BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Van archiefinspecteur tot auditor ?
GAP tussen organisaties en opleidingen
Het valt me steeds vaker op, personeelsadvertenties voor archiefdiensten worden steeds minder geplaatst in de traditionele bladen zoals het Archievenblad en Overheidsdocumentatie. Het RHC Eindhoven, die op zoek is naar een auditor, adverteert in Binnenlands Bestuur. Het Regionaal Archief Tilburg plaatste de advertentie voor een projectleider e-depot in InGovernment. Dat is niet verwonderlijk de traditionele vaardigheden van een archivaris en/of Div er passen niet bij de vraag vanuit organisaties. De links naar de advertenties, die Jolanda de Jong dagelijks plaatst sluiten aan bij mijn constatering. Een tijd geleden hoorde ik deze constatering ook bij een bijeenkomst van hoofden DIV. Laten we wel wezen, tien jaar geleden was er geen organisatie op zoek naar een functioneel beheerder voor een DMS. Wij als redactie van BREED zijn overigens zeer blij dat Jolanda zo actief is op dit gebied.
Voor mij is dit tevens een constatering dat het verschil tussen archiefdiensten en de administratie (archiefvormer) steeds kleiner wordt en steeds meer in elkaars verlengde liggen.
Auditor
Terug naar de advertentie van het RHC Eindhoven. De archiefinspecteur, die met pensioen is, wordt vervangen door een auditor. Primaire vraag vanuit het RHC is haar of zijn kennis over informatiesystemen waaronder databeheer en systeemarchitecturen centraal. Daarnaast wordt de kennis op het gebied op het gebied van (documentair) informatiebeheer en archivistiek op prijs gesteld. Blijkbaar is die kennis ondergeschikt aan het eerste doel, dat lukt wel om bij te scholen. Andersom zal een moeizamere weg zijn en zijn er geschikte kandidaten. Per slot van rekening vergrijst het ambtenarenapparaat met de dag en wie wil nog een nieuwe uitdaging aangaan ? En afgezien van de leeftijd, zijn sommige ambtenaren nog in staat mee te veranderen en nieuwe kennis eigen te maken ?
Vakontwikkeling
Bij mij roept deze vakontwikkeling een aantal vragen op.
Is kennis van ICT dominant t.o.v. de andere kennis ?
Zal dit tot gevolg hebben dat archiefinspecteurs worden vervangen door auditors ?
Is het vak van archiefinspecteur niet veel breder dan alleen het verrichten van audits ? Kennis van wet- en regelgeving bijvoorbeeld, werkprocessen, vernietiging, maar ook van de bouw- en inrichting van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten ?
- Zou voor dit onderdeel geen schaalvergroting nodig zijn ?
- Waarom moeten auditors alleen in dienst zijn van archiefdiensten, waarom niet van DIV afdelingen ?
Waarom wordt het debat niet gevoerd bij de KVAN en de sectie inspectie van BRAIN ? Dan bedoel ik niet met debat eindeloos praten over een vraagstuk, maar ook gericht met een standpunt en stappenplan komen. Dat hoeft niet meer te zijn dan een A4, dikke rapporten leest vrijwel niemand ?
Last but no least, hoe voorkomen we dat we het kind met het badwater weggooien. Met andere woorden hoe blijft de kennis op het gebied van het archiefwezen behouden en wordt die overgedragen op nieuwe generaties?
Lees ook opiniestuk Binnenlands Bestuur 21 november 2014, p. 39
Controle op controle
Rob Bots, security officer gemeente Tilburg en René IJpelaar, IT auditor BKBO
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Ha Yvonne e.a.
Het toeval wil dat de Archiefschool dit jaar een cursus heeft opgezet waarin al dit soort kwesties terugkomen.
Het gaat voornamelijk om de vraag: hoe kun je als toezichthouder (cf. Archiefwet) in jouw omgeving en vanuit jouw positie er optimaal aan bijdragen dat een organisatie een volwassen niveau van archiefbeheer bereikt?
Deze vraag gaat dus veel verder dan alleen maar vragen naar ICT, DIV, rapporten etc etc. Want daar zitten, met alle respect, de antwoorden niet. We moeten breder en dieper gaan en vooral: verschillende brillen kunnen opzetten. Het gaat om jouw effectiviteit in je eigen concrete situatie.
De cursus is mede gebaseerd op het procesmodel archieftoezicht van BRAIN (zie website BRAIN onder inspectie). Maar vooral ook op inzichten uit disciplines als kwaliteitszorg en -management, organisatiepsychologie, internal auditing, informatiemanagement, information governance en bestuurskunde.
Kan dat allemaal in 4 dagen? Ja dus. Het gebeurt gewoon.
De cursus wordt in het voorjaar van 2015 opnieuw georganiseerd door de Archiefschool. Zie hun website en de advertenties in Archievenblad e.d.
Hartelijke groet, Frans
-
Permalink Antwoord van Dick Bunskoeke op
-
@Mike
Dat van die slager en zijn eigen vlees moeten we maar eens uit de discussie halen, want het wordt te pas en te onpas gebruikt. Er zijn verschillende niveaus van keuren of controle:
1) Een werknemer controleert zijn eigen werk a.d.h.v. wat er van hem wordt verwacht (eigen niveau).
2) De organisatie controleert intern of er gedaan wordt wat is opgedragen (tweede niveau).
3) De toezichthouder controleert of de organisatie doet wat moet worden gedaan (derde niveau).
4) De accountant of auditor geeft een oordeel over het functioneren van de organisatie (extra niveau).
