BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Overdracht (jeugd)dossiers aan gemeenten

In december 2014 werd een handig en praktisch factsheet gepubliceerd over dossiers van Bureau Jeugdzorg. link

Juridisch Kader

De overdracht van de cliëntendossiers door de Bureaus Jeugdzorg is vastgelegd dat de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 van de Wet op de Jeugdzorg die op de Bureaus Jeugdzorg. Dit betekent dat de dossiers bij wet zijn vervreemd en van eigenaar zijn veranderd (Jeugdwet art. 12.3) De bewaartermijn van dossiers van de voormalige Bureaus Jeugdzorg loopt door na de inwerkingtreding van de Jeugdwet.

Cliënten zelf hoeven geen toestemming te geven voor de overdracht.

Bijzondere bepalingen voor de nieuwe eigenaar, geciteerd uit de factsheet

1. De dossiers worden bewaard in goede, geordende en toegankelijke staat. Opdrachtnemer hanteert het metagegevensschema dat door de Opdrachtgever is vastgesteld.

2. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat het informatiebeheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De opbouw van het digitale informatiebeheer is in overeenstemming met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN).

3. Opdrachtnemer zorgt voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de dossiers. De organisatie beschikt over een informatiebeheerplan.

4. Het maken en bewaren van (digitale) dossiers geschiedt op een zodanige wijze en met zodanige materialen, dat hun houdbaarheid in overeenstemming is met de eisen in hoofdstuk 2 van de Archiefregeling.

5. De dossiers worden opgeslagen in een ruimte die tenminste voldoet aan de eisen:

a) beveiliging tegen toegang door onbevoegden;

b) beveiliging tegen brand;

c) beveiliging tegen wateroverlast;

d) bescherming tegen stof, schimmel en ongedierte;

e) klimaatbeheersing, met als doel dat geen grote temperatuurschommelingen optreden;

f) de ruimte waarin de server voor de opslag van digitale dossiers zich bevindt kent waarborgen voor de elektromagnetische afscherming, stroomvoorziening, bekabeling en registratie van toegang.

Praktijk

Welke gemeente heeft al daadwerkelijk de dossiers in beheer overgenomen en wat zijn de ervaringen over de goede en toegankelijke staat ? Reeds eerder berichtte ik op BREED over de staat van de dossiers link

Het zou wenselijk zijn als we praktijkkennis op dit gebied met elkaar delen mede om extra financiële uitgaven te voorkomen.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 22 Februari 2015 op 12.10

Dag Yvonne, prachtige korte facts. Maar punt 1 is het eerste punt van aandacht. want als opdrachtgever zelf geen "metadata schema" gevolgd heeft is het lastig overnemen. Verder begint nu publiekelijk te worden dat "opdrachtgever" lees Rijksoverheid ook de inhoud van de dossiers niet op orde heeft. Dat worden dus automatisch (frictie) kosten (bij wet) voor de lokale overheid. De vraag blijft dan over gaat de rijksoverheid eerst zelf e.e.a. ter hand nemen of stellen ze voldoende "frictiebudget" beschikbaar aan de lokale overheid om het "gat van (informatiehuishoudkundig) verzuim" te dichten?

Wist de Rijksoverheid dit?? ja, gezien het rapport van de erfgoedinspectie van enkele jaren geleden waar keurig op basis van "toezicht" de informatiehuishouding van "jeugdzorg"uit de doeken gedaan is.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 22 Februari 2015 op 12.28

@Henk, ik ken de staat van de dossiers bij bureaus jeugdzorg niet, ik kan mijn vermoedens niet feitelijk maken anders dan naar het oude rapport van de erfgoedinspectie te verwijzen.
Deze bijdrage waarschuwt voor mogelijke gevolgen als je daar als gemeente niet alert op bent.
Factsheet is inderdaad goed geschreven !
Er zijn m.i. veel betere oplossingen op dit gebied mogelijk.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 23 Februari 2015 op 15.40

Nieuwsbericht: http://www.gemeente.nu/Bestuurszaken/Nieuws/2015/2/Trend-Opschorten...|gemeente.nu|2015-02-23|[ERROR:%20Expression%20titel%20is%20undefined%20on%20line%205,%20column%20108%20in%20article.]

VNG: 'De gemeenten hebben eerst gezorgd dat ze de zorg op poten hadden, daarna komt de administratie. Dat lijkt ons een heel logische volgorde. Gemeenten bieden noodoplossingen, zoals bevoorschotting, als zorgaanbieders hun geld niet krijgen.'