BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

centrale digitale postkamer voor meerdere gemeenten

De gemeente waar ik werk gaat ambtelijk samenwerken met twee andere gemeenten. Het idee is om een centrale (digitale) postkamer in te richten met een scanstraat en slimme scansoftware. De papieren post zal na het scannen korte tijd worden bewaard en daarna afgevoerd (vervangingsbesluit wordt geregeld).

De postkamer komt op één van de drie locaties, de gemeentehuizen blijven alle drie bestaan.

Zijn er gemeenten of samenwerkingsorganisaties die ook zo werken? Zo ja, wat zijn de ervaringen?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Mark Hoogland op 15 April 2015 op 12.35

Hoi Natalja,

Verschillende gemeenten en samenwerkingsverbanden gingen jullie voor. Denk aan Servicecentrum Drechtsteden (1 DIV-afdeling op 1 locatie die 6 gemeenten en een aantal GR-en bedienen), Dienst Dommelvallei (samenwerking Son en Breugel, Geldrop-Mierlo en Nuenen (1 DIV afdeling die 3 gemeenten bedient), SED, samenwerking Stedebroec, Enkhuizen en Drechterland. Er zullen er vast meer zijn, maar dit zijn zo wat samenwerkingsverbanden waar ik zelf vanuit de DIV-hoek ook iets in betekend heb.

Ervaringen zijn er volop. Te veel om hier te vertellen. Ik hanteer meestal de driehoek: Mensen-Processen-Systemen. Die moeten goed in evenwicht zijn.

- Wie gaan de postkamer bemannen, hoe goed zijn ze en wat wordt er van ze verwacht.

- Wat zijn je taken, hoe ga je de klanten bedienen en op welke manier ga je streven naar uniformiteit in je werkprocessen

- Met welke systemen ga je werken (volgens mij krijgen jullie één zaaksysteem voor drie gemeentehuizen) en hoe zijn deze ingericht.

Ik hoop voor jullie dat er een duidelijke visie is wat de postkamer moet gaan doen, wat de DIV gaat doen, hoe het informatiemanagement over de 3 gemeenten wordt ingeregeld enz. Als daar vooraf geen helder beeld bij is die niet breed gedragen is ga je een lastige tijd tegemoet. Dat moet je willen voorkomen.

Succes! Wil je nog meer weten, schroom niet om contact op te nemen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 April 2015 op 20.21

link.

Dank voor het delen van dit vraagstuk, speelt bij veel gemeenten.

Zie ook de link.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 28 April 2015 op 23.35

De bestuursdienst Ommen Hardenberg (boh)is het samenwerkingverband van de gemeenten Hardenberg en Ommen sinds 1 juli 2012. De boh heeft 1 div team waar alle post binnenkomt voor de 3 organisaties. Het zaaksysteem verseon is ingericht voor deze multiorganisaties. De medewerker ziet zowel de Ommen als hardenberger en boh zaken. Sinds kort hebben we de digitale postkamer Kofax aangesloten op verseon. Hiermee wordt met tekstherkenning de post geregistreerd in verseon.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van John Keulen op 6 Mei 2015 op 13.30

Beste,

Dit is zeker niet nieuw doch vergt zoals je terecht stelt een zeer goede voorbereiding van o.a. metadatering, conventies m.b.t. naamgeving processen, afdelingen, teams, medewerkers enz. Er is in Nederland prima software beschikbaar die specifiek voor gemeenten is doorontwikkeld. Momenteel biedt dit voor jullie een unieke kans om af te rekenen met het verleden een meteen te gaan scannen naar een toekomstvast formaat en ook hier een forse besparing op exploitatiekosten te realiseren. Veel gemeenten realiseren zich immers niet dat de huidige apparatuur nog steeds wordt geleverd met (meestal) gratis scansoftware die veel betere resultaten bereikt dan Capture of Kofax. Maak wel een realistische scheiding in het reguliere postproces en facturen aangezien dit projecten zijn die zowel veel overeenkomsten als verschillen vertonen, zowel in complexiteit als in interne belangen. Processen als HRM zijn uiteraard een aparte discussie waard i.v.m. vertrouwelijkheid. Door Mark werd reeds gerefereerd aan Dienst Dommelvallei waar dit ook succesvol is geimplementeerd. Mocht je nog meer concrete praktijkinfo willen, mail gerust.