMA functionalteit maar wel weer een heleboel nieuwe functionaliteiten. Tijden veranderen nou eenmaal en het is onmogelijk om een systeem onbeperkt uit te breiden. Daar waar je dus wat mist wordt dat wellicht gecompenseerd daar andere functionaliteit.

Het lijkt mij in ieder geval belangrijk dat je veel kennis op gaat bouwen van de markt, want als je dit soort essentiële discussies nog hebt zal het aan lastige (potentiële) aanbesteding gaan worden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Pieter Verkaik op 5 Juli 2015 op 22.06

Hoi Erik,

Wat Sven zegt lijkt me sowieso goed: ga bij vergelijkbare gemeenten langs die verschillende zaaksystemen in gebruik hebben en vraag daar goed na of de gehele archiefprocedure wel een geïntegreerd onderdeel is binnen het zaaksysteem. Jij hebt van jouw collega namelijk begrepen dat er zaaksystemen zijn die dit er standaard bij leveren, maar doordat je geen antwoord krijgt ga jij twijfelen aan die bewering? Daar is maar één oplossing voor: ga niet naar leveranciers kijken (die zeggen vaak "ja") maar ga op bezoek bij de gemeenten die een bepaalde leverancier hebben.

Om jou een beeld te geven van wat een zaakgerichte archiefprocedure is, verwijs ik jou graag naar de website van een leverancier: https://www.mozard.nl/mozard/!suite86.scherm0325?mPag=1548&mLok=1 . Of andere leveranciers dergelijke informatie ook openbaar hebben staan, weet ik niet. Erik, helpt jou dit een beetje om over die niet-flexibele muur heen de komen?