BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

overdracht begraafplaatsen aan private partij incl "administratie"

Wie heeft al eens te maken gehad met de overdracht van het beheer van begraafplaatsen aan een private partij?? Waarbij ook de administratie gevoerd wordt door de private partij t/m het "vergunning/toestemming" verlenen voor grafmonumenten/stenen etc.

Volgens mij zit hier nl ook een publiek rechtelijk deel in ( het begraafregister). Daar moet dus e.e.a. voor "geregeld" worden.

@ alvast aan Yvonne, hier wordt ik wel actief en op voorhand betrokken bij een wijziging van beleid in het Informatie-domein m.b.t. "begraafplaatsen". "Toezicht" op beleid namens de gemeentearchivaris begint dus vorm te krijgen binnen onze organisatie.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 Oktober 2012 op 11.50

@Henk, dit terzijde, wat vind je van het idee om meldingen in de archiefverordening op te nemen ?

Meldingen: De beheerder heeft de volgende zaken wel of niet aan de gemeentearchivaris gemeld, te weten:

- opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

- bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

- Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

- ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

- voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 12 Oktober 2012 op 12.00

dit is art 13, zoals vastgesteld in onze verordening zie hier onder:

Echter praktijk leert dat "beheerders" besef en bewustwording moet worden bijgebracht dat e.e.a. dus gemeld moet worden. Daar ben ik nu druk mee bezig. Het is dus wel geregeld, maar vele huidige eerstverantwoordelijken (lichting "nieuwe" managers) moeten "even bijgespijkerd" worden, dat ze links en rechts nog enekel verplichtingen hebben m.b.t. informatiebeheer in brede zin (dus incl. voorgenomen beleid).

Artikel 13

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archief-bescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 12 Oktober 2012 op 12.36

De uitbesteding van begraafplaatsen is een probleem dat de Raad voor Cultuur ook aanstipte in haar advies over de nieuwe gemeentelijke selectielijst. Zie ook hier.

Volgens mij blijft het hier gaan om "overheidsarchief" en moet er dus inderdaad iets voor geregeld worden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 12 Oktober 2012 op 12.54

@Ingmar, ik heb inderdaad jou link en commentaar naar dat advies, hier concreet ingebracht bij de Directie. op basis daarvan wordt ik nu vooraf betrokken bij de beleidswijziging. Ik hoop op o.a. jouw ondersteuning bij het juist formuleren van wat er "geregeld" moet worden. Ik heb in eerste instantie gevraagd om alle informatie (van de externe partij) wie men op het oog heeft en om te kunnen beoordelen hoe zij bepaalde zaken vastgelegd en zelf geregeld hebben. Dus dank voor je informatie en hoop gelijk op te kunnen trekken, want er zijn meer gemeenten die deze move maken. Alles onder het buzzwoord "regiegemeente". Ik heb alleen daarbij gesteld dat het College altijd eindverantwoordelijke blijft voor publiek rechtelijke zaken en dat dit recht cq deze verplichting niet vervreembaar is, aangezien dit opgedragen is door de Wet en de Raad. Waarbij de Raad tegenwoordig RGT de controle taak heeft op het College. Ik moet zeggen het begint te langzamerhand te landen, maar het blijft vechten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 20 Februari 2015 op 17.36

Up date! binnenkort verwacht ik een inspectierapport opgemaakt door een ingehuurde (overheids) partij.

Rapport zou deze week in concept afgeleverd worden. Helaas hoorde ik dat er geen aandacht was geweest voor de "openbare begraafregisters". Rapportage komt nu dus later.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Otto van der Meij op 25 Februari 2015 op 9.35

De administratie van begraafplaatsen is, vanwege de vaak fysieke afstand tot het gemeentehuis, (soms) toch al problematisch omdat er minder directe toezicht is.

Enerzijds heeft men zelf vaker de neiging alle gegevens c.q. documenten te willen bewaren mede omdat grafrechten vaak een langere termijn bestrijken en er nog na enkele decennia vragen kunnen komen van nabestaanden: is er betaald, contactadressen e.d.

Anderzijds is er vanuit de meest gebruikte applicatie (TroBit uitvaartsuite) in gemeenteland wel eens gezegd dat het papier na digitalisering kan worden weggegooid, zonder daarbij acht te slaan op de Archiefwet meer specifiek vervanging.

Hoe dan ook: begraafregisters moeten volgens de geactualiseerde selectielijst (2012) sowieso worden bewaard.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wilma Koolen op 27 Februari 2015 op 10.12

In 2012 heb ik praktisch te maken gehad met de uitbesteding van de exploitatie van een gemeentelijke begraafplaats aan een private stichting. Het college B&W heeft de begraafplaatsadministratie tijdelijk ter beschikking gesteld aan de stichting. Daaraan waren voorwaarden verbonden, met name om de zaken die als bewaren in de gemeentelijke selectielijst staan, uiteindelijk terug te krijgen. Het gaat om de begraaf- en crematieregisters, inclusief het overzicht van geruimde graven en de registratie en uitvoering van het ruimen van graven.

Zie bijgaand document wat kan dienen als voorbeeld.

Bijlagen: