BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

archiveren van een innovatief "digitaal financieel jaarverslag"

Help!!!!!!

situatie:

Kijk morgen hoe Wethouder Grijsen en collega’s met de gongceremonie de AEX openen.

Je kunt het volgen tussen 9 – 9.10 uur in de tv-uitzending van RTLZ (RTL 7). Digitaal kijken kan hier

Beste jaarverslag
Wethouder Grijsen opent de beurs op uitnodiging van Euronext, omdat Deventer de Deloitte Kordes Award 2014 heeft gewonnen. De Deloitte Kordes Award is de prijs voor het beste jaarverslag in de publieke sector. Deventer kreeg de prijs voor het jaarverslag 2013, die voor het eerst via een app beschikbaar was. De jury vond de app goed leesbaar, transparant en innovatief.

De jury heeft zich gelukkig niet uitgelaten over het "digitaal duurzaam archiveren"

Graag advies:

Hoe berg ik dit op in het "(digitale) archief"??

1 het gepubliceerde jaarverslag

2 de Award ja of nee in het archief.

3 ook de uitzending van RTL-Z ??

Voorlopig is pnt 1 de belangrijkste.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 26 Februari 2015 op 16.29

Als je de app zelf niet duurzaam kunt archiveren, beschrijf de app dan. Denk aan screenshots, decision-trees, etc. En bewaar de context, bijvoorbeeld de aanbesteding, het projectdossier, krantenknipsels, etc. Met andere woorden, redden wat je redden kunt.

De award (het beeldje) is misschien het bewaren waard. Hebben jullie een objecten-archief? Zo niet, maak foto's en een beschrijving en bewaar de context.

En een soortgelijke oplossing kun je voor de RTL-Z-uitzending hanteren.

... tenzij je deze gebeurtenis niet zo belangrijk vindt voor het erfgoed.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 26 Februari 2015 op 17.06

@ Marco, wie bepaalt dat m.b.t. je laatste ...zin. Want wat ik vind is toch niet belangrijk???

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Otto van der Meij op 27 Februari 2015 op 9.32

Henk,

Meer praktisch: het financieel jaarverslag zelf is natuurlijk altijd, ook in digitale vorm, te bewaren zelfs al zijn jullie in digitaal opzicht (wellicht) nog niet zo ver. Dan maar eea printen en of beschrijven.

Je kunt echter nu al voorspellen dat dit evenement in historisch opzicht (erfgoed) te bewaren valt. En daarom leg je op voorhand zoveel mogelijk vast, ook al kun je er niks over vinden in de selectielijst.

Bedenk in dat geval dat de frase 'indien van belang voor kennis van een plaatselijke zaak/te bewaren zaak' altijd ruimte laat voor de specifieke lokale situatie. Wat jij vindt (en daar doelt Marco waarschijnlijk op) telt dus wel degelijk ook mee.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 27 Februari 2015 op 9.38

Jazeker, ik vind er zeker wat van :-). Maar ik wacht eerst even af wat er uit de lokale trandanalyse komt die wordt op dit moment "gemaakt". Er is één sessie "Intern" geweest binnenkort komt er een "Externe"sessie met een 10 tal kundige burgers. Daarna willen we de trendanalyse "bestuurlijk" laten vaststellen. Dan hebben we één van de onderdelen m.b.t. zorgvuldig "waarderen" (lees selectie en vernietiging) ingevuld.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 27 Februari 2015 op 9.53

henk sligman zei:

@ Marco, wie bepaalt dat m.b.t. je laatste ...zin. Want wat ik vind is toch niet belangrijk???

In een strakke top-down organisatie, waar je zonder vragen te stellen opdrachten moet uitvoeren (befehl ist befehl), is jouw mening inderdaad niet belangrijk. Echter, in een organisatie waar een pro-actieve houding en eigen initiatief gewaardeerd worden, telt jouw professionele, gefundeerde mening wel degelijk!

