Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ronald Riteco op 2 Maart 2015 op 8.38

Wat ik er tot nu toe van begrepen heb is dat bij zaakdossiers onderscheid gemaakt wordt
tussen informatie die alleen voor een korte periode van belang is en informatie
die langer bewaard moet worden. Dit betekend dat na de primaire
gebruikstermijn (einde proces) een opschoontermijn gaat lopen waarbij
vastgesteld dient te worden welke informatie van de zaak vernietigd kan worden
zodat alleen nog een langer te bewaren zaakdossier overblijft. Volgens mij maakt deze manier van werken het voor DIV onnodig complex en extra arbeidsintensief doordat achteraf per document van de zaak een beoordeling van de bewaartermijn dient plaats te vinden. Ik denk dat het beter zou zijn om per proces / zaak te werken met één bewaartermijn zodat die vooraf vastgesteld kan worden en archivering zo dus eenvoudiger wordt.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 2 Maart 2015 op 8.58

@Ronald, dat zou inderdaad eenvoudiger zijn om uit te voeren.

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 2 Maart 2015 op 9.08

1 bewaartermijn voor 1 zaak is in principe ook het uitgangspunt. echter er zijn altijd de uitzonderingen en het 'grijze gebied'.

Stel dat een besluit is tot het bouwen van een sporthal. Voordat het besluit genomen is heb je waarschijnlijk al minimaal 1 zaak lopen. Na het besluit gaan meerdere zaken lopen, denk aan de gunning, de vergunning, de aanschaf van de inrichting, het onderhoudscontract, het in beheer geven etc. Je kunt hier vast zelf nog wel wat zaken bij bedenken. Als ik mijzelf alleen focus op de gunning dan zie je dat van alle inschrijvers alleen de gegunde partij moet worden bewaard en dat alle niet gegunde partijen vernietigd moeten worden. Het is dan wel 1 zaak, maar met verschillende deelresultaten, hoe daar dan weer mee om te gaan ? Ik kwam dat nog niet tegen in de nieuwe lijst.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 2 Maart 2015 op 9.12

@Erik, goede aanvulling, blijf ontdekken daar hebben we allemaal plezier van.

Permalink Antwoord van Ronald Riteco op 2 Maart 2015 op 9.28

Enigste nadeel zou wellicht kunnen zijn dat je minder belangrijke informatie onnodig langer gaat bewaren. Maar dat is in de digitale wereld geen probleem.

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 2 Maart 2015 op 9.38

Opslag geen probleem ? Ik denk juist dat daar een heel groot probleem aan het ontstaan is. De selectie aan de bron is naar mijn mening eerste verseiste als we digitaal gaan opslaan. Het (te) lang opslaan kost ook geld, denk maar aan de opslagkosten, beheerskosten, niet terugvindbaarheid in de grote brei etc. Wat ik nu al merk is dat collega's in hun eigen mappenstructuur niet snel het juiste document kunnen vinden, laat staan als ze in een volledig digitale omgeving moeten gaan vinden wat ze zoeken.

Daarnaast ruim een week terug een berekening gezien die de bewering dat opslag in de digitale wereld geen probleem is totaal onderuit haalt. De opslagindustrie heeft zelf uitgerekend hoeveel er nu opgeslagen wordt en hoeveel productiecapaciteit ze nu hebben. Daar zit al een groot gat in, er wordt al meer geproduceerd dan dat opgeslagen kan worden. Dat houdt in dat de vraag naar storage groter wordt, terwijl het aanbod te klein is. Ik was altijd slecht in economie, maar wist wel goed wat schaarste betekende voor mijn portemonee !

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 2 Maart 2015 op 9.55

@Erik, opslag is inderdaad een probleem, zeker ook bij niet overheidspartijen, die informatie van de overheid beheren zoals verzekeringsmaatschappijen. Ga daar nog eens over bloggen.

Permalink Antwoord van Ronald Riteco op 2 Maart 2015 op 9.56

Een afweging in deze is dus of je investeert in extra DIV-capaciteit omdat het achteraf archiveren en splitsen van de documenten van één zaak in verschillende bewaartermijnen arbeidsintensief is of dat je investeert in extra opslagcapaciteit van een beperkt aantal documenten omdat je vooraf efficiënt en effectief wil archiveren.

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 2 Maart 2015 op 10.04

Derde afweging: splitsen aan de bron.

