Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 5 Mei 2015 op 16.23

Wim,

Volgens mij moet je bij de opschoning opschonen wat er opgeschoond moet worden (vernietigen) en bewaren wat (blijvend) bewaard moet blijven.

Gr Klaas

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 6 Mei 2015 op 7.51

Zoals ik het begrijp is het de termijn waarbij je alle informatielelementen bij elkaar bewaard gedurende een x-termijn, terwijl je vooraf weet dat een deel op termijn moet worden vernietigd en een deel moet worden bewaard. Ik ga er dan vanuit dat er een situatie is waarbij in de archiefvormende fase alle elementen bij elkaar blijven en pas op een later tijdstip geschoond worden voordat de overbrengingstermijn van 20 jaar (max 30) ingaat.

 

Als voorbeeld kun je een bestemmingsplanprocedure nemen. Stel dat je alle informatielementen hebt vanaf de allereerste aanvraag tot de definitieve goedkeuring door een Gemeenteraad. De elementen van de voorbereiding worden 20 jaar bewaard, de vaststellingsstukken eeuwig. Dan kun je de opschoningstermijn nemen van bijvoorbeeld 5 jaar (weet niet wat er precies over dit onderwerp in de nieuwe lijst staat). Gedurende die 5 jaar hou je alles bij elkaar, na die termijn scheidt je de de te bewaren elementen en de te vernietigen elementen van elkaar.

 

Mijn gedachte is dat je zo gedurende de warmere fase alles samen houdt voor o.a. de bedrijfsvoering. Na de opschoningstermijn haal je de elementen uit elkaar.

 

Zoals wij werken vind ik dat een achteruitgang en een deel dubbel werk. Wij werken nl al vele jaren zo dat we gelijk bij de archiefvorming de scheiding (via waardering en selectie) tussen bewaren en vernietigen maken.

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 6 Mei 2015 op 15.25

Dank voor jullie reacties. En precies Erik, je hebt gelijk: achteruitgang en dubbelwerk. Dat kan toch niet de bedoeling zijn, denk ik dan. Daarbij, er staat 'Wanneer er sprake is van een opschoontermijn'. Hoe zo 'wanneer'? Soms wel, soms niet? Zoals ik eerder zei, er staat ook: p 22: Opschoontermijn (...) in het kader van een procesgerichte lijst niet meer mogelijk. (...). Dit valt naar mijn idee toch niet met elkaar te rijmen....

Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op 6 Mei 2015 op 17.44

Beste Wim,

Volgens mij zou je een groot deel van dit proces "opschonen" en vervolgens B of V kunnen automatiseren.

Maar daar moet dan wel een aantal concrete "parameters" voor ingesteld zijn op je zaaktype en documenten.

Gaat natuurlijk niet voor alles op.

we hebben daarvoor 3 categorieën gedefinieerd

1. bewaren

2. vernietigen

3. nog te controleren.