Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 19 Februari 2015 op 10.37

Dag René,

Ik zou mij, in eerste instantie, volledig focussen op de uitrol van je nieuwe systeem. Parallel daaraan heeft mijn voorkeur meestal de sterfhuisconstructie. Verder blijven het eigenlijk allemaal kleine businesscases die moeilijk van te voren te maken zijn. Voor sommige (vaak langlopende) processen is het de moeite om ze handmatig over te zetten, voor sommige informatieobjecten (bv tekeningen als je de openbare ruimte meeneemt) is een grotere digitalisering / migratie strategie handig en voor veel processen loont het eigenlijk gewoon niet.

Het neigt een beetje naar deze discussie denk ik: http://www.breednetwerk.nl/group/zaakgerichtwerken/forum/topics/arc...

Misschien heb je daar iets aan?

Permalink Antwoord van René Lodder op 19 Februari 2015 op 11.19

Dag Sven, bedankt voor je reactie. De link naar de discussie over een ambtelijke fusie als gevolg van een GR past niet helemaal. Mij gaat het meer over wat te doen met de informatie over lopende zaken (in welke vorm dan ook) die zich geheel of deels (vooral dit laatste) buiten het zaaksysteem bevindt op het moment dat je live gaat met digitaal zaakgericht werken binnen de organisatie. Voor een aantal zaken is de keuze snel te maken (zoals lopende zaken waar vervolgacties op plaats zullen vinden). Sterfhuisconstructie is toe te passen voor de zaken waarvan je weet dat deze na afhandeling niet meer relevant zijn voor de bedrijfsvoering (lage/geen raadpleging tot moment van vernietiging). Maar als je deze buiten schot laat en er komt in de procesbehandeling nog stukken betreffende deze zaken die je via één methodiek wilt vastleggen en aanbieden, hoe doe je / bewaak je dit? Je wilt niet hybride werken en veel tijd kwijt zijn aan het beheersaspect. Aan de andere kant is het onbegonnen werk om alles wat fysiek op de bureau's ligt bij medewerkers te gaan controleren of deze in aanmerking komen, vervolgens te gaan scannen wat nog niet digitaal in het zaaksysteem aanwezig is, in voorkomende gevallen registreren en daarna opslaan in het zaaksysteem. Laat staan de veelvoud hiervan dat zich digitaal ergens heeft verstopt in de werkomgeving van de medewerker. Een situatie (worsteling) dat m.i. bij meerdere gemeenten speelt op het moment dat ze (eindelijk) grip willen krijgen op de informatievoorziening d.m.v. het gebruik van hiertoe (verplicht gestelde) toepassingen (en vervolgens ook op gaan toezien en - belangrijke nog- sturen).

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 19 Februari 2015 op 12.41

Het moeilijke van deze discussies is altijd weer dat eigenlijk iedereen vanuit zijn gezichtspunt gelijk heeft. Mijn advies is om de onderdelen in kleinere projecten (Sven's business cases) op te delen en de risico's te kwantificeren per archiefonderdeel. 

Bijvoorbeeld in het sociale domein bij de voormalige wmo dossiers is het in de praktijk gewoon handig om alle dynamische dossiers in één elektronisch archief te hebben. Dat kost natuurlijk wel iets om deze te digitaliseren, maar het terugverdienen op de afdeling Zorg begint dan vanaf de eerste dag en je hebt in één keer de mogelijkheid om zowel centraal als decentraal (bijvoorbeeld wijkteams) dezelfde informatie voorhanden te hebben en informatie-uitwisseling te automatiseren. Best wel belangrijk bijvoorbeeld bij het voeren van de beroemde/beruchte keukentafelgesprekken. In mijn optiek zou het in die omgeving dus eigenlijk niet zozeer de vraag moeten zijn of je die (dynamische) informatie moet digitaliseren maar meer op welk niveau wil je de scanning en metadatering uitvoeren (document/tab/dossier). Juist in die omgeving levert het voeren van een hybride archivering in mijn optiek te grote risico's.