Het eigen vlees is dus alleen in 1 en 2 aan de orde. Echter, het gaat er hier meer om (in de beeldspraak doorgaande) dat de slager weet wat hij verkoopt en zich ervan vergewist dat de kwaliteit zo blijft als hij dat wenst te verkopen. Wat dan keuren heet (namelijk een bindend oordeel met mogelijkheid tot sancties) deed de Vleeskeuringsdienst, dat is 3. Het gaat hier om compliance: worden de wettelijke regels nageleefd? Als het een keurslager is, kan hij ook binnen de branche een extrene toets op het naleven van de daarvoor vastgestelde regels verwachten (4). En om het ingewikkeld te maken: als een krant voor de verkiezing van de lekkerste slagersham langskomt, dan valt dat overal buiten. Er wordt dan niet getoetst op door de organisatie vastgestelde processen en normen, maar op het voldoen aan de smaak van het panel dat de verkiezing uitvoert.
Dan nu terug naar de archiefinspecteur als uitvoerder van bijvoorbeeld de gemeentearchivaris. Die heeft geen bindend oordeel noch sancties en kan dus ook niet (in het voorbeeld) als de Vleeskeuringsdienst worden beschouwd. Het gaat om het aangeven van de mate van control, zodat de organisatie daarop kan inspelen: is het wel het vlees dat men wil verkopen?
Verwarring kan ontstaan, doordat de archivaris/inspecteur bij een externe organisatie werkzaam kan zijn. Er wordt dan echter nog steeds een intern oordeel gegeven op basis van het mandaat aan de externe (archief)organisatie. Die laatste kan niet functioneren als toezichthouder en is evenmin een onafhankelijke auditor.Concluderend:
Laten we geen eisen stellen aan inspectie als die niet horen bij het niveau dat wordt bedoeld. Een gemeentelijke archiefinspecteur is, en hoeft niet onafhankelijk te zijn om de taak naar behoren uit te voeren. Er wordt input geleverd aan het college, zodat men daar weet of de gemeente (bijvoorbeeld) volgens het Besluit informatiebeheer te werk gaat en de wettelijke regels op de juiste wijze toepast.
Alleen de toezichthouder moet onafhankelijk beoordelen of dat laatste het geval is. Een eventuele auditor van de archiveringsprocessen zal ook onafhankelijk de werking daarvan beoordelen, zodat het college aanvullende zekerheid heeft over het oordeel van de archivaris/inspecteur.
Tot zover de theorie; in de praktijk wil dit wel eens minder duidelijk zijn...
-
Permalink Antwoord van Wilma Koolen op
-
BRAIN heeft in 2013 een werkgroep Positionering opgericht met als vraag: “op welke wijze past de inspectiefunctie van de gemeentearchivaris in de interne governancestructuur van de gemeente en wat betekent dit voor de toekomstige inrichting van deze functie?” Dit heeft geresulteerd in het advies-rapport Op dezelfde lijn verder?
Het rapport heeft een relatie met bovengenoemde discussie en is te downloaden op de website van BRAIN. Maar zie ook bijgaand bestand.
http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=5&pagi...
- Bijlagen:
-
Permalink Antwoord van Hans van Rijn op
-
Is het niet zo, dat een archiefinspecteur, in dienst van het cultuur-historisch archief, zich alleen maar hoeft bezig te houden met het doel cultuur-historische archiefsukken in goede, geordende en toegankelijke staat te ontvangen en daar verder te beheren. Zijn de archiefstukken digitaal dan weet de inspecteur daarmee om te gaan. Voor het overige kan deze de moderne archivering over laten aan goed opgeleide div' ers, waarvoor de zorgdrager heeft gezorgd en waar de provincie achteraf een oordeel over mag geven.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Hans, of goed opgeleide ICT er ?
-
-
Een goed opgeleide ICT'er, die de informatieballen in de lucht kan houden? Ook prima, net zoals ik biologen goede ICT'ers heb zien worden. Wel hebben ze de biologie achter zich gelaten!
-
-
@Hans, dat is wel een onderdeel van het vraagstuk van deze discussie. De traditionele vaardigheden van een DIVer en/of archivaris worden steeds minder gevraagd in personeelsadvertenties. Je bent net lid geworden van BREED, je kunt vele voorbeelden op BREED vinden. Zie b.v. deze link
Je opvatting over een archiefinspecteur komt bij mij overigens gedateerd over. Zie ook groep risicoanalyse informatiehuishouding en bijdragen over de Wet Generiek Toezicht
-
-
@Yvonne, gedateerd is precies de bedoeling. Ik ga naar je genoemde groep. Blijf in ieder geval voorlopig van mening dat de archiefinspecteur (welke benaming je er ook voor kan kiezen) zijn / haar primaire doelstelling moet houden, namelijk de 5% cultuur-historische archiefdocumenten in goede, geordende en toegankelijke staat zien te vangen en daarna te beheren. Het management zit meestal niet te wachten op een inspecteur die voor een hoge prijs het informatiebeheer gaat regelen. Dan had de archiefinspecteur beter als DIV'er (of andere benaming) in de organisatie aan het werk kunnen gaan.
-
-
Het verantwoordelijk management zou ook niets van een interne archiefdienst wilen aannemen en zeker niet als deze zich presenteert als bewaker van het erfgoed. Een enkele manager daargelaten. Men wil sneller en goedkoper, terwijl het stroperige document als een last voelt. Vertel een academicus dat de informatiehuishouding beter moet en hij / zij gaat gelijk zelfaan de slag met systematischloze metadata, eigen dms'jes en een ongestructureerde ballast op de netwerkschijf. Alleen bij organisaties waar een echte cio wat te vertellen heeft zal het goed kunnen gaan. Eeen bonnetje laten bewaren door erfgoed is van eeuwen her, vanwege het bijzondere karakter ervan en het beperkt aantal bonnetjes.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
