BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid

Vanaf 1 mei kan op de dag van de arbeid de dialoog op dit Breednetwerk plaatsvinden

over het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid.

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 1 Juni 2015 op 16.20

Zou er een STUF-TMLO opgesteld moeten worden of roep ik dan iets heel raars? Ik heb er nog niet echt over nagedacht...

Permalink Antwoord van MGroels op 2 Juni 2015 op 10.38

Volgens mij mis je niet zo veel (niets?) als je de Z+DS/RGBZ gebruikt in de TMLO.

Weet niet of iemand dat ooit op elkaar heeft gemapt, maar de gegevens die je via de Z+DS aan je informatie koppelt komen vrij aardig overeen met de elementen (die verplicht zijn) in de TMLO.

Zie ook dit stuk van Arjan Kloosterboer:

http://www.cocreatiebasisgemeente.nl/images/cocreatiebasisgemeente/...

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Juni 2015 op 17.09

@Jean-Luc, ik heb gevraagd of we de ppt's van 2 juni mogen delen op BREED, nog geen antwoord op ontvangen.

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 5 Juni 2015 op 8.42

Voor de volledigheid is hier de presentatie die Wilma Zandvliet dinsdag 12 mei tijdens de TMLO-bijeenkomst in Roosendaal presenteerde.

Bijlagen:

20150512_TMLO_in_de_praktijk_Wilma.pdf, 1.1 MB

Permalink Antwoord van Arjan Kloosterboer op 11 Juni 2015 op 23.15

Mijn presentatie van 2 juni over het TMLO staat hier.

Nu geeft dit alleen 'de plaatjes', niet het verhaal er om heen. Dat kan het bijvoorbeeld lastig maken om de dia's 9 en 10 te duiden terwijl de strekking daarvan wel essentieel is: metadateren doe je vooral tijdens de uitvoering van het proces waarin de te metadateren stukken ontstaan, door de desbetreffende procesmedewerkers. Een toelichting op deze platen tref je hier aan.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 Juni 2015 op 16.36

Arjan, dank !!!

Permalink Antwoord van Wim Ickenroth op 1 Juli 2015 op 11.19

Beste Jean-Luc,

M.b.t. tot 'actor' hebben we in Heerlen dit als volgt opgevoerd in ons Metadatamodel (nog niet TMLO) bij

15 C1:

Definitie:

Het geheel van actoren die op basis van een mandaat taken, activiteiten, functies en transacties uitvoert.

Voorbeeld:

Bijvoorbeeld proceseigenaar, procesverantwoordelijke of het verantwoordelijke organisatieonderdeel.

en bij 15 C.1.2. identificatiekenmerk: met als definitie 'uniek kenmerk van de actor' als voorbeeld: Bijvoorbeeld het BSN nummer bij burgers of de gebruikerscode van medewerkers of afdelingscode bij organisatieonderdelenBijvoorbeeld het BSN nummer bij burgers of de gebruikerscode van medewerkers of afdelingscode bij organisatieonderdelen.

Permalink Antwoord van Wim Ickenroth op 2 Juli 2015 op 14.20

Jean-Luc,

Neen, is wel vermeld in de omschrijving van:

Zaakgericht werken

De uitvoering van de gemeentelijke diensten (en levering van producten) zijn vastgelegd in zogenaamde zaaktypen (werkprocessen). Binnen zaaktypen worden ‘zaken’ afgehandeld. Een zaak is steeds de eenmalige uitvoering van een werkproces (zaaktype) die start en eindigt bij een individuele klant. Het uitgangspunt is dat alle documenten betreffende één individuele zaak worden vastgelegd in een uniek (zaak)dossier.

Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op 4 Augustus 2015 op 10.09

Bijgevoegd vind je een bewerking van het Excelbestand dat eerder op BREED is gezet. Het is de bedoeling om instrumenten die (min of meer) definitief zijn op Informatie2020 te zetten, maar ik zet hem eerst hier voor feedback. Ik gebruik het bestand nu om een informatiesysteem te analyseren. Voor een mapping lijkt het nu minder geschikt, maar als je daar ideeën voor hebt dan zijn ze welkom.

Je kunt de elementen op drie niveaus filteren op waardering (Verplicht, Verplicht i.v.t., etc.). Misschien zou dat met overerving of herhaalbaarheid ook moeten kunnen, maar daar ben ik nog niet helemaal uit... De vraag of de elementen van toepassing zijn (bij Verplicht i.v.t., zie kolom R) zou je volgens mij moeten kunnen relateren aan het werkproces c.q. zaaktype, ik hoor daar graag suggesties voor als je ze hebt.