 

Ik zie ruwweg dit pad voor mijzelf: Zaken die eeuwig bewaard moeten worden direkt in een Edepot, zaken die vernietigd kunnen worden zo kort mogelijk bewaren (conform de lijst) in een DMS/RMA. Daarbij zorgen dat vernietiging ook echt plaats vindt, dus ook de lokale versies die de ambtenaar zelf nog ergens heeft staan (ook nog een leuk item :)

 

Ik zie dan ook niet dat digitalisering (ook al zo'n containerkreet voor bestuurders ....) vermindering van DIV-fte's oplevert. Wel een verschuiving van taken rondom DIV.

 

Permalink Antwoord van Ad van Heijst op 4 Maart 2015 op 19.01

Een zaak is, volgens de definitie, een eindigend complex van handelingen, gericht op een bepaald doel. Het begint doorgaans met een aanleiding en uiteindelijk is er een resultaat. Of daarvan de samenhang en kwaliteit bewaakt moeten worden- dat is een interpretatie die er later aan is toegevoegd vanuit het klantdenken, en eigenlijk is dat een  erg ongelukkige toevoeging, want er zijn volop zaken waarvan de kwaliteit en de doorlooptijd niet bewaakt hoeven te worden, maar die er toch zijn.

De zaken zijn de bouwstenen van het archief. Met bouwstenen kun je huizen bouwen, met dezelfde bouwstenen bouw je allerlei typen huizen, afhankelijk van je bouwplan, oftewel je informatieachitectuur.

Dit betekent dat je zaken op allerlei manieren kunt samenbrengen. Je kunt ze ordenen per persoon, per object of per onderwerp, als je die metadata aan de zaak meegeeft. Dat deden we in het Papieren Tijdperk ook al om kartonnen mappen te besparen: hieruit zijn de persoonsmap, de objectmap (een schoolgebouw, een kunstwerk, een leaseauto, een woning) en de onderwerpsmap ontstaan. Je dacht dan vooraf goed na over de inrichting van je mappen, bedacht daar een systeem voor. In een dergelijk systeem vond je altijd mappen die gingen over personen: de cliëntenmap, de persoonsmap (medewerkersmap), de patiëntenmap, de relatiemap. Je maakte mappen per bedrijf of per object. De bedrijfsarchivaris noemt dit bundels; in de volksmond werden dit ook wel het persoonsdossier, objectdossier en onderwerpsdossier genoemd. In wezen zijn dit verzamelingen, waarin je van een persoon bijvoorbeeld de verschillende typen uitkeringsaanvragen met hun resultaat terugvindt, bij een personeelsdossier de benoeming, aanstelling, ontslag, tegemoetkomingen, functioneringsverslagen enzovoort. 

Het is dus onjuist om zo een verzameling zaken die over dezelfde persoon gaan, een zaak te noemen: het is een bundeling van zaken. Dit als eerste.

Dan de praktijk. Het was al gewoonte om bepaalde zaken buiten deze verzamelmappen te houden,om de selectieve vernietiging te vergemakkelijken. Functioneringsgesprekken kun je bijvoorbeeld onderbrengen in een onderwerpsmap "functioneringsgesprekken", maar ook elk functioneringsgesprek in de persoonsmap van de bepaalde medewerker. Dat zijn de keuzes die je vroeger, in het papieren tijdperk, kon maken om je werk efficiënter in te delen. Breng je die onder in de map functioneringsgesprekken op jaar, dan kunnen ze, als de termijn van bewaring is verlopen, in één keer worden weggegooid. Zo ook met psychologische rapporten: die kun je in een onderwerpsmap onderbrengen, maar ook in de persoonsmap. Zo kon je op een slimme manier je vernietiging van verlopen zaken regelen.

In het digitale tijdperk heb je, door metadata te gebruiken, nog meer keuzemogelijkheden en de kunst is nu om deze slim toe te passen. Zo kun je door aan de zaken bijvoorbeeld het metagegeven van de naam van een persoon te koppelen (of dat van een object, een onderwerp), als je de naam van die persoon invoert, alle bescheiden (liefst zaken) betreffende die persoon te voorschijn halen. Je kunt ook een bewaartermijn koppelen aan elke zaak, zodat een dossier al ten tijde van het dienstverband van een persoon wordt geschoond van documenten die vernietigd kunnen worden. En zo hou je dan uiteindelijk alleen de essentiële zaken over voor langdurige of blijvende bewaring.