Ik denk dat de afdeling Financiën o.i.d. het een compliment zou vinden als jij naar ze toekomt en zegt dat ze een historische prestatie hebben neergezet en dat jij dit wilt vastleggen voor toekomstige generaties. Plan gerust een afspraak in om je ideeën met hun te bespreken. En als je verwacht dat hier veel tijd in gaat zitten, overleg het dan eerst met je leidinggevende.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 27 Februari 2015 op 10.06

Boeh! Bureaucraat! Niet afwachten, maar aanpakken! Zijn jullie er om trendanalyses te maken of om ervoor te zorgen dat de geschiedenis die vandaag wordt geschreven, bewaard blijft voor morgen?

"Er is een sessie geweest en dan komt er nog een sessie en dan nog een.. en dan hebben we een trendanalyse, en dan gaan we onze processen aanpassen, en werkinstructies opstellen, en een communicatieplan schrijven, en...." Pffff....

Het is belangrijk om over je werk na te denken door beleid en theoriën uit te werken, maar dat mag niet betekenen dat je het werk voor je uitschuift. Van uitstel komt afstel.

henk sligman zei:

Jazeker, ik vind er zeker wat van :-). Maar ik wacht eerst even af wat er uit de lokale trandanalyse komt die wordt op dit moment "gemaakt". Er is één sessie "Intern" geweest binnenkort komt er een "Externe"sessie met een 10 tal kundige burgers. Daarna willen we de trendanalyse "bestuurlijk" laten vaststellen. Dan hebben we één van de onderdelen m.b.t. zorgvuldig "waarderen" (lees selectie en vernietiging) ingevuld.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Otto van der Meij op 27 Februari 2015 op 10.33

Ik vind die trendanalyse een wel heel zwaar instrument voor een actueel en eerder praktisch dan theoretisch probleem. Bovendien: welke nieuwe te bewaren categorie gaat daar uit voortkomen; uitreiking van prijzen en awards?

Jij bent (voor nu) de professional, en niet 10 kundige burgers. Dit is er daarom eentje voor de categorie: b.t.b.[=bij twijfel bewaren]. Later weggooien kan altijd nog.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 27 Februari 2015 op 10.35

@Marco, dank voor het compliment :-). Ik wordt ook wel een "grote boer" genoemd. Gezien de status van "grote boeren" zeker in het verleden, beschouw ik dat ook altijd als een compliment. Ton Elias met zijn ICT rapport valt ook terug "boeren slimheid". Dat ik mij moet mengen in de "bureaucratie" van heden ten dage, wil nog niet zeggen dat ik een bureaucraat ben cq dat aanhang.

Verder heb ik dit item maar alvast in het midden gegooid bij Breed, omdat er naar alle waarschijnlijkheid, meer "gemeenten" lees lokale overheden hier mee te maken krijgen.

En ja, tegen die tijd, ga ik er van uit dat we een "voorbeeld" kunnen laten zien, zodat anderen daar van kunnen leren.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 27 Februari 2015 op 10.45

Oke hier istie dan en aangezien ik "Breed" wel vertrouw m.b.t. "archiveren" gezien alle kennis die we gezamenlijk hebben, zet ik het eerst maar even hier neer. @Marco, ik denk dat het binnen een week wel in ons Record keeping system heb zitten. Alleen moet ik voor het "echte" "originele" verslag wat meer tijd inruimen.

Wethouder Grijsen opende aandelenbeurs in Amsterdam, vanwege prijs beste jaarverslag. http://bit.ly/1AQrxGm

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 27 Februari 2015 op 11.06

*grijns* Goed werk!

Ow, en Stichting BREED is geen publiek orgaan, dus hoeven wij niet aan de Archiefwet te voldoen. En NING voldoet niet aan de NEN 2082. Ik zou dus BREED niet zien als een e-depot-achtige voorziening. ;-)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 27 Februari 2015 op 11.06

Het "Twitterbericht" is opgeslagen in het RKS, ik heb direct maar 3 bestanden gemaakt: een PDF een DOCX en een XML. Nog geen idee wat ik er aan heb maar goed. Nu aan ga ik aan de slag om het "filmpje" te bewaren. (Mb)Quota zal wel het probleem worden. Maar ja het zal wel moeten want hoelang zou de "link" aktief blijven i.p.v. het bekende woord "error".

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Otto van der Meij op 27 Februari 2015 op 11.18

En dat allemaal n.a.v. een nieuwsitem d.d. 27 februari 2015 wegens het winnen van een Award in 2014 voor een jaarverslag uit 2013: dat is pas bureaucratisch!