BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vraagje over Vervanging (Handboek)

Hallo beste mensen,

Ik heb op internet al diverse handboeken gelezen die met vervanging te maken hebben. Sommige handboeken richten zich slechts op een specifiek aspect zoals het vervangen van enkel de creditfacturen, personeelsdossiers etc. Maar sommige richten zich enkel op "te bewaren" archiefbescheiden en andere op zowel "te bewaren" en "voor vernietiging vatbare archiefbescheiden".

Ik kan mij voorstellen dat het handig is om in een klap een handboek te schrijven die betrekking heeft op zowel vernietigbare als te bewaren bescheiden. Echter, je moet in een handboek toch ook een metadataschema verwerken van het systeem waarin de betreffende bestanden worden geregistreerd en opgeslagen? En dat is nu net de vraag waar ik mee zit, sommige aspecten of onderdelen worden niet in het zaaksysteem verwerkt waarvan een metadataschema aanwezig is maar het kan voorkomen dat bijvoorbeeld de facturen in een ander systeem of (vak)applicatie worden verwerkt. Daar moet dan toch ook een metadataschema van worden verwerkt in het handboek vervanging? Dus van alle applicaties waarin digitale informatie wordt beheerd moet eigenlijk een metadataschema bestaan. Denken jullie daar ook zo over?

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 27 Februari 2015 op 16.51

Beste Edward,

Ik denk dat je in beginsel gelijk hebt. Echter dat heeft volgens mij alleen zin als je met die "derde" applicaties ook retentie-acties kunt uitvoeren. Metadataschema's dienen met name de uitwisselbaarheid van archiefcollecties naar bijvoorbeeld eDepots of naar andere archiefsystemen ongeacht of dat nou DM of Zaak Systemen betreft. Volgens mij ontbreekt dat in de meeste financiële applicaties en bij andere vak applicaties wisselt dat sterk

Is het niet eenvoudiger uit te voeren om bijvoorbeeld ook facturen via het zaaksysteem door te sluizen naar het financiële systeem zodat de volledige regie over retentie-regels (inclusief metadata-schema's) binnen het zaaksysteem of DMS blijft?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van d635nk op 27 Februari 2015 op 19.12

Nou, wat je nu ziet ontstaan vanuit allerlei werkgroepen die zich met de ontwikkeling van edepot voorzieningen bezighouden, is de wens vanuit (vooral) de RHC''s om in de toekomst in principe alle vakapplicaties waarin zich "archiefbescheiden" kunnen bevinden te koppelen met een edepot voorziening. Ook als het gaat om bescheiden of informatie die op termijn vernietigbaar is (ook wel "uitplaatsing" genoemd. Ik heb zelf zoiets van, als informatie op termijn vernietigbaar is, dan moet een vakapplicatie in staat zijn om die informatie gedurende die hele periode tot aan de vernietiging in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen houden. En eigenlijk zou zo'n applicatie dan ook over een of andere archiveringsfunctie moeten beschikken. Vandaar mijn vraag over metadataschema's. Zolang ik maar weet waar(in) welke informatie zich bevind en wie verantwoordelijk is voor het beheer van die informatie, dan heb ik zicht op de informatiehuishouding. Je krijgt toch nooit alle informatie in een overkoepelend zaaksysteem, er zijn altijd wel ergens uitzonderingen gemaakt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van d635nk op 2 Maart 2015 op 10.18

Ik ben niet voor dubbele opslag.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 2 Maart 2015 op 11.53

Ik ben het Edward eens GEEN dubbele opslag. .

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 2 Maart 2015 op 12.11

Ik ben ook niet voor dubbele opslag, in ieder geval niet binnen één applicatie. probleem is echter als bijvoorbeeld de financiële administratie werkt met een financieel pakket waar geen retentieregels in vast te leggen zijn. dan wordt het toch problematisch en dan ben ik het dus met Jean-Luc eens.