Permalink Antwoord van René Lodder op 19 Februari 2015 op 12.59

Lijkt mij inderdaad goed om voor de afweging gebruik te maken van een business case, waarin eveneens de risico's staan beschreven. Hebben/gebruiken jullie zo'n model of weet jullie waar ik dit kan vinden zonder zelf het wiel opnieuw uit te vinden?

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 19 Februari 2015 op 13.58

Ik beschik zelf niet over een standaard model dat je daarvoor zou kunnen inzetten. Ik weet ook niet of een standaard model je veel zou helpen.

Uiteindelijk zit de hoeveelheid werk in het inventariseren van feiten en omstandigheden (volumes, infrastructuur en stakeholders). Dus begin eerst met te inventariseren welke processen als eerste in het nieuwe zaaksysteem zullen worden opgenomen, probeer vast te stellen wat de documentstromen zijn die aan dat proces hangen en verbind dat met de hoeveelheden feitelijk aanwezige archiefbestanden, zodat per groep vervolgens kan worden berekend wat de digitaliseringskosten zouden zijn. Vaak geeft dat al een goed inzicht op haalbaarheid.

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 20 Februari 2015 op 8.13

Dag René,

Ik heb helaas ook niet een standaard model voor zoiets. Volgens mij moet je het probleem trouwens niet veel grote maken dan het is. Het grootste gedeelte van de processen lopen volgens mij binnen enkele weken af. Laat deze dan ook gewoon op de oude manier afronden en prik een duidelijke datum voor de nieuwe start (vanaf die datum alle processen die dan beginnen in het nieuwe systeem).

Gewoon aan de bak en niet proberen dit allemaal van te voren tot in detail uit te werken. De tijd die je daaraan kwijt bent kan je ook gebruiken voor als het probleem zich echt voordoet. En geloof mij, dat gaat er toch wel komen,

Het is 2015 en eigenlijk is elke dag dat je wacht met de nieuwe situatie zonde!

Permalink Antwoord van René Lodder op 20 Februari 2015 op 12.55

Dat is waar! Bedankt allen voor jullie inbreng!

Permalink Antwoord van Erika ten Bras-Luiten op 25 Februari 2015 op 10.27

Dag René,

Wij zijn in 2014 organisatiebreed digitaal zaakgericht gaan werken.

Ook bij ons was dit een punt van discussie wat we als volgt hebben opgelost:

Wij hebben gekozen voor de duidelijke knip: voor 1 mei alles geregistreerd in ons oude postregistratieprogramma en per 1 mei alles geregistreerd en opgeslagen in het zaaksysteem.

Dan zijn er natuurlijk dossiers / zaken die voor een deel in het zaaksysteem zitten en voor een deel in het "oude" systeem. Het is mogelijk om (in overleg met team DIV) een zaak te laten "backscannen" in het zaaksysteem, maar dit zijn eigenlijk alleen de langlopende zaken ingeval van bezwaar en beroep.

We kijken hierbij naar de bewaartermijn en het "gewicht" van een zaak. Heel belangrijke zaken zoals hierboven genoemd zetten we wel over naar het zaaksysteem, maar alleen op verzoek van de behandelaar. Wij gaan daar zelf niet actief mee bezig. En dan kijken we natuurlijk ook naar hoever de behandeling is gevorderd. Is de zaak in een afrondende fase, dan kiezen we er eerder voor om de digitale stukken toe te voegen aan het "papieren" dossier dan andersom. Maar dit is om puur praktische redenen en het gebruiksgemak.

Dus eigenlijk bekijken we dit per zaak en dan, zoals gezegd alleen op verzoek van en in overleg met de behandelaar.

Misschien heb je hier iets aan?

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 27 Februari 2015 op 7.45

Mooie en praktische oplossing Erika! En vooral goed om te horen dat jullie gewoonweg aan de slag zijn gegaan. Wat mij betreft een voorbeeld voor velen!

Permalink Antwoord van René Lodder op 27 Februari 2015 op 11.52

Dank Erika, we gaan e.e.a. voor een groot gedeelte ook zo toepassen.