Dus, resumerend: een persoonsdossier is geen dossier, maar een verzameling dossiers (= schriftelijke neerslag van zaken). Een objectdossier is geen dossier, maar een bundeling van zaken die als gemeenschappelijke noemer hebben: een bepaald object.

De afhandeling van een bouwvergunning van een bepaald object is een zaak. Heb je daarnaast de verbouwing van dat object, de verkoop, de inrichting en andere zaken die op dat object betrekking hebben gebundeld, dan is het een objectmap, of- fout genoemd- een objectdossier.

Het resultaat dat uiteindelijk de uitkomst is van een zaak, bepaalt doorgaans de bewaartermijn: we zijn op dat moment einde proces, want er moet doorgaans nog een verantwoording worden afgelegd over het handelen. Dus na afloop van de zaak is er nog een bewaartermijn. In de toekomst zal veel van dit werk geautomatiseerd kunnen worden en onderdeel uitmaken van de business rules van de software van het zaaksysteem. Wordt een zaak afgewezen, dan is de bewaartermijn doorgaans korter dan wanneer de zaak heeft geleid tot een vergunningverlening. Wordt de zaak afgebroken, dan is de bewaartermijn weer anders. Er dient niet achteraf per document van de zaak een beoordeling plaats te vinden: dat doet de machine. En wil je dat niet, dan doe je dat ook niet en wordt de zaak na afloop van de termijn in zijn geheel vernietigd.

Permalink Antwoord van Ronald Riteco op 5 Maart 2015 op 9.08

Laatste alinea is voor mij in ieder geval verhelderend met betrekking tot het interpreteren van de verschillende bewaartermijnen binnen de nieuwe selectielijst. Inderdaad kan veel van dit werk in de toekomst geautomatiseerd worden maar dat hebben we op dit moment nog niet geregeld en waarschijnlijk moeten we op het moment dat de nieuwe selectielijst gaat gelden eerst nog wat praktische ervaring opdoen voordat we het kunnen automatiseren. Wel weer een mooie nieuwe uitdaging binnen dit dynamisch vakgebied natuurlijk. :-)

Ik weet niet of het helemaal binnen deze discussie past maar ik denk dat veel gemeenten op zoek zijn naar praktische oplossingen in het omgaan met de nieuwe selectielijst. Uit de laatste zin maak ik op dat je dus niet verplicht moet werken met een primaire en secundaire bewaartermijn maar dat je dus ook één bewaartermijn voor de hele (deel)zaak kunt toepassen. Wellicht een mooie tijdelijke oplossing tot dat we  die verschillende bewaartermijnen geautomatiseerd hebben zo dat de machine voor ons het werk kan doen.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 5 Maart 2015 op 9.39

@Ad, fijn dat je reageert.

We gaan komende tijd nog beproeven of de lijst ook in de praktijk gaat werken. De informatiehuishouding is zeer complex geworden.

Een informatiehuishouding is meer dan een DMS, hoeveel applicaties draaien er niet naast een DMS.

Alleen in een DMS is soms de ZTC geïmplementeerd, maar zeker niet bij alle gemeenten in Nederland. Daarbij werken alle ambtenaren digitaal, maar digitaal archiveren is zeker niet bij elke gemeente een feit. Zoals je stelt zijn de metadata essentieel, de standaard TMLO zoals die nu tot stand is gekomen. Op dit moment zie ik nog niet precies de relatie tussen het TMLO en het ontwerp.

Om op applicaties terug te komen, hoe pas je de selectielijst toe op een applicatie zonder 'zaakordening', geo informatie bijvoorbeeld. Hoe gaan gemeenschappelijke regelingen deze lijst gebruiken, die geen ZTC hebben ?

Dan het domein van gemeenten, keteninformatie is een feit, denk aan omgevingsdiensten en de jeugdzorg in de 3D. In 2012 is al voorgesteld om termijnen tussen bestuurslagen met elkaar af te stemmen. Met deze lijst gaan gemeenten sterk afwijken met de methodiek van andere bestuurslagen.

Daarom vind ik het nog spannend of het ontwerp gaat werken in de praktijk, dat waarschijnlijk veel leermomenten op gaat leveren. Het zou me niet verbazen als deze lijst een deellijst gaat worden van een groter geheel.

 

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• Volgende ›
• Pagina