Bijlagen:

Lege lijst vergelijking metadata TMLO v150723.xlsx, 38 kB

Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op 4 Augustus 2015 op 12.44

Ha Jean-Luc, op dit moment gebruik ik het overzicht om een combinatie zaaksysteem en recordsmanagement inrichting van SharePoint te toetsen. Maar daar kunnen natuurlijk ook andere informatiesystemen c.q. applicaties bij komen in de toekomst.

Wat ik eigenlijk graag zou zien is dat voor de TMLO-toetsing van metadata in informatiesystemen een nadere onderbouwing wordt ontwikkeld voor het element 'Verplicht indien van toepassing'. Maak dat tastbaarder. Dat zou volgens mij voor een deel goed kunnen aan de hand van de eisen vanuit het 'werkproces', dus bijvoorbeeld aan de hand van een ZTC.

Permalink Antwoord van André Plat op 4 Augustus 2015 op 18.42

Hoi Jean Luc,

Nog even je metadataschema verplicht en niet aanwezig (corsa) gefilterd. Geeft een volgende beeld:

nr	Elementnaam	Waardering	Waardering Richtlijn	Herhaalbaar	overerving	Definitie	Uden aanwezig	opmerking
5.1	Code	Verplicht	Verplicht	nee		Kenmerk waaronder het record wordt ingedeeld / geklasseerd	nee	tabel in corsa geeft alleen omschrijving zaaktype en bewaartermijn. 2 kolommen. Onder het tap kenmerken zie je wel 4 kolommen: kenmerk=ZAAKT, omschrijving=zaaktype, waarde omschrijving=archiefbeheer, waardering=B. Met code wordt echter een nummer bedoeld, zoals in het model DSP: B1234
5.3	Bron	Verplicht	Verplicht	nee	ja	Verwijzing naar het geldende classificatieschema/ ordeningsplan	nee	er is geen versie of wijzigingsbeheer op de ztc. Ook geen verwijzing naar selectielijst of bac.
5.4	Datum	Verplicht	Verplicht	nee	ja	Datum of periode wanneer geldig / gebruikt	nee	datum geldigheid specifiek zaaktype niet vastgelegd.
9	Dekking	Pas toe of leg uit	Verplicht	ja	ja	Nadere aanduiding van tijd en ruimte waarin record kan worden gepositioneerd	nee
15C.2.2	Identificatiekenmerk	Aanbevolen	Verplicht	nee		Uniek kenmerk van een activiteit	nee
15C.2.3	Aggregatienveau	Aanbevolen	Verplicht	nee		Onderscheidt de niveaus waarop een activiteit kan worden beschreven	nee
19.3	Structuur	Verplicht indien van toepassing	Verplicht	nee	nee	Omschrijving van structuur van record (op verschillende aggregatieniveaus)	nee	bijv. leggen alleen e-mail vast en niet e-mail met bijlagen als metadata
21.3	Type	Verplicht indien van toepassing	Verplicht	nee	nee	Wijze van groepering van bestanden omwille van samenhang of verpakking. Typering van digitaal bestand	nee

Hoe gaan jullie hier mee om en wat zegt dit over de inrichting van Corsa?

Permalink Antwoord van MGroels op 13 Augustus 2015 op 9.34

@Andre + Jean-Luc: Andre vraagt hoe Corsa "omgaat" met de TMLO-elementen die daar niet in zijn opgenomen. Zulksoortige issues hebben wij ook; vooral die elementen die op enig moment voor elk record hetzelfde zijn (zoals 5.3 en 5.4). Hebben jullie misschien ideeën hoe dit op te lossen?

Mijn heersende gedachte (en ik ben geen techneut) is dat we die velden op enig moment en masse, softwarematig door een record management (achtige-)applicatie toevoegen. Die zal m.i. ook elementen als 19.3 en 21.3 kunnen toevoegen door een controle van de bestanden, evenals elementen die op een bepaalde datum worden afgesloten zoals de event-elementen en de vertrouwelijkheid- en openbaarheidselementen.

Als dat mogelijk is (en waarom niet?) is het verstandig om eerst een TMLO mapping / e-depot project / o.i.d. uit te voeren alvorens na te denken over het aanschaffen van een RMA (of software dat die functies uitvoert). Nu kunnen we in het FO namelijk de leringen meenemen en de missende elementen proberen op deze manier te verkrijgen.